Monthly Meeting – damit du auf Kurs bleibst

Struktur hilft

Diesen Beitrag über das Monthly Meeting kannst du hier auch als Podcast anhören.

Die letzten beiden Meetings habe ich aus der dem Bereich der agilen Softwareentwicklung eingeführt:

  • Das Daily Huddle, also das tägliche Meeting, das der Kommunikation und der Information im Team gilt, und
  • dann ein sehr rigides, strukturiertes, immer gleich ablaufendes wöchentliches Meeting, was den Standard-Jour-fixe ablöst.

Da gibt’s natürlich noch eine Reihe von weiteren Meetings, wie ein jährliches Meeting, auf das ich beim nächsten Mal eingehen werde, wo wir über Strategie sprechen, und ein Meeting, das ich monatlich stattfinden lasse.

Das sogenannte Monthly Meeting

Ich würde also neben dem Daily und dem Weekly [KL1] gerne noch ein weiteres Meeting einführen, und das mache ich auch immer. Natürlich nicht alles auf einmal, sondern da sind schon so 2-3 Monate ins Land gegangen.

Dann mache ich dann mein erstes Monthly –  monatliches Meeting. Auch hier höre ich natürlich immer die gleichen Ausreden:

  • Das können wir uns nicht erlauben.
  • Das kostet viel Geld. Ich kann mein Team nicht alleine lassen.
  • Ich kann mich aus dem operativen Geschäft nicht verabschieden.
  • Du hast ja keine Ahnung, wie viel Arbeit hier ist.

Ich bleib da meistens hart.

Bevor du mir hier widersprechen möchtest – und ich kann das gut nachvollziehen, dass du sagst:

„Nein, wir haben schon genug Meetings“ –,

lass es mich dir mal erklären! Während der Fokus einer Jahresbesprechung auf der Festlegung der Strategie und der Fokus des Dailys und des Weeklys auf der operativen Durchführung der Arbeit liegt, liegt der Fokus eines Monthly Meetings auf dem Lernen.

Tatsächlich: lernen.

Auch Führungskräfte müssen lernen.

Das ist eine Chance auch für das Führungsteam, also die oberste Ebene, seine Ideen, Inhalte, DNA an die nächste Ebene, zum Beispiel an die Teamleiter, weiterzugeben.

Eigentlich sollten vier Stunden für das Monthly Meeting reichen. Wir sind aber in der Praxis oft so weit gegangen, dass wir meistens einen Tag gebraucht haben. Wenn dann die Kadenz nur alle sechs Wochen war und nicht jeden Monat, dann sind wir sogar über Nacht geblieben.

Gut ist, wenn du auch in diesem Meeting das erweiterte Management, also auch die Führungskräfte deiner Führungskräfte, mitnehmen kannst.

Im Monthly Meeting können Fortschritte der Einzelnen, aber auch der Gesamtheit überprüft werden:

  • Du kannst schauen, ob die Prioritäten, die sich die einzelnen Bereiche gesetzt haben, auch eingehalten wurden.
  • Man kann die Zahlen und die Zielerreichung im Detail in einem solchen Offside prüfen.
  • Man kann besprechen, was unter Prozess-Gesichtspunkten funktioniert und was nicht funktioniert.
  • Und man kann, da hier das gesamte Management ja anwesend ist, alle entsprechenden Anpassungen vornehmen.

Das Monthly Meeting ist definitiv auch die Zeit, um ein paar Stunden Training durchzuführen. Das kann ein Teambuilding sein. Das kann eine Problemlösung sein. Das kann ein Präsentationstraining sein.

Ich habe es als Führungskraft immer geschafft, aus dem Budget Geld raus zu schälen, um externe Trainer zu engagieren. Warum? Weil auch ich Teil des Teams bin. Wenn ich jetzt das Ganze als oberste Führungskraft durchorganisieren und moderieren müsste, dann wäre das nicht nur sehr anstrengend.

Ich wäre dann einfach nicht Teil des Teams, weil ich mich auf die Durchführung des Workshops, der Übung des Lernens konzentrieren müsste.

Aber auch ich muss lernen, und ich bin Teil des Teams.

Deswegen: Wann immer du einen externen Trainer buchen kannst, dann tu das. Das ist meine klare Empfehlung. 

Entscheidend ist auf jeden Fall, dass die gesamten Teams des oberen und mittleren Managements einbezogen werden, damit es eine strukturierte Zeit der Zusammenarbeit gibt von allen.

Dies ist besonders dann wichtig, wenn es darum geht, das mittlere Management-Team zu vergrößern und auch aufeinander abzustimmen.

Damit die auch ein Team werden.

Nicht nur das Team um dich herum.

Ich höre schon – „das machen wir alles bereits in unserer Quartals- oder Jahrestagung. Und wofür sind eigentlich die One to Ones noch da? Wir brauchen diese ganze zusätzliche Struktur nicht“. Das habe ich alles gehört. Das verstehe ich auch. Change tut immer weh.

Lass mich noch einen Versuch unternehmen, dich zu überzeugen.

Diese täglichen, wöchentlichen und monatlichen  Meetings sind viel besser, nachweislich viel besser und jedem Einzelgespräch überlegen. Warum? In Einzelgesprächen, in den One to Ones, gibt es keinen, der wirklich widerspricht. Denn wenn da die Unwahrheit gesagt wird oder die Ausreden kommen, dann kannst du das nicht überprüfen, du weißt ja nicht alles.

Die Menschen reden sich oft raus, wenn sie unter vier Augen sind. Das tun sie nicht in einer Gruppe, denn da ist eine Konfrontation ja viel wahrscheinlicher.

Wenn es um Ziele geht und Verantwortlichkeit ein Thema ist, dann hält der Gruppendruck der täglichen und wöchentlichen Meetings die Dinge viel besser in Bewegung, als wenn ein einzelner Manager dem CEO Bericht erstattet.

Warum?

Weil es einfacher ist, die Arbeit einfach mal zu erledigen, als sich jeden Tag und jede Woche dem Team stellen und eine Ausrede finden zu müssen, warum du wieder nicht geschafft hast, was du tun solltest.

Und so erhöhen diese Meetings, wie ich sie hier vorgeschlagen habe, wie ich sie auch wirklich nahezu immer einführe, das Tempo und erhöhen auch die Qualität der Ergebnisse und nehmen der Führungskraft, also dir selbst, unglaublich viel Zeitdruck weg.

Nächstes Mal würde ich noch ein letztes Meeting mit dir besprechen wollen, nämlich das jährliche Meeting, das man auch in Teams und in kleineren Firmen machen muss. Ein Jahres-Kick-off braucht man nicht nur im Vertrieb und ein Jahres-Kick-off ist auch nicht etwas nur für die großen Firmen wie die Telekom oder die BASF.Sondern auch im Mittelstand ist es extrem wichtig, am Anfang des Jahres zurückzublicken und eine Richtung zu geben.

Soweit meine Gedanken zum Monthly Meeting.

  • Hast du Anmerkungen?
  • Hast du Ideen?
  • Möchtest du Beiträge hören?
  • Möchtest du, dass ich Stellung nehme?
  • Komm doch bitte in unsere LinkedIn-Gruppe. Dort kannst du auch Fragen stellen, die ich dann beantworte.

Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

Beitrag teilen

Share on facebook
Share on linkedin
Share on xing
Share on email

Willst du Nörgler und Quertreiber wieder auf Spur bringen?

Dann hol dir jetzt mein kostenloses Training!

Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.