Ich habe solche Events veranstaltet, wie z.B. jährliche Kick-Off-Meetings, um besondere Anlässe zu markieren. Wenn es um Firmen, Abteilungs- oder Team-Kickoffs geht, dann kommen immer, immer, immer die gleichen Argumente (nur von verschiedenen Gruppen):
- Och ne – jetzt muss ich wieder anreisen, oder
- Wir können uns nicht erlauben alle aus dem Business zu nehmen (echt jetzt)
- Gerne auch vom CFO und oder vom Shareholder: das kostet zu viel Geld
Beim letzten Kick-off habe ich fast 200 Mitarbeiter von vier Standorten für zwei Tage an einem Ort zusammengefasst. Das war viel Arbeit, hat viel Geld gekostet und vor allem die Führungsmannschaft war nicht komplett begeistert.
Dennoch!
Wenn es um die Arbeit geht, kann der tägliche Trott zu einem verschwommenen Rhythmus werden.
Was machst du?
Du gehst ins Büro, hängst deine Jacke auf, checkst deine E-Mails.
Das Telefon klingelt, du gehst ran. Jemand stellt eine Frage, du antwortest. Und so weiter und so fort, Tag für Tag, Monat für Monat, Jahr für Jahr. Ein Tag geht in den anderen über, und daraus werden Monate und dann Jahre.
Zurück zu der Frage.
Warum Kickoff-Meetings veranstalten?
Lass uns mal darüber sprechen was ein „Kickoff-Meeting“ ist.
Firmen halten normalerweise im ersten Monat eines neuen Jahres Kickoff-Meetings ab. Diese Treffen dauern eine Stunde oder einen Tag oder wie in meinem letzten Fall 2 Tage. Im Moment berate ich eine Firma, die führt ein einwöchiges Kick-off durch. Und zwar dort, wo das Hauptquartier ist, in den USA. Mitarbeiter aus der ganzen Welt fliegen ein. DAS ist ein Aufwand.
Warum sich das lohnt? Es geht darum, das Jahr gut aufzuhören. Und es geht darum das Jahr gut anzufangen.
Mal zu den Gründen für Kickoff-Meetings.
Ein Kick-Off ermöglicht es der gesamten Organisation zusammenzukommen. Das an sich ist schon viel Wert. Dann können die Kollegen die nächsten 12 Monate bewusst zu starten.
Wie haben wir das das letzte Mal gemacht?
Nun, mein Kollege und ich haben nach hinten geschaut. Wir haben die Erfolge aufgezählt, dann haben wir über unsere Fehler gesprochen und was wir daraus gelernt haben. Anschlißened haben wir nach vorne geschaut und haben unsere Ziele erläutert. Wir haben gesagt wohin wir wollen.
Nein, es war kein Folienfilm. Wir wollten unsere Kollegen nicht einschläfern. Wir haben gemeinsam gearbeitet. Denn wir haben die Menschen in Gruppen eingeteilt. Das machten wir immer so. Willkürlich. Damit man mit Menschen zusammenarbeitet, die man nicht das ganze Jahr sieht.
Dann kam „echte Arbeit“
Wenn ich „echte Arbeit“ sage, meine ich das auch. Wir sprechen nicht davon, die Firma zu versammeln und einen Film oder eine Fernsehshow zu sehen. Kickoffs sind wie ein harter Sprint auf Marathon Distanz. Es ist kein gemütlicher Spaziergang am Strand.
Für ein neues Jahr ist ein Kickoff-Meeting entscheidend. Es lohnt sich für alle.
Also, was beinhaltet dieser Marathon im Sprintgeschwindigkeit?
Stop die Vergangenheit, fang an mit der Zukunft – jetzt!
Alle sollen die Möglichkeit haben, das vergangene Jahr hinter sich zu lassen. Das ist immer notwendig, nicht nur wenn das Vorjahr schwierig war. Denn für den ein oder anderen ist es immer schwierig. Du kennst das ja. Hier ein Artikel, warum ich glaube, dass ein Jahresrückblick unbedingt notwendig ist.
In der Gruppe kann dann gemeinsam das Gute und das Schlechte final besprochen und abgeschlossen werden. Alle rekapitulieren nochmal, was in den letzten 12 Monaten passiert ist. Dieser Rückblick rundet das Jahr ab. Metaphorisch gesehen schließt eine Saison ab, während sich die Möglichkeiten der nächsten Saison entfalten.
Eine Zukunftsvision ist unerlässlich
Der Kickoff ermöglicht es dir als Führungskraft nicht nur, die Vergangenheit zu relativieren, sondern auch, eine Zukunftsvision von drei bis fünf Jahren zu artikulieren und zu fördern. Du hast die Möglichkeit, die Vision für das kommende Jahr in groben Zügen zu vermitteln. Das Team sollte sehen, dass das Erreichen dieser Zukunft mehr als das Aufwärmen vergangener Errungenschaften ist. Du kannst dich nicht auf den Lorbeeren ausruhen.
Kick-Off-Meetings sind auch dazu gedacht, Menschen ins Tun zu bringen.
Ich habe sehr gute Erfahrungen mit dem Format World-Café gemacht. Deshalb haben wir die Mitarbeiter, wie vorhin erwähnt, in möglichst inhomogene Gruppen eingeteilt. Der Vertriebler mit dem IT-ler, der Vermarkter mit dem Controller usw. Ein Heidenspaß.
Die Mitarbeiter bekommen dann z.B. die strategischen Stoßrichtungen thematisch erläutert und dürfen dann ableiten, was das konkret für sie bedeutet.
So ein World-Café dauert etwa vier Stunden. Die Teilnehmer stehen oder sitzen im Raum verteilt an kleinen Tischen mit vier bis maximal sechs Personen. Die Tische sind mit weißen, beschreibbaren „Papiertischdecken“ und Stiften bzw. Markern ausgestattet. Auf denen schreiben dann die Mitarbeiter ihre Ideen, Anregungen und Pläne auf.
Als Führungskraft habe ich immer einen Moderator eingesetzt.
Ich bin ja selber auch im World-Café eingebunden. Heute moderiere ich solche Events regelmäßig.
Die Aufgabe des Moderators ist relativ einfach. Thema, den Ablauf, die Verhaltensregeln zu erläutern – aber auch anzuschieben, den Fluss in Gang zu halten und Hilfestellung zu geben.
An jedem Tisch gibt es dann Kollegen, die „Gastgeber“ sind. Sie sorgen an den Tischen für die inhaltliche Verknüpfung der Erkenntnisse aus den unterschiedlichen Diskussionsrunden.
Im Verlauf werden zwei oder drei unterschiedliche Fragen in aufeinander folgenden Gesprächsrunden von 15 bis 30 Minuten an allen Tischen bearbeitet.
Zwischen den Gesprächsrunden mischen sich die Gruppen neu. Nur die Gastgeber bleiben die ganze Zeit über an einem Tisch: Sie begrüßen neue Gäste, fassen kurz das vorhergehende Gespräch zusammen und bringen den Diskurs erneut in Gang. Das World-Café schließt mit einer Präsentation der Ergebnisse ab. In meinem Fall macht das der Gastgeber. Ihr solltet es aber am Anfang des World Cafés festlegen.
Das wunderbare daran ist, dass sich nun wirklich alle mit dem Thema beschäftigt haben. Wunderbar.
Den Abend kann man dann mit einer Feier ausklingen lassen!
Wie kann man ein Jahr besser beginnen? Ich weiß es nicht.
Ich kann dir aber versprechen, dass das kommende Jahr nicht so wie das letzte sein wird. Du wirst sehen.
Ein paar abschließende Gedanken – es gibt eigentlich keinen Grund, die Kick-Off-Meetings deiner Organisation auf einmal im Jahr zu beschränken. Vierteljährliche Kickoff-Planungsmeetings funktionieren auch. In jedem Fall solltest du nur sicherstellen, dass du die Kickoff-Sitzungen planst, durchführst und andere einbeziehst.
Das ist die Quintessenz.
Dieser Artikel basierte auf dem Podcast „Dein Team, Deine Pflicht“. Um diese und viele andere Episoden zu hören, kannst du den Dein-Team-Deine-Pflicht Podcast abonnieren.
