Eine Break-Out Session ist eine relativ kurze Sitzung. In der eine kleinen Gruppe von Teilnehmern aus einer großen Konferenz oder eines Kongresses werden bestimmte Themen oder Aspekte des großen Themas der Hauptveranstaltung diskutiert. Break-Out Sessions im Home-Office lassen sich mit relativ einfachen Mitteln durchführen.
Als erstes machst du dir einen Schlachtplan, welche Personen gemeinsam eine Gruppenarbeit machen sollen. Diese Einteilung ist schon vor dem eigentlichen Meeting wichtig. Das kannst du nicht ad-hoc im Meeting entscheiden.
Denn die Break-Out Sessions im Home-Office hat ein paar Besonderheiten. So wie du bei einem Event Räume buchen musst, ist das hier auch notwendig.
Bei drei Gruppen brauchst du dementsprechend drei verschiedene Konferenzen. Und natürlich nicht die Hauptkonferenz vergessen.
Bei Zoom kann man für die Break-Out Sessions im Home-Office eigene Räume anlegen.
Das geht wunderbar. Wichtig ist, dass in der Break-Out Sessions im Home-Office jede Gruppe einen eigenen techn. Meetingraum hat, sich selber einwählen kann und wenn die Zeit um ist, auch weiß, in welche Konferenz (die Gesamtkonferenz) sie sich dann wieder einzuwählen hat. Sonst macht sich der Moderator im virtuellen Raum auf die Suche nach den Teilnehmern. Das ist noch anstrengender als in einer Hotellobby verlorene Teilnehmer zu suchen.
Auch wenn man an verschiedenen Standorten sitzt, kann man gemeinsam Entscheidungen treffen. Und das sollte man auch tun, sonst verliert man zu viel Zeit. Und auch nehmen die Teilnehmer ein Meeting, bei dem es Ergebnisse gibt, als effektiv und effizient wahr.
Wie kriegt man das hin?
- Der Moderator läutet immer den Entscheidungsprozess ein:Ich sage dann ganz bewusst: „Wir haben jetzt die Themen diskutiert und nun treffen wir eine Entscheidung“.
- Das ist der Wink mit dem Zaunpfahl, damit auch der letzte versteht, dass die Zeit der Diskussion vorbei ist und nun eine Entscheidung gefällt werden muss. Es steigert zudem die Aufmerksamkeit.
Hier kommst du zum Podcast, wie du ein Meeting aus dem Home-Office leitest – das solltest du vor diesem hören.
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