Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Ist das Meeting notwenig“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Hier kannst du zu der Folge auch einen praktischen Leitfaden herunterladen.
Ein Meeting zu machen ist total einfach:
Es ist ein Problem aufgetaucht. Also hältst du ein Meeting ab. Du musst ja eine Entscheidung treffen. „Ich weiß nicht, was mit meinem Projekt los ist. Ich mache ein Meeting.“
Aber ein Meeting ist nur eine Form der Kommunikation und es ist Arbeit, es vorzubereiten. Es ist auch Arbeit, es nachzubereiten. Außerdem ist es tatsächlich ziemlich kostspielig, ein Meeting durchzuführen. In finanzieller Hinsicht entspricht ein einstündiges Meeting der Summe der Stundensätze jedes Teilnehmers. Das kann bei Führungskräften und großen Teams ein paar tausend Euro pro Meeting ausmachen kann.
Und hierbei ist nur die Zeit berücksichtigt, die wir alle in einem Raum oder bei Zoom verbringen. Wie sieht es mit der Zeit aus, die du und alle anderen für die Vorbereitung des Meetings aufwenden müssen? Dazu kommt der Tribut, den wir alle zahlen, wenn wir in einem Meeting nach dem anderen sitzen und nicht das Gefühl zu haben, dass wir unsere Zeit sinnvoll verbringen.
Nun, es ist einfach zu sagen:
„Lass uns ein Meeting machen.“ Wichtiger ist jedoch innezuhalten und zu überlegen, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Abgesehen von den Kosten sind Meetings nicht wirklich das beste Format für jede Art von Austausch. Ich erinnere mich zum Beispiel an ein Meeting, in dem jemand Inhalte präsentierte und um Feedback bat. Wir fingen an und die Diskussion war im Fluss. Plötzlich war uns die Zeit ausgegangen und wir waren erst bei Folie drei von zwölf.
Da immer nur eine Person sprechen kann, hat in einem 60-minütigen Meeting mit fünf Teilnehmern jede Person eigentlich nur 12 Minuten Zeit zum Reden.
Eine Stunde, fünf Teilnehmer – das macht zwölf Minuten
Das bedeutet, dass dein Anteil nur 12 Minuten beträgt, aber 60 Minuten deiner Zeit in Anspruch genommen werden. Das ist in Ordnung, wenn ein Meeting das optimale Format ist. Ein Meeting ist nur eben nicht das optimale Format für alles. Genauso wie E-Mails missbraucht und überstrapaziert werden können. Man denke nur an diese E-Mail-Threads, die immer weitergehen und das Thema wechseln, so dass die Betreffzeile nicht mehr zum Inhalt passt und man nicht mehr folgen kann. Jede Kommunikationsmethode hat ihre optimalen Einsatzmöglichkeiten. Bevor du die Frage nach dem richtigen Format beantworten kannst, musst du also wissen, was du erreichen willst.
Wir nennen das das gewünschte Ergebnis. Es gibt sieben Gründe, ein Meeting zu machen. Wenn du den Grund für ein Meeting kennst, hilft dir das dabei, das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Die sieben Gründe sind, um
- eine Entscheidung zu treffen
- ein Team auf ein Ziel einzuschwören
- ein Brainstorming oder Ideen zu entwickeln
- Inhalte zu erstellen oder Themen voranzubringen
- einen Plan zu entwickeln
- Beziehungen aufzubauen
- zu lernen oder Informationen zu sammeln
Wenn ich dich bitten würde, die nächsten drei Meetings in deinem Kalender anzuschauen, könntest du dann identifizieren, welchen dieser sieben Gründe jedes dieser Meetings hat?
Hoffentlich ja, aber das ist nicht immer der Fall.
Und selbst wenn du es kannst, ist das nicht genug. Die häufigsten Antworten, die ich bekomme, wenn ich Kollegen frage, warum sie ein bestimmtes Meeting in ihrem Kalender haben, klingen in etwa so:
„Wir müssen die Performance der Kampagne überprüfen oder wir müssen herausfinden, wie wir auf die Anfrage des Kunden reagieren können.“
Hast du bemerkt, wie es bei der Frage, warum man sich trifft, immer darum geht, etwas zu überprüfen oder herauszufinden? Das Meeting ist scheinbar eine natürliche und bequeme Form zum Brainstorming, zum Prüfen, zum Aktualisieren.
Aber das sind Aktivitäten.
Worauf wir uns konzentrieren wollen, ist das Ergebnis. Das heißt, dass wir etwas erreichen müssen, um die Arbeit voranzubringen. Anstatt also zu fragen, warum wir uns treffen, frag dich, was wir erreichen wollen. So ist wahrscheinlicher, dass du mit einem Substantiv antwortest, einem Ergebnis oder wie wir es nennen, einem gewünschten Resultat. Lass uns also das Ziel eines Meetings, die Antwort auf die Frage „Warum?“ als erwünschtes Ergebnis umformulieren.
Das erste Ziel war, die Performance der Kampagne zu überprüfen.
Nun, wenn ich an die sieben Gründe für ein Meeting denke, könnte dies ein Meeting sein, bei dem es darum geht, die Inhalte und Strategien zu entdecken und etwas zu lernen. Und wenn das der Fall ist, könnte das Ergebnis eine Liste der effektivsten Strategien und Inhalte sein, die wir als Leitfaden für die nächste Runde von Kampagnen nutzen können. Es könnte aber auch ein Meeting zur Entscheidungsfindung sein. In diesem Fall könnte das gewünschte Ergebnis eine Einigung darüber sein, welche Strategien und Inhalte skaliert werden sollen.
Schauen wir uns das nächste Thema an:
herauszufinden, wie man auf die Anfrage eines Kunden reagieren kann. Oberflächlich betrachtet scheint es ein Entscheidungsmeeting zu sein, aber es könnte auch eine Brainstorming-Sitzung sein. Und das hängt davon ab, ob die Gruppe die Autorität hat, die Entscheidung zu treffen oder nicht. Das gewünschte Ergebnis könnte eine Entscheidung sein, wie wir auf die Anfrage des Kunden reagieren, oder es könnten drei mögliche Wege sein, wie wir auf die Anfrage des Kunden reagieren könnten, plus die Vor- und Nachteile von jedem einzelnen Vorschlag. Das würde dann, sagen wir, an eine weiterführende Führungskraft gehen, die letztendlich die Entscheidung treffen würde. Je konkreter du das gewünschte Ergebnis formulieren kannst, desto produktiver wird dein Meeting sein, weil du und alle anderen Teilnehmer genau wissen, was du erreichen willst und wie der Erfolg aussieht.
Viele Führungskräfte teilten mit mir, dass der Versuch, zu dieser Art von Nomenklatur überzugehen, wirklich herausfordernd ist. Es fühlt sich nicht natürlich an, wenn du ein gewünschtes Ergebnis für dein aufkommendes Meeting festlegt.
Ich habe einen Kurzleitfaden mit Dutzenden von Satzanfängen erstellt, die dir helfen sollen, das Ergebnis festzulegen. Das ist der Kurzleitfaden für diese Woche. Mehr darüber, wie du ihn bekommst, am Ende dieser Folge.
Jetzt kennen wir also den übergreifenden Grund für das Meeting
Wir haben das erwünschte Ergebnis für das Meeting geklärt, aber wir haben immer noch nicht entschieden, ob ein Meeting überhaupt sinnvoll ist.
Bedenke, dass Meetings im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen, wie E-Mail, Chat oder geteilten Dokumenten, einzigartig sind. Ein Meeting ermöglicht den Teilnehmern in Echtzeit zu interagieren. Meetings sind ideal für Situationen, in denen die Teilnehmer einander zuhören und aufeinander reagieren müssen.
Stelle dir die folgenden Fragen:
- Ist es notwendig, dass die Teilnehmer einander zuhören, aufeinander reagieren oder interagieren, um dieses Ergebnis zu erreichen?
- Gibt es eine gewisse Komplexität im Inhalt oder in der Situation, die eine Diskussion in Echtzeit erfordert?
- Muss ich bei dieser Gruppe ein „Buy-in“ erzeugen?
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Ja“ lautet, dann ist ein Meeting wahrscheinlich das richtige Format. Wenn die Antwort auf alle Fragen „Nein“ ist oder du dir nicht sicher bist, dann überlege dir zuerst, ob eine der folgenden Alternativen funktionieren würde.
Option eins: die Zusammenarbeit an einem geteilten Dokument.
Dies ist eine meiner Lieblingsalternativen für Meetings. Anstatt Inhalte zu präsentieren und die Teilnehmer zu bitten, ihr Feedback, ihre Fragen oder Vorschläge zu verbalisieren, stellst du ein digitales Dokument zur Verfügung, an dem alle arbeiten bzw. das alle kommentieren können.
Denke an ein Google Doc, in dem die Mitarbeiter Änderungen nachverfolgen sowie Kommentare bearbeiten oder hinterlassen können. Und für visuelle Inhalte wie ein Slide Deck oder Grafiken ist eine geteilte Präsentation eine tolle Option.
Ich finde das super, weil die Mitarbeiter sich in ihrer eigenen Zeit damit beschäftigen können, und ich finde, dass ich auf diese Weise tendenziell bessere Ergebnisse erziele. Das liegt zum Teil daran, dass die Mitarbeiter wirklich fokussiert sind, wenn sie die Inhalte durchgehen und ihre Ideen, Fragen, Kommentare und Gedanken in Echtzeit hinterlassen, anstatt zu warten, bis jemand anderes fertig gesprochen hat.
Einbindung von Introvertierten
Und es ist eine gute Idee, wenn es darum geht, Introvertierte einzubinden, die von Natur aus ruhiger sind. Es ist auch die bessere Alternative für diejenigen, die gerne Zeit haben, um den Inhalt zu lesen, dann nachdenken und ihre Gedanken ein wenig später einfließen lassen. Ein geteiltes Dokument kann auch zur Vorarbeit für die Mitarbeiter werden. Erst werden die Gedanken digital hinzugefügt. Dann kannst du die Bereiche identifizieren, die diskutiert werden müssen und ein Meeting einberufen und diese konkreten Themen angehen, anstatt den gesamten Inhalt durchzugehen.
Option zwei ist, eine E-Mail oder ein Dokument zu schicken.
E-Mails werden oft falsch eingesetzt. Das bedeutet, dass Mitarbeiter viel zu viele E-Mails bekommen und E-Mail-Diskussionen viel zu lange andauern. Aber weil die Mitarbeiter wissen, dass E-Mails nicht immer gelesen werden, organisieren sie ein Meeting. Wenn die Information oder die Anfrage einfach ist, wenn es nur um eine Sache geht oder wenig Diskussion erwartet wird, wäre stattdessen eine E-Mail mit einem Memo, die bessere Alternative.
Wenn du dir Sorgen machst, dass deine Mitarbeiter deine E-Mail nicht lesen werden, dann kombiniere die E-Mail mit einem kurzen individuellen Anruf. Dort kannst du ihre Fragen zum Inhalt beantworten. Ein solcher Anruf bei fünf Mitarbeitern im Team würde 50 Minuten deiner Zeit in Anspruch nehmen, aber nur zehn Minuten für jeden von ihnen. Eine andere Möglichkeit ist, alle zu bitten, auf eine bestimmte Frage in deiner E-Mail zu antworten, damit du nachverfolgen kannst, wer die E-Mail gelesen hat.
Wenn du dir jetzt Sorgen darüber machst, wie lange die Erstellung eines Memos dauert, dann ist das hier ein Richtwert: wahrscheinlich genauso viel wie die Vorbereitungsarbeit für das ursprüngliche Meeting. Wenn du also geplant hättest, den Inhalt einfach aus dem Stegreif zu präsentieren, hättest du wahrscheinlich kein sehr effizientes Meeting gehabt und am Ende zusätzlich zu deiner eigenen Zeit auch noch zu viel Zeit von deinen Mitarbeitern verschwendet.
Option drei ist, eine Chat-App wie Slack zu nutzen.
Der Chat ist ein großartiges Werkzeug für schnelle, kurze Interaktionen.
Es hat sich gezeigt, dass der Chat die Anzahl der gesendeten E-Mails reduziert, wodurch die Aufmerksamkeit automatisch eher auf die wichtigen E-Mails, die du sendest, gelenkt wird. Der Chat ist großartig für einfache Entscheidungen, die anstehen, wie z. B. Ja/Nein oder eine Auswahl aus den Optionen A, B und C. Er ist auch super für einen einseitigen Informationsaustausch. Er ist nicht gut geeignet für Brainstorming oder lange, komplexe Diskussionen. Man kann mit seinem Team auch sein tägliches Daily Standup per Chat durchführen, was bedeutet, dass zwischen 9:00 und 9:15 Uhr von jeder Person erwartet wird, drei Dinge mitzuteilen:
Erstens, was sie gestern erreicht haben, zweitens, was sie heute vorhaben, und drittens, welche Dinge sie von anderen brauchen, um ihre Arbeit voranzubringen.
Dann muss jede Person die Beiträge der anderen lesen und entsprechend antworten.
So wird ein sonst 15- bis 20-minütiges tägliches Meeting auf eine fünfminütige Aktivität reduziert, was bedeutet, dass man mindestens eine Stunde pro Woche für jede Person einspart. Der Chat kann auch eine gute Möglichkeit sein, ein Gespräch zu beginnen, um einzugrenzen, welche Teile du in ein Meeting verschieben musst.
Vielleicht bittest du deine Mitarbeiter um eine Abstimmung oder Entscheidung und du stellst fest, dass das Team sich total einig ist. Genial, du hast dir gerade ein unnötiges Meeting erspart. Aber es ist auch gut möglich, dass das Team völlig zerstritten ist und jetzt brauchst du wahrscheinlich doch ein Meeting, um die verschiedenen Perspektiven durchzuarbeiten und zu einer Einigung zu kommen.
Brauchst du das Meeting wirklich?
Bevor du also die nächste Einladung zu einem Meeting verschickst, überlege dir, ob du dieses Meeting wirklich brauchst und ob du dir im Klaren darüber bist, warum ihr euch treffen müsst und was ihr erreichen wollt.Hast du das erwünschte Ziel festgelegt? Ist ein Meeting wirklich der richtige nächste Schritt oder könnte eine Meeting-Alternative ausreichend sein?
Wirf einen Blick auf alle deine bestehenden Meetings und versuche, für jedes von ihnen das erwünschte Ziel festzulegen. Das gilt besonders für die wiederkehrenden Meetings. Dann teile das erwünschte Ziel mit deinen Teammitgliedern, damit sie sich besser auf das Meeting vorbereiten können. Wenn du zukünftig so an Meetings herangehst, wirst du vielleicht feststellen, dass all die Meetings, von denen du dachtest, dass du sie brauchst, gar nicht so notwendig sind.
Wenn du dich für den vollständigen Leitfaden zu dieser Episode interessierst, der weitere hilfreiche Tipps und mehr Informationen darüber enthält, wann du Meetings und wann du eine Alternative nutzen solltest, dann kannst du den entweder direkt downloaden oder, besser noch, ein Monatsabo abschließen. Damit hast du Zugang zu allen bisherigen und auch zukünftigen Leitfäden. Das Abo kostet nur 4,99 EUR/Monat und ist natürlich jederzeit kündbar.
Experimentiere mit diesen Meeing-Einspar-Strategien und schau, wie viele Meetings du nicht brauchst.
Um nur noch sinnvolle Meetings zu machen, hol dir den Leitfaden zum Thema.
