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Fünf Ansätze für ein erfolgreiches Meeting Follow-up

Meetings erfolgreich abschließen

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Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Nur so werden Meetings erfolgreich“ des Dein Team, Deine Pflicht Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

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Wenn im Wald ein Baum umfällt und niemand da ist, der es hört und sieht – ist dann ein Geräusch vorhanden? Die Schallwellen sind immer da, aber ein Geräusch entsteht erst im Kopf des Hörers. Ohne Hörer daher kein Geräusch.

In meiner Arbeit mit Teams zum Thema Meetings lautet meine Version dieser Frage:

Wenn du ein Meeting hast und danach nichts passiert, war es dann ein vernünftiger Einsatz der Zeit deines Teams?

Manchmal braucht es Meetings, die weder eine Entscheidung herbeiführen noch in irgendeiner Aktion münden. Aber das ist wirklich die Ausnahme, nicht die Norm. Bei den meisten Meetings führt ein gutes Gespräch allein nicht zum gewünschten Ergebnis.

Allzu oft führen Meetings, die dazu gedacht sind, eine Entscheidung zu formulieren oder die nächsten Schritte zu klären, zu wenig, wenn überhaupt. Was kannst du also dagegen tun? Hier sind 5 Ansätze, um deine zukünftigen Meetings handlungsfähiger zu machen.

#1: WRAP-UP

Bevor du das Meeting beendest, überprüfe die Ergebnisse des Meetings. Oftmals läuft die Konversation bis zur letzten Sekunde und die Leute eilen aus dem Raum auf dem Weg zum nächsten Meeting. Es ist kein Wunder, dass danach nichts passiert, da die Gruppe keine klaren nächsten Schritte festgelegt hat. 

Ja, es ist schwer, ein Meeting pünktlich zu beenden, aber wenn du die letzten fünf Minuten des Meetings für eine Nachbereitung reservierst, ist der Einfluss exponentiell. Nutze diese Zeit, um genau zu sagen, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche nächsten Schritte unternommen werden müssen. 

Indem du in deine Meetings immer ein Wrap-up einbaust, ersparst du es dir auch, während der gesamten Diskussion detaillierte Notizen zu machen. Zuhören, Reden, Moderieren und Schreiben gleichzeitig ist eine Herausforderung. Bitte stattdessen alle, sich Aufgaben oder wichtige Informationen zu notieren, die sie während der Diskussion hören werden. Bitte dann am Ende des Meetings alle, ihren Beitrag zu leisten, indem sie mitteilen, was sie für die nächsten Schritte halten und welche Entscheidungen getroffen wurden. Das Team kann dann festlegen, welche vorgeschlagenen Aufgaben die tatsächlichen nächsten Schritte sind.

#2: AUFGABEN EINEM BESITZER ZUWEISEN

Wie oft hast du schon in einem Meeting gesessen und etwas Unverbindliches gehört wie: „Nutzen wir doch die neueste Analyse aus dem Marketing, bevor wir eine endgültige Entscheidung treffen“ oder „Wir sollten das mit jemandem aus dem Produktteam besprechen und schauen, was er oder sie dazu sagt.“ Sind das wirklich Aufgaben, die erledigt werden müssen, und wenn ja, wer wird sie erledigen? 

Vielleicht ist ja ein Teammitglied tatsächlich bereit, die betreffende Aufgabe zu erledigen, aber wenn sein Name nicht explizit als Teil der Aufgabe genannt wird, wird es leicht übersehen. Es kann auch sein, dass die Arbeit bewusst vergessen wird. Wer will schon zusätzliche Arbeit machen?!

Wenn eine Aussage mit „Es wäre toll, wenn …“ oder „Wir sollten Folgendes tun …“ beginnt, ist es unklar, ob es sich um einen Vorschlag oder eine Aufgabe handelt. 

Während eines Meetings werden viele Ideen geäußert, aber man einigt sich nicht in allen Fällen auf einen nächsten Schritt. Du musst dir darüber im Klaren sein, was eine echte Aufgabe ist. Zu oft erwarten wir, dass die Mitarbeiter durch die Unklarheit waten und die nächsten Schritte finden, die sie tun müssen. Das führt dann oft dazu, dass nichts passiert.  

Bestimme am Ende des Meetings, oder wenn ein echter nächster Schritt identifiziert wurde, wer diese Aufgabe übernehmen wird oder frag nach einem Freiwilligen. Jeder beschlossene Punkt im Meeting sollte einen Verantwortlichen haben.

Wenn du die Aufgabe jemandem zuweisen musst, der nicht im Meeting ist, dann lass ein Teammitglied diese andere Person über die Aufgabe informieren und den notwendigen Kontext liefern.

#3: SCHREIBEN UND KATEGORISIEREN

Das Gedächtnis ist nicht immer eine zuverlässige Quelle und verursacht oft mehr Konflikte als Gutes. Vermeide diesen unnötigen Konflikt, indem du die Ergebnisse des Meetings dokumentierst, sodass du bei Bedarf auf diese zurückgreifen kannst.

Die wenigsten Menschen lesen gerne ein langes Meetingprotokoll oder Dutzende von unorganisierten Aufzählungspunkten mit unwichtigen und irrelevanten Informationen. Bereite stattdessen eine prägnante Zusammenfassung vor, die drei Dinge einfängt: 

AUFGABEN, ENTSCHEIDUNGEN und ERKENNTNISSE.

Aufgaben sollten einfach angeben, wer was bis wann tun wird.

Entscheidungen sollten mit allen relevanten Details geschrieben werden, einschließlich eines oder zwei Aufzählungspunkten, die die Gründe dafür erklären: warum wir diese Entscheidung den anderen Optionen vorgezogen haben. 

Erkenntnisse sollten die Highlights oder die wichtigsten Punkte aus den Gesprächen beinhalten, insbesondere Informationen, die die Mitarbeiter bekommen müssen, oder die wichtig genug sind, um sie festzuhalten. 

Achte außerdem darauf, dass du alle deine Aufgaben, die dir in einem Meeting zugewiesen werden, in dein reguläres System einträgst, egal ob du einen Projektplan, ein Notizbuch oder eine App verwendest. Meetingaufgaben sollten nicht getrennt von all deinen anderen To-dos sein. Wenn sie das sind, werden sie eher vergessen. 

#4: TEILE DEINE NOTIZEN

Das Teilen von Meetingnotizen hilft, alle daran zu erinnern, dass die Ergebnisse des Meetings wichtig sind und ihre Aufmerksamkeit brauchen. Sie sind besonders nützlich, um Mitarbeiter zu informieren, die nicht am Meeting teilgenommen haben. Sende die Notizen an alle, die am Meeting teilgenommen haben, und an alle anderen, die ebenfalls informiert werden müssen. Das könnten dein Vorgesetzter, andere Teammitglieder aus deiner Abteilung oder Kollegen sein, die das Meeting einfach verpasst haben. Denke an jeden, der von deinen Informationen profitieren könnte.

#5: FOLLOW-UP

Jeder hat viele Verantwortlichkeiten und Prioritäten. Wenn niemand nachfasst oder es keine Fristen gibt, die eingehalten werden müssen, schiebt man Meetingaufgaben schnell mal an das Ende einer Liste, was normalerweise bedeutet, dass sie nie erledigt werden. 

Wenn eine Meetingaufgabe erledigt werden muss, musst du dich über ihren Fortschritt informieren. Gehe den Aufgaben entweder mit den entsprechenden Mitarbeitern einzeln oder als Gruppe nach. Nutze zum Beispiel deine Notizen aus dem vorherigen Meeting, um alle offenen Aufgaben während des anstehenden Meetings zu überprüfen. 

Wenn du Meetings mit dem Gedanken der Nachbereitung angehst, kannst du Schritte unternehmen, um deine Meetings produktiver und umsetzbarer zu machen.

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Bildquelle Istockphoto.

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Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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