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Es gibt in jeder Firma einen (oder mehrere) schwierige Mitarbeiter, die entweder keine gute Arbeit liefern oder mit denen es schwierig ist gut auszukommen.
Unglücklich dabei ist, dass die meisten Führungskräfte quasi als Geiseln genommen werden und unverhältnismäßig viel Zeit, Gedanken und emotionale Energie auf diese Mitarbeiter verwenden – meist raubt ein einzelner schwieriger Mitarbeiter mehr Energie als das ganze restliche Team zusammen.
Ich habe eine Reihe von Maßnahmen erlernt, die gute Führungskräfte ergreifen, wenn sie mit einem schwierigen Mitarbeiter konfrontiert werden – Maßnahmen, die verhindern, dass sie in einen endlosen Strudel von Ineffektivität und Frustration hineingezogen werden:
1. Schwierige Mitarbeiter brauchen gute Zuhörer.
Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, achten wir oft gar nicht mehr darauf, was eigentlich vor sich geht. Wir sind irritiert, es scheint hoffnungslos, und wir haben bereits entschieden, was wir über den Mitarbeiter denken. Also lenken wir unsere Aufmerksamkeit automatisch mehr auf andere Dinge, aus einer Kombination von Vermeidung und Selbstschutz heraus. Aber Top-Führungskräfte werden sehr aufmerksam, wenn es jemandem nicht gut geht. Sie wissen, dass ihre beste Chance, die Situation zu verbessern, darin besteht, die Situation so klar wie möglich zu verstehen – und dabei auch den Standpunkt des Mitarbeiters zu kennen.
Ein zusätzlicher Bonus: In einigen Fällen kann das einfache Zuhören den Tag retten. Vielleicht hörst du von einem echten Problem, das nicht die Schuld des Mitarbeiters ist, das du aber lösen kannst. Möglicherweise bist du überrascht, dass sich der betreffende Mitarbeiter ganz anders verhält, sobald er sich gehört fühlt. Oder aber du entdeckst Probleme, die du ganz einfach ansprechen und beseitigen kannst.
2. Schwierige Mitarbeiter brauchen ein klares, verhaltensbezogenes Feedback.
Die meisten Führungskräfte verbringen Monate, ja sogar Jahre, damit, sich über schlechte Mitarbeiter zu beschweren – und leider auch damit, diesen Mitarbeitern nie Feedback zu geben, was sie anders machen müssen. Hartes Feedback zu geben ist eines der unangenehmsten Aufgaben einer Führungskraft. Aber großartige Führungskräfte lernen, es vernünftig zu tun – und nachdem sie es gelernt haben, tun sie es auch. Es gibt zwei wichtige Dinge: Senke erstens die Abwehrhaltung der anderen Person und gib dieser zweitens die notwendigen Informationen, die sie benötigt, um sich zu verbessern. Egal welchen Ansatz du bei deinem Feedback verwendest, diese beiden Dinge sind ein Muss!.
3. Sei konsequent!
Wenn du sagst, dass du mit einem Verhalten nicht einverstanden bist, dann lass es nicht durchgehen. Mitarbeiter schauen mehr darauf, was du tust, als darauf, was du sagst. Oft kommt es vor, dass Fehlverhalten mal sanktioniert wird und dann wieder nicht. Wenn zum Beispiel eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein muss und sie ist es nicht, dann sollte deine Reaktion immer die gleiche sein. Allerdings solltest du nur Standards setzen, an die du dich halten willst – und dann halte dich auch an sie!
4. Sanktioniere, wenn sich die Dinge nicht ändern.
Wenn sich die Dinge an diesem Punkt noch nicht verbessern, werden gute Führungskräfte präzise. Sie sagen eine Version von „Ich glaube immer noch, dass du das hinbekommen kannst. Und ich erwarte mir exakt dieses oder jenes von dir. Wenn ich dieses Verhalten nicht bis zum Tage X sehe, wird Folgendes passieren: (z. B.) Du kannst mit einer Abmahnung rechnen!“ Es geht dabei um eine substanzielle, negative Konsequenz. Mitarbeiter müssen verstehen, dass ihr Verhalten TATSÄCHLICH negative Auswirkungen haben wird – warum sonst sollten sie sich ändern?
5. Wenn du schwierige Mitarbeiter nicht in den Griff bekommst, involviere die Personalabteilung.
Nun kommen wir in den Bereich, in dem du eine Abmahnung geben willst. Das solltest du immer und ausschließlich in Zusammenarbeit mit HR machen. Eine falsch gegebene Abmahnung ist kontraproduktiv. Sie kann im Zweifel auch eine daraus resultierende Kündigung verhindern. Die Personalabteilung muss involviert sein, denn sie weiß genau Bescheid, wie und wann abzumahnen ist.
6. Vergifte nicht die Atmosphäre!
Allzu oft glauben Führungskräfte, das Problem mit anderen Mitarbeitern diskutieren zu müssen, anstatt die oben beschriebenen Schritte zu unternehmen. Egal wie schwierig ein Mitarbeiter auch sein mag, gute Führungskräfte sprechen mit niemandem außer dem betroffenen Mitarbeiter und der Personalabteilung über das Problem! Sie schaffen sonst ein Umfeld des Misstrauens, welches sie schwach und unprofessionell aussehen lässt. Tu es bitte nicht!
7. Schwierige Mitarbeiter benötigen deine richtige Einstellung.
Stell sicher, dass du während des Prozesses weder zu positiv noch zu negativ denkst. Es hilft dir weder zu denken: „Dieser Typ ist ein Idiot und wird sich nie ändern!“, noch „Alles wird gut, er ist großartig, es gibt kein Problem.“ Gute Führungskräfte nehmen eine Einschätzung vor, die die Situation so akkurat wie möglich beschreibt. Zum Beispiel: „Sein Verhalten schafft echte Probleme für das Team. Ich tue, was ich kann, um ihn dabei zu unterstützen, sich zu ändern. Wenn er es tut, großartig, und wenn er es nicht tut, werde ich tun, was ich tun muss.“
8. Hab Courage!
Sich von einem Mitarbeiter zu trennen ist das Schwierigste, was eine Führungskraft tun muss. Wenn es zu diesem Punkt kommt, mach es richtig. Rede dich nicht raus, verschiebe es nicht in die ferne Zukunft und lass es nicht von einer anderen Person erledigen. Die besten Führungskräfte machen die harten Dinge selbst. Und wenn der Mitarbeiter sein Verhalten positiv ändert, sei mutig genug, auch das zu akzeptieren.
Lerne, diese Schritte zu verwenden, wenn du einen schwierigen Mitarbeiter hast. Am Ende weißt du, dass du in einer schwierigen Situation dein Bestes gegeben hast. Und das ist der beste Stressreduzierer von allen!
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