Virtuelle Teams – Teil 1: Vor- und Nachteile

Ich habe das Thema in drei Teile aufgeteilt. Im ersten Teil geht es darum, welche Herausforderungen mit virtuellen Teams verbunden sind und was für Vorteile hat es, in virtuellen Teams zu arbeiten. In der nächsten Folge werden wir dann ein bisschen praktischer und schauen uns an, wie man so ein Team aufbaut und was man dabei beachten sollte. Und im letzten Teil geht’s noch um praktische Strategien für Bereiche wie Kommunikation und Führung.

Seit mehr als 10 Jahre leite ich virtuelle und Remote-Teams. Das bringt tatsächlich immer seine eigenen Herausforderungen mit sich. Und man lernt nie aus. Das derzeitige Team ist über die ganze Welt verteilt. Einige meiner Teammitglieder habe ich noch nie persönlich treffen können. Das ist natürlich kein idealer Zustand. Aber es geht auch.

Doch wovon reden wir eigentlich, wenn wir hier jetzt von virtuellen Teams reden?

Ich zeig dir mal eine Definition dazu. Sie besagt:

„Ein virtuelles Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die geografisch, organisatorisch und zeitlich voneinander getrennt sind und die mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien miteinander verbunden werden, um eine oder mehrere organisatorische Aufgaben zu erfüllen.“

Ein bisschen holprig, aber man sieht, man hat sich da bemüht, wirklich alle Aspekte abzudecken.

Was genau bedeutet virtuell

Was virtuelle Teams voneinander trennt, ist oft in erster Linie die Zeitzone. Wenn man jetzt international arbeitet, dann kann „9 Uhr morgens“ in puncto Uhrzeit die unterschiedlichsten Dinge bedeuten – je nachdem, wo sich jemand gerade auf der Welt befindet. Ihr seid räumlich voneinander getrennt, also nicht im gleichen Büro. Und die Teammitglieder kommen oft auch aus unterschiedlichen Kulturen. Je nachdem, wo in der Welt man aufgewachsen ist und auch die ersten Erfahrungen am Arbeitsplatz gemacht hat, gibt es dann doch einige interessante Dinge, die man berücksichtigen sollte. Viele virtuelle interkulturelle Teams scheitern daran, dass man sich mit dem Thema „kulturelle Vielfalt“ überhaupt nicht beschäftigt, sondern das einfach ignoriert. Aber dazu später mehr.

Was ist die typische Situation

Die typische Situation in virtuellen Teams ist die, dass man innerhalb eines Landes weit verteilt ist oder auch über die ganze Welt verteilt ist. Teilweise sitzt da jemand ganz alleine, teilweise hat man vielleicht drei, vier Mitglieder des Teams am gleichen Standort. Noch schwieriger wird es, wenn man in einer Matrix organisiert ist. Es gibt dann keine klaren Hierarchien, in denen alle die gleiche Führungskraft haben, sondern wir sind nur innerhalb eines Projekts miteinander verbunden, gehören aber zu ganz unterschiedlichen Bereichen innerhalb der Firma.

Aber ich kann euch sagen, dass innerhalb des ganzen Themas Matrix virtuelle Teams eben auch immer mehr zur Normalität werden. Mit solchen virtuellen Teams sind natürlich Herausforderungen verbunden, wie schon ganz am Anfang gesagt, aber auch einige Vorteile.

Herausforderungen gibt es viele, wie z. B.:

• ein unterschiedliches Verständnis der Aufgabe: Der Teamleiter ist der Meinung, es eh klar gesagt zu haben, aber Teammitglieder, die eben nicht im gleichen Raum sitzen, können es ganz anders verstanden haben
• verschiedene Klimazonen
• Schwierigkeiten bei der Koordination von Meetings
• die teilweise kulturell bedingte längere Reaktionszeit bei der Kommunikation
• das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen: Da gibt es die unterschiedlichsten Ansätze, wie man mit diesen Bereichen umgeht; es gibt z. B. tolle Tools, um sich auf dem Laptop die Zeiten von der ganzen Welt anzeigen zu lassen, und um die kommt man kaum herum, wenn man vermeiden möchte, jemandem um 2 Uhr morgens ein Meeting in den Kalender zu setzen. Ist mir jedenfalls schon öfter passiert …
• die Technologie – die ist selbst in den größten Unternehmen immer wieder eine Herausforderung, da einfach nicht die gleichen technischen Voraussetzungen gegeben sind – von der Ausstattung der Hardware über die Software, die benutzt wird usw. (man müsste eigentlich meinen, das wäre mittlerweile gegessen, ist aber oft nach wie vor ein Thema)
• lokale Einschränkungen: Vielleicht sitzt jemand in einem ganz kleinen Büro mit vier anderen Leuten, was es erschwert, an Telefonkonferenzen etc. teilzunehmen
• schlechte Kommunikation, die Qualität der Leitungen, die Bandbreite usw. Auch das kann durchaus noch zu Problemen führen
• Sprachbarrieren. Ein Freund hat mir mal gesagt, es gibt nur zwei Weltsprachen: Chinesisch und schlechtes Englisch. Wenn man international arbeitet und ein Meeting in einer anderen Sprache mitmachen muss, dann können sich viele einfach nicht so gut ausdrücken wie in der eigenen Muttersprache. Wenn du in einem virtuellen Meeting sitzt mit einem Franzosen, einer Spanierin, 5 Briten (jeder mit seinem eigenen Akzent) und 5 Amerikanern, dann kann das schon zur Herausforderung werden – und zwar für alle Teilnehmer
• das Gefühl, abgekoppelt zu sein –  gerade wenn man im Homeoffice arbeitet und vielleicht nur wenig Kontakt mit den Kollegen hat. Man bekommt längst nicht so viel mit, als wenn man jetzt im gleichen Gebäude wäre und sich auch einfach mal zwischendurch in der Kaffeeküche trifft

Das sind einige der Herausforderungen, die mit virtuellen Teams verbunden sind.

Was sind die Vorteile von virtuellen Teams?

• Virtuelle Teams bringen die besten Leute zum richtigen Zeitpunkt zusammen. Man kann ein virtuelles Team weltweit so aufstellen, dass man sich die Spezialisten zu den verschiedenen Bereichen raussuchen kann.
• Man kann (hoffentlich) auch die Zeitzonen positiv nutzen, indem man zum Beispiel für bestimmte Märkte die Ansprechpartner zur richtigen Zeit zur Verfügung hat. Du kannst also mehr oder weniger der Sonne folgen. Mit dem vorhandenen Angebot ist man jederzeit verfügbar, um Kunden zu betreuen, und zwar weltweit.
• Es sind beträchtliche Kosteneinsparungen möglich – durch ersparte Reisekosten etc. Wir alle kennen virtuelle Teams in großen Konzernen, die z. B. bestimmte Aufgaben nach Osteuropa auslagern oder nach Asien, weil die Lohnkosten dort niedriger sind.
• Flexibles Arbeiten kann einem durch das virtuelle Arbeiten ermöglicht werden – dadurch, dass man eben nicht so viel Zeit mit Anfahrt und dergleichen verbringen muss.
• Man ist näher am Kunden dran, wenn das Team weiter verteilt ist und somit mehr an den Standorten der Kunden verteilt ist.
• Man kann die Vorteile von kultureller Vielfalt nutzen.
• Virtuelle Teams ermöglichen ein besseres Marktverständnis / ein besseres Kundenverständnis, wenn man zum Beispiel im Rahmen eines internationalen Vertriebsteams Leute vor Ort einstellt.

Das sind nur einige der vielen Vorteile, die mit kultureller Vielfalt verbunden sein können.

Diese Herausforderungen und Vorteile können sich extrem auswirken. Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr als 50 Prozent der virtuellen Teams ihre Ziele nicht erreichen können, und DAS aus den unterschiedlichsten Gründen. Das hängt vielleicht mit der Zusammensetzung des Teams zusammen, aber meiner Erfahrung nach vor allem mit der Führung des Teams.

Auf der anderen Seite können virtuelle Teams, die wirklich effektiv zusammenarbeiten, wo das alles richtig gut klappt, meiner Erfahrung nach im Endeffekt sogar bessere Leistungen erbringen als Teams, die sich am gleichen Ort befinden. Es lohnt sich wirklich, sich im Vorfeld mit diesem Thema zu beschäftigen und nicht nur irgendwie spontan ein virtuelles Team zusammenzustellen und zu sagen: „So, morgen ist das erste Meeting, los geht‘s.“

Man sollte sich da schon ein bisschen mehr Gedanken machen, sich mehr Zeit nehmen und die verschiedenen Aspekte bedenken, die wir jetzt besprechen werden.

Mach dir Gedanken über dein Team und begrüße die kulturelle Vielfalt

Ich arbeite gerade in einem internationalen Kontext. Da kann das Risiko entstehen, dass sich irgendwann so Untergrüppchen bilden und man eher gegeneinander arbeitet als miteinander. Man misstraut sich gegenseitig, behält Informationen für sich und nutzt jede Gelegenheit, einander zu kritisieren. Solche Teams sind die angesprochenen 50 Prozent, die einfach nicht funktionieren, die ihre Ziele nicht erreichen und die Mehrwert zerstören, statt irgendwelchen Wert zur Organisation beizutragen. Leider kennen wir wahrscheinlich alle Beispiele dafür.

Wir-sind-alle-gleich?

Die allermeisten Teams zählen zur nächsten Gruppe, der Wir-sind-alle-gleich-Gruppe. Die große Mehrheit der internationalen Teams weltweit machen alles gleich und tun so, als wenn es gar keine Vielfalt gäbe. Zugegeben, „Wir sind alle gleich und wir behandeln uns alle gleich“ ist ein positiver Ansatz. Aber das Negative dabei ist, dass unterschiedliche Ansätze oft aktiv unterdrückt werden. Konflikte werden hier gerne verdrängt und man geht sie gar nicht früh genug an. Somit wird auch jede Form von Kreativität, von neuen Ideen, von radikal anderen Perspektiven einfach nicht gehört, weil man sich ein bisschen davor scheut, die Vielfalt und die Unterschiede auch auszudrücken.

Unterschiede zu respektieren führt zu besseren Ergebnissen

Ein gut geführtes internationales Team hingegen kann hervorragende Leistungen erbringen und einfach ein besseres Team sein, in dem man sich auch wohler fühlt als in einem schlecht geführten. Wichtig dabei ist es, dass Unterschiede ausdrücklich respektiert und genutzt werden, dass man Fragen stellt: „Wie macht ihr das denn vor Ort? Vielleicht habt ihr eine bessere Idee, das zu machen“ –  anstatt der Herangehensweise „So wie wir es immer gemacht haben, so ist es am besten“ und damit andere Möglichkeiten von vornherein auszuschließen.

Indem man verschiedene Ansätze zulässt, kann es insgesamt sehr viel kreativer und produktiver werden. Diese Teams können echten Mehrwert schaffen.

Übrigens ist nicht jedes virtuelle Team auch international. Aber viele werden es mehr oder weniger automatisch.

Fazit

Teams bringen jede Menge Herausforderungen, aber auch viele Vorteile mit sich. Mit guter Planung und richtiger Führung, gerade im internationalen Kontext, kannst du das Beste aus deinem Team herausholen.

Dieser Artikel basierte auf dem Podcast „Dein Team, Deine Pflicht“. Um diese und viele andere Episoden zu hören, kannst du den Dein-Team-Deine-Pflicht Podcast abonnieren.