Was die Zahl 8 für produktive Meetings bedeutet

Meetings produktiver

Man kann wirklich viel an Meetings aussetzen: den Ort, die Zeit, die Häufigkeit. Die schwierigste Entscheidung aber betrifft die Liste der Teilnehmer. An den meisten Meetings nehmen zu viele Menschen teil! 

Warum ist das so?

Ganz einfach:

Weil man keinen verletzten möchte, lädt man einfach alle ein. Die Qualität des Meetings sinkt damit aber gewaltig. 12 Teilnehmer, 13 Meinungen – und keine Entscheidung. (Das klingt nach Zeitverschwendung, oder? Was Meetings noch zur Zeitverschwendung macht, erfährst du hier.)

Meiner Erfahrung nach sind Meetings am produktivsten, wenn weniger als 8 Personen anwesend sind.

Denn es gibt einen Wendepunkt, an dem die Qualität des Gesprächs nachlässt:

  • Wenn in einem 60-Minuten-Termin 10+ Teilnehmer sind. Dann werden Debatten oft durch oberflächliche Kommentare ersetzt.
  • Der Informationsaustausch der 10+ Teilnehmer frisst zu viel Zeit. Fragen mit höherer Priorität können dann nicht mehr beantwortet werden.
  • Je mehr Menschen anwesend sind, desto weniger offen wird diskutiert (ist dir das schon einmal aufgefallen?).

Das Ende vom Lied: Schwierige Themen und Entscheidungen werden dann nicht mehr auf die Tagesordnung gesetzt, sondern „offline“ behandelt.

Kommt dir das bekannt vor?

Deshalb sind Meetings in Firmen plötzlich verpönt, verboten oder verlacht.

Das ist schlecht, denn es gibt so viel zu gewinnen! Es wäre so einfach, wieder produktive Meetings zu machen.

Kleinere Gruppen bauen ein Gefühl der Intimität auf.

Das öffnet den Weg für eine sinnvolle und offene Diskussion. Weniger Menschen bedeuten mehr Zeit, um zuzuhören. Somit wird die Perspektive jedes einzelnen Teilnehmers berücksichtigt. Klarheit und Offenheit entstehen. Und alle sind abgestimmt!

Ich versuche Meetings immer in Kleingruppen zu machen – mit maximal 8 Personen.

4 hilfreiche Schritte, wie du deine Meetings wieder in produktive Arbeit verwandelst: 

1. Zuerst sagst du deinem Team, dass du etwas ändern wirst. Bleib immer transparent. Lass sie wissen, dass deine Meetings in Zukunft kleiner werden, mit der Absicht, sie effektiver zu gestalten. Erkläre, dass du dir bewusst bist, wie viel Zeit und Energie jeder für Meetings aufbringt. Du möchtest eine Strategie umsetzen, die die besten Ergebnisse bringt.

2. Sei radikal mit deiner Einladungsliste. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Leute im Raum hast, musst du genau wissen, was du besprechen wirst. Du brauchst eine klare Agenda. Achte darauf, dass du jedem Diskussionsthema genügend Zeit einräumst. Weniger Themen und mehr Zeit ist hier entscheidend.

3. Mach deinem Team klar, welche Aufgaben jeder Einzelne hat – das gilt für anwesende und abwesende Kollegen gleichermaßen. Es ist logisch, dass du die Anwesenden zur aktiven Teilnahme aufforderst. Das kannst du wie folgt machen:

  • Zuhören: Sei aufmerksam, geduldig, unvoreingenommen.
  • Sprechen: Sei klar, prägnant und relevant.
  • Frage nach den Informationen, die alle benötigen.
  • Erinnere die Teilnehmer daran, die Perspektiven aller zu berücksichtigen – auch die der Abwesenden:

4. Führe immer eine Erfolgsmessung durch. Sobald du diese Änderungen in die Struktur deiner Meetings eingebaut hast, kannst du verfolgen, wie effektiv deine Meetings sind. Auch wie dein Team mit den Änderungen umgeht.

Sammle Feedback. Arbeite weiter daran, bis du das System gefunden hast, das für dein Team und dich am besten funktioniert.

Meetings auf maximal 8 Personen zu beschränken ist ein Leitprinzip.

Ein Leitprinzip, das dir hilft, bewusster darüber zu sein, wer teilnimmt.

Mit qualifizierter Moderation und guten Meeting-Praktiken ist es zwar durchaus möglich, produktive Meetings mit 20+ Personen durchzuführen. Aber das sollte die Ausnahme sein, nicht die Regel.

PS: Es bringt übrigens auch nichts, wenn du die optimale Anzahl an Teilnehmern im Meeting sitzen hast, aber selbst der Einzige bist, der spricht. Warum es nichts bringt, Meetings zu dominieren, erfährst du in diesem Artikel.

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Photo by Evangeline Shaw on Unsplash

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.