Home-Office: Entscheidungen und Break-Out Sessions durchführen

Home-Office: Entscheidungen, Break-Out und Kreativ-Sessions

Heute wollen wir darüber sprechen, wie man Entscheidungen fällt, wie man man einen Break-Out und eine Kreativ-Sessions durchführt, während man im remote im Home-Office sitzt.

Wenn du magst, dann kannst du hier nachlesen, wie man grundsätzlich ein Meeting oder einen Workshop online durchführt. Auch was die besondere Aufgabe des Moderators ist und ob und wie sich seine Aufgabe unterscheidet im Vergleich zu einem normalen Meeting, wird dort erklärt.

Neben remote Entscheidungen im Home-Office fällen, sprechen wir heute auch noch darüber wie eine Break-Out Session und Kreativ-Sessions online durchführbar ist.

Das geht nämlich.

Nägel mit Köpfen machen. Remote Entscheidungen im Home-Office fällen.

Auch wenn man an verschiedenen Standorten im Home-Office sitzt, kann man gemeinsam remote Entscheidungen treffen. Und das sollte man auch tun. Sonst verliert man zu viel Zeit. Und die Teilnehmer nehmen ein Meeting, bei dem es Ergebnisse, also Entscheidungen gibt, effektiv und effizient wahr.

Wie kriegt man das jetzt hin?

Ich mache es immer so. Der Moderator läutet den Entscheidungsprozess ein. Ich sage noch mal ganz bewusst: „wir haben jetzt die Themen diskutiert, und nun treffen wir eine Entscheidung“.

Das ist der Wink mit dem Zaunpfahl, damit auch der Letzte versteht, dass die Zeit der Diskussionen vorbei ist. Und jetzt wird eine Entscheidung gefällt.

Es steigert auch die Aufmerksamkeit. Vergiss nicht, im Regelfall sehen die Teilnehmer dich ja nicht.

Was du nicht tun solltest – das solltest du im Übrigen bei einem normalen Meeting auch nicht tun – einfach mal so in die Runde fragen:

  •  Was denkt ihr?
  •  Wie soll die Entscheidung lauten?

Du musst das orchestrieren, wie ein Dirigent. Und dann holst du die einzelnen Ergebnisse ein. Zum Beispiel auf einer Strichliste.

Und dann hast du ein Ergebnis – deine erste remote Entscheidung aus dem Home-Office heraus.

Wie geht das jetzt ganz genau?

„Also, wir haben nun jetzt das Thema diskutiert. Und jetzt treffen wir eine Entscheidung“.

Jetzt frage ich reihum:  „Jörg, wollen wir den Relaunch des Portals vornehmen? Ja oder nein?“

Jörg antwortet.

Ich mach einen Strich.

„Miriam, wollen wir einen Relaunch des Portals vornehmen? Ja oder nein?“

Miriam antwortet.

Und so weiter.

Das ist natürlich zeitaufwändig, hat aber den Vorteil, dass sich jeder persönlich involviert fühlt. Du kannst auch einen anderen Weg gehen.

Du kannst ein Online-Tool nutzen, zum Beispiel Mentimeter.com.

www.mentimeter.com

Das hat den Vorteil, dass es zügig geht. Denn wie bei einer Bundestagswahl, können alle den Verlauf und das Ergebnis dieser Entscheidung live am Bildschirm erleben.

Das ist der Vorteil von diesen Online-Tools. Es hat mir immer wesentlich dabei geholfen, aus dem Home-Office heraus Entscheidungen und Break-Out Sessions durchzuführen.

Breakout und Kreativ Sessions online durchführen.

Also eine Breakout Session ist eine relativ kurze Sitzung, in der eine kleine Gruppe von Teilnehmern aus einer größeren Konferenz oder aus einer größeren Gruppe, größeren Team-Meetings, Bereichs-Meetings bestimmte Themen oder Aspekte des großen Themas dieser Veranstaltung diskutiert.

Das nennt man eine Breakout Session.

Also man teilt sich in kleinere Gruppen auf, bearbeitet Themen, kommt wieder zusammen und dann präsentiert man die Ergebnisse.

Normalerweise schickt man die Leute ja in andere Räume. Hast du sicherlich schon gesehen. Oder wenn es ein riesengroßer Raum ist, vier Gruppen, jeder in eine Ecke.

Online ist das ja jetzt ein bisschen problematisch. Wie kann man das nun online machen? Du kannst ja die Leute nicht in vier oder fünf Räume beamen.

Also erst einmal: du musst dich verdammt gut vorbereiten und ein bisschen mehr, vielleicht sogar noch mehr als bei einem Offline Meeting. Denn du musst auf die Technik achten. Auch solltest du den Inhalt sehr genau und präzise vorbereiten, denn sonst kriegst du einen Zirkus serviert.

Machen wir mal das Beispiel – du nutzt Skype.

Du brauchst damit verschiedene Skype-Konferenzen, die müssen vorher alle schon im Kalender eingetragen sein. Die Mitarbeiter, die in einer Breakout Session gepoolt werden, sollten nur noch auf einen Link mit der korrespondierenden Skype-Konferenz klicken müssen.

Das heißt, wenn du drei Gruppen machen möchtest, dann brauchst du vier Konferenzen, vier Konferenzräume, die du anlegen musst, und zwar vorher!

Die Konferenz, wo alle drin sind und dann natürlich drei einzelne Konferenzen, das sind dann deine Break-Out Sessions.

Als erstes machst du dir einen Schlachtplan, welche Personen gemeinsam eine Gruppenarbeit machen sollen. Diese Einteilung machst du schon, bevor das Meeting stattfindet, bevor der Workshop stattfindet. Das machst du nicht ad hoc. Dann würde völliges Chaos entstehen.

Denn diese Breakout Session hat ja eine Besonderheit.

Du kannst die Menschen nicht einfach ein, zwei, drei, vier durchzählen lassen und dann auf Event Räume verteilen. Sondern du musst diese Räume vorher schon festlegen.

Die Menschen müssen schon vorher eingeladen sein. Ehrlicherweise sollten sie schon den Link haben.

Nutzt du Zoom, nur mal am Rande, dann kannst du das aus Zoom heraus machen. Da gibt’s eine Funktion – eigene Räume anlegen. Das geht wunderbar.

Wichtig ist, dass jede Gruppe einen eigenen technischen Raum hat, sich selber einwählen kann und wenn die Zeit um ist, auch weiß, in welche Konferenz, also die Gesamtkonferenz, sie sich dann wieder einzuwählen hat.

Sonst hast du auch das Problem, dass du im virtuellen Raum auf der Suche nach deinen Teilnehmern bist. Und es ist schon schwierig genug wenn du durch die Hotel-Lobby tigern und die Leute einzusammeln musst.

Hier scheint es mir ehrlicherweise fast unmöglich.

Was musst du noch beachten, wenn du virtuelle Räume so vorbereitest?

Plane mehr Zeit für die Breakout Session ein, als du es offline tun würdest. Es dauert, bis eine Gruppe sich sortiert hat, bis alle eingewählt sind.

Manch einer will sich einen Kaffee holen. Ob du das willst oder nicht. Denk daran, du hast das nicht im Griff und du kannst das nicht kontrollieren.

Du siehst die Menschen nicht.

Du brauchst eine sehr klar definierte Arbeitsaufgabe.

Es gibt nicht die Möglichkeit nachzufragen, wenn etwas nicht verstanden wird. Deshalb muss gleich von Anfang an klar sein, um was es geht.

Im Übrigen empfehle ich dir, pro Gruppe immer einen Owner zu bestimmen, also jemand, der den Hut auf hat.

Das ist dann auch derjenige, den du wahrscheinlich anpingen kannst, wenn deine Schäfchen doch verloren gegangen sind.

Das Word Café ist für eine virtuelle Breakout Session geeignet.

Hast du vielleicht schon mal gehört, wenn nicht: Gruppenarbeiten an einem Tisch, an einem Thema.

Wenn die Zeit um ist, gehst du zum nächsten Tisch und bearbeitest das nächste Thema, bis alle wieder am Ausgangstisch angekommen sind. Für jeden Tisch gibt es einen Gastgeber, der nicht rotiert.

Wie geht das online aus dem Home-Office heraus?

Als erstes muss man zum Beispiel in Google Docs für jeden Tisch ein Thema, ein Dokument anlegen. Im World Café gibt es ja den Gastgeber, der bleibt ja immer an dem Tisch, aber der wird in diesem Fall der Eigentümer des Dokuments.

Der Gastgeber bleibt also immer beim Dokument.

Und folgende Vorgehensweise hat sich für mich als gut durchführbar erwiesen: wenn die Gruppe fertig ist, wechselt der Owner, also der Gastgeber, mit dem Dokument in die nächste Konferenz.

Nicht wie sonst geht die Gruppe zum nächsten Tisch, sondern der Owner, der Gastgeber, der geht mit dem Dokument virtuell in die nächste Konferenz.

Er nimmt den Tisch sozusagen mit.

Die Gruppen verbleiben in ihren jeweiligen Konferenzen. Der neue Gastgeber stößt mit dem jeweiligen Dokument zu der neuen Gruppe. Er wählt sich in eine neue Konferenz ein. Oder er betritt einen neuen virtuellen Raum, er gibt allen Teilnehmern dann Zugang zum Dokument und stellt die bisherigen Ergebnisse vor.

Alle können die bisherigen Ergebnisse diskutieren und ergänzen, wie das in einem normalen World Café üblich ist.

Wenn die Zeit um ist, wechselt wieder nur der Gastgeber, also der Owner, mit dem Dokument so lange, bis alle Gruppen durch sind. Am Schluss wird sich darauf geeinigt, wer die Ergebnisse präsentiert und alle wählen sich wieder in die Hauptkonferenz ein.

Da alle Zugang zu allen Dokumenten haben, kann man reihum das Ergebnis präsentieren wie bei einem normalen World Café.

Das klappt hervorragend.

Man muss sich nur rein denken und etwas vorausplanen.

Ein weiteres Beispiel ist Brainstorming.

Der Moderator stellt das Thema vor. Alle gehen für, sagen wir mal 25 Minuten, in sich, notieren ihre Ideen für sich selbst in einem eigenen Dokument auf ihrem Rechner.

Inzwischen hat der Moderator allen Teilnehmern Zugang zu einem gemeinsamen Dokument gegeben, zum Beispiel wieder mal via Google Docs.

Jeder Teilnehmer kommt nun reihum dran. Der Moderator spricht den jeweiligen Mitarbeiter an und die individuell gefundenen Ideen können jetzt vom Mitarbeiter der Reihe nach in das Dokument eingetragen werden.

Wenn alle ihre Ideen in das Dokument geschrieben haben, kann man gemeinsam clustern, entscheiden und dokumentieren.

Wie immer: die Herausforderung dabei ist die Moderation – es darf nicht zugehen wie auf einem Bahnhof.

Du als Moderator musst das steuern und die Personen einzeln dran nehmen.

Jetzt weißt du wie du im Home-Office Entscheidungen und Break-Out Sessions durchführst.

Hier kannst du lesen, wie man sich im Homeoffice richtig gut einrichten kann. Ein paar Tipps, die ich über die Jahre entwickelt habe. Wirklich praktisch. Wie mache ich das denn jetzt am besten? Freu dich drauf – das sind alles neue Erfahrungen! Wenn diese Zeit des allgemeinen Home-Office vorbei ist, dann wirst du und dein Team gestärkt aus dieser Situation herausgehen. 

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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