Meetings und Workshops virtuell erfolgreich durchführen

Niemand mag Meetings. Das ist bei virtuellen Meetings tendenziell noch schlimmer. Aber Meetings müssen nicht anstrengend und belastend sein. Lerne die Grundlagen und wie du ein virtuelles Meeting strukturiert.

Bei Meetings in der realen Welt sind die materiellen Gegebenheiten in der Regel kein Problem. Man findet einen Konferenzraum, trifft sich im Büro einer Person oder weicht im Notfall auf einen externen Ort aus. Für virtuelle Treffen gilt es erstmal das richtige Tool zu finden. Dies hat einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg deines Meetings – ganz im Gegensatz zur Raumwahl im echten Leben.

Setz klare Erwartungen an das Verhalten in virtuellen Meetings. Während wir im normalen Büroalltag in der Regel mit der Kultur und den Spielregeln vertraut sind, werden die Karten online neu gemischt. Wie verhalte ich mich als Mitarbeiter im Meeting? Müssen alle eine Kamera anhaben? Wer moderiert das Online-Meeting? Diese Fragen kannst du durch klare Verhaltensregeln beantworten. So schaffst du einen klaren Rahmen, der es allen Teilnehmern erlaubt, produktiv zu arbeiten. Wie das funktioniert, lernst du in dieser Lektion.

Was im traditionellen Team ganz normal ist: Das man sich täglich sieht, etwas über die andere Person und ihre Eigenarten weis und damit umgehen kann – all das fällt im virtuellen Team oft weg. Ein virtuelles Meeting ist eines der wenigen Gelegenheiten, wo dein virtuelles Team sich sieht und sich austauschen kann. Leider nutzen zu wenige Führungskräfte diese Möglichkeit. Wie du deine virtuellen Meetings nutzt, um das Wir-Gefühl im Team zu stärken, erfährst du in der vierten Lektion.

Klare Ziele schaffen Struktur. Niemand will an Meetings teilnehmen und sich die Frage stellen: Warum bin ich überhaupt hier. Im virtuellen Meeting ist das umso wichtiger, denn sie gehen auf die Konzentration alle Mitarbeiter. In dieser Lektion lernst du, wie du Ziele für ein Meeting so festlegst, das alle im Meeting an einem Strang ziehen.

Die Dynamik eines Meetings ist komplex.  Ohne eine klare Agenda wirst du es schwer haben, eine Struktur in das Meeting zu bringen und schnell zu Ergebnissen zu kommen. Dabei hilft dir eine Agenda. Wie du ausgehend vom Ziel des Meetings einen systematischen Plan entwirfst und wann es besser ist, sich nicht allzu sklavisch daranzuhalten, ist das Thema dieser Lektion.

Neben klaren Regeln, einem Ziel und einer Agenda ist eine gute Vorbereitung elementar für ein gelungenes virtuelles Meeting.  Wie diese Vorbereitung aussieht, erfährst du in dieser Lektion.

Der Moderator hat in jedem Meeting eine wichtige Funktion. Er achtet auf die Gesprächsdynamik, vermittelt zwischen Diskutanten und hilft ihnen, Ihren Punkt klar und verständlich zu machen. Im virtuellen Meeting ist das schwerer als im echten Leben, denn Körpersprache und andere Zeichen fallen weg. Als Moderator bist du auf verbale Kommunikation angewiesen. In dieser Lektion erfährst du, wie du diese Kommunikation gestaltest, ohne dass die eigentlichen Inhalte des Meetings leiden.

Was tun, wenn nicht alle virtuell sind? Das sind Hybrid-Meetings. Einige Teilnehmer sind zusammen im Konferenzraum und andere sind auf der Meeting-Plattform. Das führt auch in einem Team, das sich gut kennt, zu einer asymmetrischen Situation. In Lektion 9 lernst du, wie du mit dieser Situation umgehst und Konflike vermeidest. 

Webcams kommen einer realen Situation am nächsten. Wenn man sich virtuell trifft, ist per Definition nicht jeder da. Die Webcam, richtig eingesetzt, ist das Tool deiner Wahl.

Es kann passieren, dass ein Meeting nicht lange geplant wird, sondern sofort notwendig wird, zum Beispiel dann, wenn vor einem Kundengespräch schnell eine Entscheidung getroffen werden muss. Es spricht nichts dagegen in das improvisierte Meeting, das keine angemessene Vorbereitung hat, zu gehen bzw. durchzuführen. Wie machen man aber ein spontanes virtuelles Meeting erfolgreich? Das lernst du in dieser Lektion..

Die größte Gefahr eines Meetings ist, dass es aus dem Ruder läuft oder den Fokus verliert. In einem virtuellen Meeting ist alles noch viel schlimmer. Diese Lektion bietet dir wertvolle Tipps, um mit Ablenkungen umzugehen und alle Teilnehmer auf Kurs zu halten.

Ich verrate dir den einen Trick, mit dem du jedes virtuelle Meeting erfolgreich abschließt.