Delegieren und das perfekte Ergebnis erhalten!

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Warum, wann und wie man delegiert“.

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie du delegieren kannst, ist es wichtig zu wissen, wann du damit anfangen solltest, Aufgaben zu delegieren.

Hier ein paar Anzeichen dafür, wann du damit beginnen solltest:

• Du hast einfach keine Zeit mehr, alle Aufgaben zu erledigen.
• Jemand anderes kann es besser als du.
• Du möchtest ein Teammitglied entwickeln und wünschst dir, dass es mal eine neue Aufgabe übernimmt.
• Neue Prioritäten tauchen auf, die für dich wichtiger sind und du musst dich einfach refokussieren.

Sehen wir uns nun fünf Schritte an, wie du delegieren kannst, ohne dass das Ergebnis leidet.

Erster Schritt:  Erstelle eine Liste deiner Verantwortlichkeiten

Überlege dir alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die du als Führungskraft täglich, wöchentlich und monatlich zu erledigen hast. Welche langfristigen Ziele hast du? Ich würde immer mit den monatlichen und vierteljährlichen Zielen, also Dingen, die du in diesem Zeitabschnitt erreichen möchtest. Anschließend unterteilst du diese großen Ziele in immer kleinere Schritte, indem du tägliche und wöchentliche Aufgaben auflistet, die zum Erreichen deiner größeren Ziele notwendig sind.

Dann listest du die Aufgaben auf, die du häufig täglich oder wöchentlich erledigst. Berichterstellung, Terminplanung, E-Mails beantworten, Mitarbeiterführung, Telefonkonferenzen, Meetings, was auch immer du eben machst. So verschaffst du dir einen Überblick darüber, wie sich deine Arbeit über den Tag oder über die Woche verteilt.

Zweiter Schritt: Du legst fest, was delegiert werden KANN

Jetzt verfügst du also über diese umfassende Liste aller Aufgaben und Zuständigkeiten und nun musst du entscheiden, was überhaupt delegiert werden kann. Das geht wie folgt: Ordne alle im ersten Schritt aufgelisteten Führungskräfteaufgaben in einer Skala von 1 bis 5 ein, die angibt, ob die Aufgabe überhaupt an andere delegiert werden kann:

• Stufe 1 ist eine Aufgabe, die die Führungskraft selber erledigen muss, z. B. die Beurteilung von Mitarbeitern, Gehaltsdiskussionen, Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen. Solche Dinge kannst du nicht delegieren.
• Stufe 2 ist eine Aufgabe, die Führungskräfte grundsätzlich selbst erledigen sollten, aber dabei bei Bedarf von Teammitgliedern unterstützt werden können.
• Stufe 3 ist eine Aufgabe, die Führungskräfte erledigen können, die aber durchaus auch von anderen Teammitgliedern übernommen werden können, wenn sie dazu in der Lage sind, was die Zeit und die Kompetenz angeht.
• Stufe 4 ist eine Aufgabe, die deine Mitarbeiter erledigen sollten, d.h. die an sie delegiert werden sollte. Als Führungskraft kannst du im Notfall helfen.
• Stufe 5 ist eine Aufgabe, die Mitarbeiter erledigen müssen.

Du gehst also deine Aufgabenliste durch und ordnest jeder Aufgabe eine Delegationsstufe von 1 bis 5 zu.

Dritter Schritt: Du legst fest, was delegiert werden SOLL

Nun ordnest du deine Aufgaben und Zuständigkeiten anhand der Delegationsstufe, die du für jede Aufgabe vergeben hast, in eine der folgenden drei Kategorien ein:

Unterteile die Aufgaben, die du delegieren möchtest in solche,

1. die ein Teammitglied erledigen sollte,
2. in Aufgaben, die du mithilfe eines Teammitglied erledigen lassen könntest und
3. in Aufgaben, die du als Entwicklungschance an einen Mitarbeiter delegieren könntest.

Vierter Schritt: Entscheide, an wen du delegierst

Du hast jetzt also festgestellt, was du delegieren möchtest. Jetzt musst du entscheiden, welchem Teammitglied du die Verantwortung übertragen willst. Woher weißt du, an wen du bestimmte Aufgaben delegieren sollst?

Berücksichtige Folgendes:

Delegiere an Teammitglieder, die die nötige Erfahrung haben, um diese Aufgabe zu erledigen, oder an Teammitglieder, die das Potenzial haben, aus dieser Aufgabe zu lernen.

Auch andere Faktoren können eine Rolle dabei spielen, wer am besten geeignet ist. Manchmal must du auch die persönliche Einstellung, die Persönlichkeit und die Eignung deines Mitarbeiters berücksichtigen.

Du musst auch das Arbeitspensum deiner einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen: Wer hat denn überhaupt Zeit, zusätzlich Aufgaben zu übernehmen?

Vermeide es, immer an die Besten und Fähigsten oder immer die gleiche Person im Team zu delegieren. Das führt zu einer einseitigen Arbeitsbelastung. Wir kennen das ja aus eigener Erfahrung: Wenn man etwas gut macht, muss man es immer wieder machen. Delegiere auch an diejenigen, die noch Entwicklung brauchen, die Erfahrung sammeln sollen. Sonst bekommen sie die ja nie, wenn du immer an deinen besten Mitarbeiter delegierst.

Auf die nachfolgenden Fragen können dir dabei helfen, herauszufinden, wer am besten für die jeweilige Aufgabe geeignet ist:

• Wer kann die Aufgabe besser erledigen als ich?
• Gibt es jemanden, der die Aufgabe an meiner Stelle erledigen kann, auch wenn er oder sie dafür womöglich viel länger braucht?
• Wer kann die Aufgabe mit weniger Aufwand erledigen als ich?
• Wer kann die Aufgabe mit einem besseren Timing erledigen als ich, auch wenn er oder sie es vielleicht anders machen würde als ich?

Sobald du herausgefunden hast, was du delegieren willst und an wen, sprich mit deinen Teammitgliedern über das Delegieren von Aufgaben. Dieses Gespräch ist dann der Startschuss für eine Beziehung zwischen dir und deinem Mitarbeiter (dieses Thema wird übrigens im oben genannten Kurs ganz intensiv behandelt, weil hier der Grundstein für den Erfolg der Delegation gelegt wird).

Delegieren ist eine gute Sache

Nachdem du also nun gelernt hast, WARUM du delegieren solltest, WANN du delegieren solltest und WIE du delegieren solltest, ohne dass das Ergebnis darunter leidet, wirst du bei neuen Aufgaben fast automatisch mehr und mehr Gelegenheiten zum Delegieren wahrnehmen, sofern du die genannten Tipps konsequent befolgst.

Es stimmt, Delegieren ist nicht immer einfach, aber mit ein bisschen Übung und wenn du die oben beschriebenen Schritte befolgst, kannst du mehr erreichen. Wenn du Aufgaben delegierst, hast du nämlich nicht nur mehr Zeit, sondern zeigst auch, dass du deinen Mitarbeitern vertraust, indem du sie befähigst und indem du sie in ihrer Entwicklung förderst. Außerdem signalisierst du damit deinen Mitarbeitern, dass ihre Arbeit wichtig und sinnvoll ist. Das ist entscheidend für den Erfolg aller, denn die Leistung jedes Einzelnen wird besser. Du gewinnst dadurch das Vertrauen deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, weil du ihnen damit auch bei der beruflichen Weiterentwicklung hilfst. Sie werden immer schlauer und vertrauen dir immer mehr. Langfristig wird auch die Firma davon profitieren.

Denk daran. Autonomie ist ein entscheidender Faktor, um von einem normalen, mittelmäßigen Team zu einem High Performing Team zu kommen. Es ist ungemein wichtig, dass du deine Mitarbeiter dazu anleitest, selbstständig zukünftige Führungskräfte zu werden.

Das wäre doch wirklich super, wenn dir das gelingt, oder?

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Warum, wann und wie man delegiert“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.