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Zeitmanagement-Strategien, die jede Führungskraft kennen sollte

Zeit Management

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Zeitmanagement-Methoden, Denkweisen und Ansätze“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

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Die Zeitmanagement-Strategie

Für viele Führungskräfte hat der Tag irgendwie nie genug Stunden. Auf unseren To-do-Listen scheinen sich schneller neue Aufgaben anzuhäufen, als wir abhaken können. Es gibt Anforderungen von Kollegen und Kunden bei der Arbeit, familiäre und soziale Verpflichtungen. Und zusätzlich zu all den Aufgaben, die wir erledigen sollen, gibt es Dinge, für die wir gerne Zeit hätten wie zum Beispiel ins Fitnessstudio zu gehen, zu kochen, ein Instrument zu spielen oder zum Spaß ein Buch zu lesen. Manche würden gerne nachts volle 8 oder 9 Stunden Schlaf bekommen – aber es lässt sich unmöglich alles in den einen Tag quetschen.

Es stimmt zwar, dass wir nicht alles machen können (zumindest nicht zur gleichen Zeit). Im Großen und Ganzen wirst du aber überrascht sein, wie viel du in 24 Stunden erreichen kannst, wenn du deine Zeit mit etwas mehr Absicht aufteilst. Ich möchte dir 4 Zeitmanagement-Strategien zeigen, die ich nutze, um meine Zeit als vielbeschäftigter Unternehmer, Vater von zwei Jungs, Ehemann, Freund und Freizeitjogger zu managen.

#1: WENIGER DINGE TUN

Eine der offensichtlichsten Zeitmanagement-Strategien ist es, einfach weniger Dinge zu tun. Für jemanden, der ein hohes Arbeitspensum hat oder dessen Ego daran hängt, „beschäftigt“ zu sein, mag sich die Vorstellung, weniger zu tun, irrelevant oder sogar unmöglich anfühlen. Doch weniger Dinge zu tun bedeutet, dass du herausfinden musst, welche Aufgaben dich tatsächlich deinen Zielen näherbringen, und die Aufgaben, die das nicht tun, eliminieren.

Was passiert, wenn ich aufhöre X zu tun?

In seinem Buch „The Five-Hour Workday“ fordert der Autor und Unternehmer Stephan Aarstol dich auf, über folgende Frage nachzudenken: „Was passiert, wenn ich aufhöre, X zu tun, oder es weniger lange mache?“ Aarstol rät dazu, alle deine Verpflichtungen aufzuschreiben und dich zu fragen: „Muss ich das tun und warum? Rechtfertigt der Return on Investment den Aufwand? Wenn nicht, kann ich weniger Zeit dafür aufwenden? Kann ich es weniger häufig tun? Kann ich es durch etwas anderes ersetzen, das mehr Wirkung hat?“

Real life test

Ich habe mir diese Fragen gestellt, als ich Aarstols Buch zum ersten Mal gelesen habe, und es hat die Art und Weise verändert, wie ich an meinen Podcast, meinen Videocontent und meine Blogposts herangegangen bin. Bis dahin hatte ich meine Zeit damit verbracht, zu recherchieren und wöchentlich originelle Blog-Inhalte, separate Videotipps und unabhängige Podcasts zu erstellen. Dadurch war mir nur wenig Zeit für andere Aufgaben, wie das Erstellen meiner Trainingskurse oder das Coachen von Kunden, geblieben. Ich entschied mich, weniger einzigartigen Content zu erstellen und, falls sich meine Öffnungs- und Klickraten nicht verändern würden, den vorhandenen besser zu verwerten. Nach ein paar Monaten stellte ich erfreut fest, dass sie sich sehr wohl verändert hatten. So konnte ich jeden Monat viele Stunden sparen und die Zeit stattdessen für meine Kunden und die Trainingsvideos aufwenden.

Um herauszufinden, ob es Dinge gibt, die du anders machen oder weglassen  könntest, solltest du dir bewusst sein, wie du deine Zeit verbringst. Ich schlage vor, dass du deine Zeit für 1-2 Wochen trackst und dann daran arbeitest, Aufgaben zu reduzieren. 

#NR. 2: DELEGIEREN

Früher habe ich immer alles alleine gemacht. Aber Firmen wie Fiverr.com geben dir die Möglichkeit, Experten zu finden, an die du delegieren kannst. Sicher, einige Dinge musst du selbst erledigen, aber andere Aufgaben kann leicht jemand anderer machen. Was kannst du aus der Hand geben? Das ist die Frage, die du dir beantworten musst. Ich habe inzwischen einen Stab von virtuellen Mitarbeitern über Fiverr, mit denen ich super zusammenarbeite. 

Effektiv delegieren

Um effektiv delegieren zu können, musst du wissen, welche Aufgaben auf deinem Schreibtisch erfolgreich von jemand anderem erledigt werden können. Ich mag es, eine umfassende Liste all meiner Verpflichtungen zu erstellen, einschließlich beruflicher und privater Verantwortlichkeiten, und sie dann in eine 2×2-Matrix einzutragen. Entlang der Oberseite der Matrix von links nach rechts sind „Dinge, die nur ich tun kann“ vs. „Dinge, die jemand anderes tun kann“. Entlang der Seite, von oben nach unten, sind „Dinge, die ich gerne tue“ vs. „Dinge, die ich lieber nicht tun möchte“.

Entscheide, wo jeder Punkt auf deiner Liste in der Matrix liegt.

Dinge, die unten rechts liegen, sind ideal zum Delegieren. Die oben rechts stehenden Dinge kann jemand anderes tun – sie sind allerdings schwerer loszulassen, weil wir sie genießen. Wir müssen allerdings die Aktivitäten in den linken Spalten priorisieren – Dinge, die nur ich tun kann. Um dir zu helfen, die Aktivitäten zu delegieren, die dir Spaß machen, stell dir vor, was du mit der neu gewonnenen Zeit machen könntest oder wie du weniger gestresst sein wirst, wenn du die „notwendige“ Arbeit erledigst.

Wenn du dich entscheidest zu delegieren, dann bringe die betreffende Person auf Erfolgskurs, indem du ihr alle Informationen gibst, die sie zum Erledigen der Aufgabe braucht. Ich habe gerade einen neuen Kurs über effektives Delegieren veröffentlicht. Den findest du hier.

Manchmal ist Delegieren ein Kompromiss aus Zeit und Geld.

Du kannst deine Wohnung selber putzen oder aber einen Service beauftragen, der das ein paar Mal im Monat macht. Du kannst deine eigenen Termine planen oder aber einen virtuellen Assistenten damit beauftragen. Nur du kannst entscheiden, ob es das Geld wert ist, um diese paar Stunden für andere Aktivitäten freizugeben.

#NR. 3: VERÄNDERE DEINE BEZIEHUNG ZUR ZEIT

Das mag kontraintuitiv klingen, aber laut Laura Vanderkam in ihrem Buch Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done sind Menschen, die das Gefühl haben, dass Zeit reichlich vorhanden ist, in der Lage, mehr zu erreichen. Wenn du das Gefühl hast, dass deine Zeit im Überfluss vorhanden ist, anstatt knapp zu sein, entspannt sich dein Geist und auch die Angst vor deinen Verpflichtungen. Wenn du das Gefühl hast, nicht genug Zeit zu haben, fühlst du dich gestresst und schaffst weniger.

Ich habe mit dieser Denkweise experimentiert, um die Zeit zu finden, mindestens dreimal pro Woche ein Buch zu lesen. Bis dahin hatte ich es nur einmal im Quartal geschafft. Wie sollte ich Zeit finden, um dreimal die Woche zu lesen?

Schritt 1

Schritt eins war, herauszufinden, wann es zeitlich am besten in meinen Tag passen würde. Sollte ich früher aufstehen? Lesen, während meine Kinder ihre Hausaufgaben machen? Die Idee, am Abend zu lesen, fühlte sich optimal an. Wenn meine Kinder im Bett sind, schaue ich normalerweise Netflix, unterhalte mich mit meiner Frau oder Freunden und/oder arbeite. Ich beschloss, stattdessen an mehreren Abenden in der Woche für 15 Minuten ein Buch zu lesen.

Es ist erst einen Monat her, aber es war überraschend einfach, die Zeit dafür zu finden. Wenn wir absichtlich die Dinge tun, die wir tun wollen, lassen wir Dinge los, die uns nicht helfen. Wir verbringen weniger Zeit mit Social Media oder Netflix. Für mich hat es nicht viel Willenskraft gekostet, jede Woche eine Stunde weniger Netflix zu schauen, denn ich habe diese Zeit für etwas Sinnvolleres genutzt. Genauso wichtig ist, dass ich jetzt das Gefühl habe, mehr Zeit zu haben, weil ich Zeit habe, regelmäßig ein Buch zu lesen.

Schritt 2

Um das Gefühl zu bekommen, mehr Zeit zu haben, schreibe alle Dinge auf, die du gerne tun würdest, und wähle eines für den Start aus. Vielleicht ist es, zweimal die Woche ins Fitnessstudio zu gehen, einmal im Monat ein Museum zu besuchen oder ein Instrument zu spielen. Schreibe deine neue Aktivität in deinen Kalender oder integriere sie in eine bestehende Routine. Das wird dir helfen, deine selbstauferlegte Verpflichtung einzuhalten. Nachdem du es ein paar Mal getan hast, gratuliere dir selbst. Du hast jetzt Zeit, ein Buch pro Woche zu lesen oder jeden Tag spazieren zu gehen!

#4: DIE GLEICHEN DINGE SCHNELLER TUN

Ich übe seit mehreren Jahren, die gleichen Dinge effizienter zu erledigen. Um dies zu erreichen, nutze ich 4 Zeitmanagement-Strategien: Ich bündle ähnliche Aufgaben, automatisiere wann immer möglich, blocke meine Aufgaben zeitlich und entwickle neue Fähigkeiten.

Bündeln 

Einige Aufgaben können effizienter erledigt werden, wenn du sie bündelst und auf einmal erledigst. Für die Podcast-Texte brauche ich immer einige Zeit, bis ich im Flow bin. Eigentlich könnte ich in Ruhe jede Woche einen Artikel schreiben, ihn dann aufnehmen und anschließend alles in Ruhe veröffentlichen. Ich habe festgestellt, wenn ich einmal dran bin, dann ist es viel besser, gleich mehrere Podcasts auf einmal zu konzipieren, diese dann aufzunehmen und bereits jetzt schon für die Veröffentlichung fertigzumachen. In der Regel versuche ich immer vier auf einen Streich zu machen. Das spart mir Zeit, denn die administrative Arbeit, das Hochladen in die verschiedenen Systeme kann gleichzeitig erfolgen. 

Viele Aufgaben brauchen weniger Zeit

Viele Aufgaben brauchen weniger Zeit, wenn wir mehrere davon auf einmal machen. Denn jedes Mal, wenn wir eine Aktivität beginnen, investieren wir sowohl mentale Energie als auch Zeit, um uns darauf vorzubereiten oder uns darauf zu konzentrieren. Bündeln hat einen großen Vorteil: Den Aufwand für den Start musst du nur einmalig erbringen und kannst dann den Schwung gleich nutzen, um mehrere gleiche oder ähnliche Tätigkeiten zu verrichten. Ich zum Beispiel bündle Aktivitäten wie das Schreiben von E-Mails, das Erstellen von Grafiken, Änderungen an meiner Website und das Reagieren auf Social-Media-Nachrichten. Überlege, welche von deinen Aktivitäten sich gut bündeln lassen. Anstatt jede Aufgabe einzeln zu erledigen, sammle also ähnliche Aufgaben und erledige dann zu einem späteren Zeitpunkt gleich mehrere auf einmal. Entscheide, wie häufig du das „Aufgabenbündel“ mindestens abarbeiten musst, um immer noch reaktionsschnell zu sein und gute Qualität zu liefern.

Automatisiere 

Ein zweiter Ansatz ist, wann immer möglich zu automatisieren. Ich definiere „automatisieren“ als den Einsatz von Technologie, um die Zeit und geistige Energie zu reduzieren, die du in die Erledigung einer Aufgabe investieren musst. Um meine Beiträge zu posten, nutze ich SmarterQueue. Anstatt jeden Tag auf verschiedenen Kanälen unterschiedliche Beiträge zu veröffentlichen, nutze ich das Tool, um nur einmal zu planen, wann und wie oft z. B. ein Blogbeitrag auf LinkedIn, Twitter oder Facebook veröffentlicht wird. 

Zu den anderen Aufgaben, die ich automatisiert habe, zählen das Planen von Meetings, das Versenden von Erinnerungen für anstehende Coaching-Sitzungen und das Erstellen einer Agenda (ich benutze eine Vorlage, um das Ausfüllen zu erleichtern).

Um herauszufinden, welche Aufgaben gute Kandidaten für eine Automatisierung wären, denk darüber nach, was du immer wieder machst. Halte außerdem nach einer App oder einem Tool Ausschau, die das eine oder andere für dich übernehmen könnten, oder schau, ob der Inhalt oder die Struktur von einer Vorlage profitieren würde. 

Zeitblock 

Manchmal besteht die Herausforderung darin, dass du zu viel Zeit mit einer Aufgabe verbringst, die nicht so viel Aufwand erfordert. Das könnte daran liegen, dass du es perfekt machen möchtest, obwohl es eigentlich schon lange gut genug ist. In jedem Fall kannst du einen Teil der überschüssigen Zeit auf andere Aktivitäten verlagern, indem du für jede dieser Aufgaben eine angemessene Menge an Zeit einplanst.

Ein Beispiel aus dem Leben

Eine Aktivität, die ich regelmäßig zeitlich blocke, ist das Suchen von Bildern für meinen Blog. Ich könnte mir den ganzen Tag Bilder ansehen, weil es einfach Spaß macht, tolle Fotografie zu betrachten. Es ist jedoch keine gute Nutzung meiner Zeit, weil es nicht zu einem besseren Blogartikel oder erhöhtem Engagement führt. Ja, das Bild ist bis zu einem gewissen Grad wichtig, aber der ROI ist nicht da. Wenn ich doppelt so lange brauche, um ein Bild zu finden, werde ich wahrscheinlich nicht doppelt so viele Leser bekommen. In meinen Augen sind 10 Minuten genug, um ein gutes Bild zu finden.

Also stelle ich mir einen Timer, fange an zu suchen und lade alle Bilder herunter, die Potenzial haben. Wenn ich mich bis zum Ertönen des Buzzers nicht für ein Bild entschieden habe, wähle ich eines aus den Downloads aus und mache weiter. Aufzuhören ist nicht immer einfach, aber genau da kommt der Timer ins Spiel. Dieses externe Signal zu haben hilft mir, weil es mich an meine Absicht erinnert.

Blocke deine Zeit

Wenn du deine Liste mit all deinen Aktivitäten erstellt hast, überlege, welche du zeitlich beschränken könntest. Wie viel Zeit möchtest du für jede Aufgabe aufwenden? Setze dir ein Limit und stelle dir einen Timer. Vielleicht musst du anfangs etwas flexibel sein, bis sich das Ganze eingespielt hat, damit die Qualität der Arbeit sich nicht verringert. Nach ein paar Versuchen wirst du wahrscheinlich Wege finden, noch mehr Zeit einzusparen.

Entwickle deine Skills 

Zu guter Letzt ist es sicherlich von Vorteil, deine Fähigkeiten weiter zu entwickeln, damit du besser wirst. Dies mag sich zwar weniger wie eine Zeitersparnis anfühlen, da du im Vorfeld Zeit investieren musst, bevor du merkst, dass sich das auszahlt. Auf lange Sicht ist es das aber oft wert.

Ich coache Führungskräfte, um Meetings besser zu moderieren und zu leiten. Die überwiegende Mehrheit der Führungskräfte, die Meetings leiten, hat nie gelernt, wie man das effektiv macht. Es ist erstaunlich, wenn man bedenkt, wie viele Meetings von Führungskräften geleitet werden. Mit ein wenig Wissen und dem Aufbau von Fähigkeiten kannst du die Zeit, die du und deine Teammitglieder in Meetings verbringen, schnell reduzieren.

ZEITMANAGEMENT-STRATEGIEN: PRO-TIPS

Was Zeitmanagement angeht, habe ich meine Lektionen gelernt. Im Folgenden daher ein paar Vorschläge, die mir persönlich helfen, jeden Tag das Beste aus meiner Zeit zu machen:

1. Trenne das Planen vom Tun

Eine Entscheidung zu treffen und danach zu handeln sind eigentlich zwei verschiedene Verhaltensweisen. Wenn du jedes Mal nach der Erledigung einer Aufgabe oder beim Verlassen eines Meetings überlegen musst, was du als Nächstes tun willst, schaffst du Mikrogelegenheiten für Ablenkung oder Verlangsamung. Nimm dir stattdessen zu Beginn deines Tages 10 Minuten Zeit, um deinen Kalender und deine To-do-Liste zu checken. Erstelle eine separate Liste mit dem, was du heute erledigen musst, und halte diese Liste griffbereit, damit du sie schnell zur Hand hast. Greife jedes Mal, wenn du eine Aufgabe erledigt hast, auf deine Liste zurück, damit du schnell mit dem nächsten Punkt weitermachen kannst.

2. Strategisches Multitasking

Es gibt so etwas wie strategisches Multitasking, bei dem wir zwei Dinge gleichzeitig gut machen können. Suche bewusst nach Gelegenheiten, wie beispielsweise Telefonate auf dem Weg zur Arbeit zu führen oder ein Hörbuch anzuhören, während du bügelst. Ich plane gerne Lunch-Meetings, denn mittagessen werde ich ohnehin und so kann ich das mit einem wichtigen Gespräch verbinden.  

3. Sage Nein zu einigen Meetings

Wenn du in der Lage bist, deine Meetings in Frage zu stellen, dann tu es. Zahlreiche Studien berichten, dass bis zu 50% der Meetings als Zeitverschwendung angesehen werden. Wenn du dir nicht sicher bist, warum du zu einem Meeting eingeladen wurdest, frag nach. Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Warum ist es wichtig, dass du teilnimmst? Gibt es eine andere Möglichkeit, etwas beizutragen, ohne dass du anwesend sein musst? Wenn du derjenige bist, der zu den meisten Meetings einlädt, überleg dir, ob wirklich jedes Meeting notwendig ist – was ist das gewünschte Ergebnis für jedes Meeting? Kannst du das gleiche Ergebnis erreichen, indem du eine E-Mail schickst oder um Feedback zu einem bestimmten Material bittest? Sei dir im Klaren darüber, was mit jedem einzelnen Meeting erreicht werden soll. Dann erstelle eine Agenda für jedes dieser Meetings und halte dich im Meeting auch daran, so dass du kein weiteres Meeting brauchst, um die Agenda fertig abzuarbeiten.

Experimentiere mit diesen Zeitmanagement-Strategien und schau, ob du Zeit findest, um öfter auf ein Buch zu lesen – oder was auch immer du machen möchtest. Um deine Zeit effektiver zu managen, abonniere meinen Newsletter, um Episoden, Artikel und Mini-Leitfäden in deinen Posteingang zu erhalten oder werde Mitglied bei der „Dein Team, Dein Pflicht“-Community, um Zugriff auf den vollständigen Leitfaden zu erhalten. 

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Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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