Home-Office: Wie ein Meeting gelingt

Home-Office - wie ein Meeting gelingt

Nun hast du die Arbeit aufgeteilt. Doch wie gelingt dir die regelmäßige Abstimmung aus dem Home-Office heraus, die du noch von der Zeit gewöhnt bist, als ihr euch noch alle im Büro sehen konntet? Hier geht es darum, wie im Home-Office ein Meeting gelingt. 

In diesem Beitrag haben wir darüber gesprochen, wie man denn aus dem Homeoffice, aus der Quarantäne heraus führt oder in der Quarantäne in das Homeoffice hinein führt.

Okay, das Daily. Das hilft schon mal. Aber das ist halt ein ganz anderer

In diesem Beitrag haben wir darüber gesprochen, wie man aus dem Home-Office, aus der Quarantäne heraus führt oder in der Quarantäne in das Home-Office hinein führt.

Okay, das Daily. Das hilft schon mal. Aber das ist halt ein ganz anderer Plausch, als wenn du mal ein längeres Meeting machst. Also eine dreiminütige Abstimmung?

Das bekommst du am Telefon hin. Das ist kein Problem, das hast du schon gesehen. 

Aber wie gelingt denn ein Meeting, wenn alle im Home-Office sind?

Und zwar du und deine Kollegen und deine Mitarbeiter. Das möchte ich dir heute einmal erklären. 

Nämlich: Welche Aufgabe hat der Moderator? Ein paar grundsätzliche Sachen und ein paar technische Tipps.

Erstens: Online ist Moderation eminent wichtig. Ohne Moderator geht es gar nicht. Welche Aufgabe hat er? Ich möchte dir ein paar Tipps geben, damit ihr mit allen Wassern gewaschen seid. 

Der Moderator muss sich so präsentieren, dass er das Meeting im Griff hat. Das macht er dadurch, dass er gleich am Anfang jeden einzeln und persönlich begrüßt, wie das bei einem richtigen Meeting eben auch passiert.

Da gibt es ein paar Tricks: 

  • Man hört beispielsweise am Piepen, dass jemand Neues dazugekommen ist. 
  • Man kann am Bildschirm erkennen, dass ein neues Bild aufgeht. 

Und dann weiß man – jemand ist gerade neu hinzugekommen. 

„Ah, Alexander. Hallo, schön, dass du da bist.“ So würdest du das in einem richtigen Meeting gegebenenfalls ja auch machen. Eine Art Mini-Smalltalk. 

Aber alle fühlen sich willkommen und sind auch angekommen. Und das ist auch schon der wichtigste Punkt, damit ein Meeting online aus dem Home-Office gelingt. 

Als Moderator muss man die Person einzeln und gezielt ansprechen – mit ihrem Namen. 

Das ist so unglaublich wichtig, da die Körpersprache komplett wegfällt.

Der Blickkontakt, der in einem Präsenz-Meeting diese Ansprache ersetzt und das Zunicken, das muss hier durch die direkte Ansprache ausgeglichen werden. 

Sonst weiß keiner, ob er dran ist.

Setzt also eure rosaroten Brillen ab und fallt nicht drauf rein, dass das in einem Meeting auch sonst immer klappt, da sich ohnehin alle kennen. 

Und bitte nicht:  

  • „Wer hat einen Kommentar?“ oder 
  • „Habt ihr noch Fragen?“

Das ist tödlich, denn das Resultat kann eine Mauer des Schweigens oder ein Jahrmarkt-Gewimmel sein, und beide Wege führen sicherlich nicht nach Rom. 

Ich mache das in der Regel so: 

„Ich möchte das nun reihum machen. Friederike, hast du einen Kommentar?“ 

Dann kommt der Kommentar.

Dann frag ich: „Lars, hast du einen Kommentar?“ und so weiter.

Personen immer einzeln ansprechen. 

So ein paar grundsätzliche Sachen: 

Mach es nicht zu lange! Die Aufmerksamkeit ist irgendwann weg. Dann fangen alle an, E-Mails zu lesen oder am Handy zu spielen oder den SPIEGEL zu lesen. 

Mit einem Ohr bist du dann noch wach und wenn du deinen eigenen Namen hörst, dann schreckst du hoch, versuchst dann herauszufinden, um was es geht und dich irgendwie daraus zu elaborieren. 

Was noch sehr hilft: Nutze eine blumenreiche Sprache. Ja, es soll ein Bild entstehen. 

Vergiss nicht: Das ist ja genau das Problem, dass im Moment nämlich zu wenig Bilder entstehen. 

Ich habe heute auch schon ein paar Metaphern benutzt, allein nur in diesem Beitrag – Mauer des Schweigens, rosarote Brille. 

Da gibt es noch mehr:

  • jemandem das Wasser reichen,
  • die Nadel im Heuhaufen suchen
  • usw.

Versuch dich anders auszudrücken, damit bei deinem Gegenüber ein Bild im Kopf entsteht. 

Das hilft sehr, dass die Aufmerksamkeit erhalten bleibt.

Ein paar technische Tipps: Wer nichts zu sagen hat, der schweige für immer. Was bei der Hochzeit gilt, gilt auch hier. 

Mach das Mikro aus, wenn du nichts beizutragen hast.

Wenn 20 Menschen ein Mikrofon an haben, dann hört es sich an wie im U-Bahnhof. Dann begeben sich alle auf die Suche nach dem Übel oder den Übeltätern. Was passiert dann? Die Aufmerksamkeit ist weg und der Faden ist verloren.

Kamera immer an, sprich in das Bild rein.

Schau dich nicht selber an! Es ist schwierig, in das kleine schwarze Loch zu sprechen, ich kenne das. 

Ich klebe immer ein Post-it auf die Kamera und schneide ein Loch rein. Dann weiß ich, wo die Kamera ist. Die kann man auf dem Bildschirm ja nicht immer gut erkennen. 

Immer in das Loch schauen und lächeln

Und dann male ich auf das Post-it ein Smiley – das Loch ist die Nase! Dann erinnerst du dich immer daran, dass du lächeln sollst. Du weißt also, wohin du schauen und welchen Gesichtsausdruck du haben sollst. 

Das vergisst man nämlich auch, weil man angespannt ist. 

Ich kann das Gegenüber nicht sehen, habe keine Reaktion. Jetzt kennst du den Trick.

So vorbereitet und so ausgeführt, kannst du deine wöchentlichen Meetings wieder auf das Niveau heben, das sie hatten, bevor alle ins Home-Office gehen mussten. So gelingt im Home-Office ein Meeting. 

In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie man in so einem Meeting Nägel mit Köpfen macht. Also eine Entscheidung trifft, wie man eine Breakout-Session machen kann, also wie du einen Workshop gestalten könntest.

Das geht auch. Und selbstverständlich auch, wie man so einen Online-Kreativ-Workshop machen kann.

Dieser Artikel basierte auf dem Podcast „Dein Team, Deine Pflicht“. Um diese und viele andere Episoden zu hören, kannst du den Dein-Team-Deine-Pflicht-Podcast abonnieren: iTunesSpotify und Deezer. Verpass nie mehr ein Arbeitsblatt, eine Episode oder einen Artikel: Abonniere den Newsletter.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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