Die drei wichtigsten Mitarbeitergespräche

one on one

Als ich zum ersten Mal als richtige Führungskraft tätig war, war ich mir nicht ganz sicher, wie ich das Beste aus meinen Mitarbeitern herausholen könnte. Tatsächlich hatte ich keine Ahnung, wie ich überhaupt ihren Respekt gewinnen könnte. Ich war Anfang zwanzig und ein Großteil meines Teams war in meinem Alter, wenn nicht älter.

  • Wo soll ich anfangen?
  • Wie soll ich vorgehen?
  • Wie soll ich dieses Meeting leiten?
  • Wonach streben sie?
  • Merken sie, dass ich keine Ahnung von dem habe, was ich tue?

Als Fan guter Checklisten fühlte ich mich in eine Rolle gedrängt, in der es weder einen Plan noch eine Checkliste dafür gab, was man tun oder wie man sein Team leiten soll. Zwar hatte ich bei der Bundeswehr die „erforderliche“ Ausbildung erhalten, aber das reichte für meine neue Aufgabe bei Weitem nicht aus.

Also las ich eine Unmenge von Büchern über Führung und bat erfahrene Führungskräfte um Tipps, wie man eine gute Führungskraft wird. So begann ich mit meinem Team zu experimentieren. Etliche Jahre und zahlreiche Fehler später entdeckte ich drei Mitarbeitergespräche, die für die Leistung und Entwicklung eines Teams von unschätzbarem Wert gewesen wären.

Diese möchte ich gerne mit dir teilen, um dir dabei zu helfen, deine Mitarbeiter strategisch und langfristig zu führen.

Hier die drei Mitarbeitergespräche, die du führen musst.

1. Check-in: 

Das Check-in ist das erste der drei Mitarbeitergespräche. Ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Meeting, das deinen Mitarbeitern bei der Problemlösung ihrer wöchentlichen Aufgaben hilft und gleichzeitig die Prioritäten neu ausrichtet. Hier ziehe ich sie zur Verantwortung und leiste ihnen Hilfestellung, damit sie ihr Bestes geben können. Das kannst du überall machen, am Telefon oder persönlich, und dauert in der Regel zwischen 10 und 15 Minuten. Solche Gespräche geben Einblick in den Fortschritt deines Teams und dienen euch beiden als Kalibrierpunkt. Sie bieten deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, Hilfe zu bestimmten Fragen zu erhalten, und stellen gleichzeitig sicher, dass sie fokussiert arbeiten. Verwende diese Agenda als Ausgangspunkt:

Nimm dir vor dem Gespräch ein paar Minuten Zeit, um die Aktionspunkte der vergangenen Woche durchzugehen. Mach entsprechende Notizen für das bevorstehende Gespräch. Bitte deinen Mitarbeiter, das Gleiche zu tun.

  • Updates: Hier haben beide die Möglichkeit, relevante Updates auszutauschen.
  • Arbeitsthemen: Hier hast du Gelegenheit, deinem Gegenüber bei Problemen der vergangenen Woche zu helfen.
  • Aktionsthemen: Beende das Check-in-Gespräch mit den nächsten Schritten für beide Parteien. Ich finde, dass die Zusammenfassung in einer E-Mail ein effektiver Weg ist, den Mitarbeiter und mich selbst zur Verantwortung zu ziehen.

2. Entwicklungsgespräch: 

Hierbei handelt es sich um monatliche oder vierteljährliche Mitarbeitergespräche. Die führst du mit deinem Mitarbeiter darüber, in welche Richtung er oder sie wachsen möchte. Oder auch in welchen Bereichen er oder sie sich entwickeln will und wie du ihm oder ihr dabei helfen kannst.

Zweck dieses Gesprächs ist es, mit deinen Mitarbeitern in Kontakt zu treten, ihnen zu zeigen, dass du dich für ihr Leben interessierst, und zu erfahren, wie du ihre Entwicklung unterstützen kannst. Entwicklungsgespräche sollten außerhalb eines typischen Meetings stattfinden, vielleicht beim Mittagessen, bei einem Spaziergang oder bei einem Kaffee. Wenn du dir diese Zeit mit deinen Mitarbeitern nimmst, zeigst du ihnen, dass dir ihre Zukunft am Herzen liegt, und du schaffst gleichzeitig die Möglichkeit, ein Coach für ihre Entwicklung zu sein. Diese drei Fragen sind ein guter Ausgangspunkt:

  • Welche Fähigkeiten möchtest du entwickeln?
  • Wie willst du wachsen?
  • Wie kann ich dir helfen, zu wachsen?

3. Leistungsbeurteilung: 

Die Leistungsbeurteilung sollte vierteljährlich oder halbjährlich stattfinden und ist eine Revision der Leistung eines Mitarbeiters im Vergleich zu seinen Zielen. Hierbei soll die Leistung deiner Mitarbeiter bewertet werden: Wie bewegen sie sich  im Vergleich zu ihren Quartalszielen auf ihre langfristigen Ziele zu?

Es ist sowohl ein Zeitpunkt, um das Wachstum in Richtung der aktuellen Ziele zu beurteilen, als auch eine Gelegenheit, um zukünftige Ziele festzulegen. Oft ist es übrigens am besten, bereits vor dem Gespräch zu überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden. Die Leistungsbeurteilung ist eine wirkungsvolle Möglichkeit für dich und deine Mitarbeiter, das Gesamtbild zu betrachten, indem man aus den wöchentlichen Arbeitsaufgaben hinaustritt und ein objektives Feedback zu Wachstum und Zielen gibt.

Hier sind einige Beispielfragen, die ich meinem Team gestellt habe:

  • Was sind einige bedeutende Leistungen aus dem letzten Quartal?
  • Ist etwas nicht wie geplant gelaufen?
  • Was ist passiert?
  • Was hast du gelernt?
  • Auf welchen Wachstumsbereich willst du dich im nächsten Quartal konzentrieren?
  • Was kann ich tun, um dich besser zu unterstützen?

Für jemanden, der zum ersten Mal als Führungskraft tätig ist, kann die Frage, was man mit seinem Team tun soll – wo man anfangen soll, was notwendig ist und wie man es tun soll – sehr verwirrend und überwältigend sein.

Wir verlieren uns oft in den subtilen, aber deutlichen Unterschieden zwischen der Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter, dem Entwicklungsfeedback und der Leistungsbeurteilung, ohne eine geeignete Struktur zu haben, um jede dieser Aufgaben richtig gut zu machen.

Ziel der obigen Checkliste ist es, diese drei erwünschten Ergebnisse – Check-in, Weiterbildung und Leistungsanalyse – in getrennte Meetings aufzuteilen.

Dadurch schaffst du viel mehr Klarheit für dich und deine Mitarbeiter.

Verwende die obige Checkliste als Rahmen für deine Teamleitung. Plane die Mitarbeitergespräche und teile jedem deiner Teammitglieder Ziele mit. So kannst du dich fokussieren und gleichzeitig deinen Mitarbeitern ihr Wachstum selbst in die Hand geben.

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Photo by Charles Deluvio on Unsplash

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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