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Wie du E-Mails mit militärischer Präzision schreibst

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Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Wie du E-Mails mit militärischer Präzision schreibst“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

An dieser Stelle habe ich schon einmal darüber geschrieben, warum die Open Doors Policy keine ganz so hervorragende Idee ist und es besser ist, wenn du nicht immer ansprechbar bist. Das Problem ist ja bekannt: Du bekommst eine Slack- oder WhatsApp-Nachricht und musst sofort darauf reagieren. Das ist aber falsch, denn du als Führungskraft solltest immer Herr über deine Zeit bleiben. Dafür ist die E-Mail, die ich immer mehr zu schätzen gelernt habe, doch ein sehr gutes Tool. 

Allerdings hat die E-Mail auch ihre Nachteile: Manche Leute schreiben durcheinander, unstrukturiert. Man weiß nicht, um was es geht. Obendrein teilweise seitenlang, und damit meine ich jetzt Bildschirmseiten lang, wo man erst ganz unten erfährt, ob es sich überhaupt gelohnt hat, das Ganze zu lesen. 

Aus diesen Gründen soll es nun darum gehen, wie du E-Mails mit militärischer Präzision schreibst und warum das wirklich eine gute Idee ist … Mann, da habe ich aber gleich mehrere „Alarmwörter“ verwendet … Militär, Präzision: Solche Dinge hört man heute in unserer Kultur nicht so gerne. Warum ich diese Begriffe trotzdem verwende? Weil ich vor einigen Jahren auf einen interessanten Artikel gestoßen bin: How to Wright Emails with Military Precision

Nachdem ich also denArtikel gelesen hatte, habe ich diesen meinem Geschäftsführer präsentiert: „Schau mal, Sven, das könnte die Lösung zu all unseren Problemen zu sein – unseren Mitarbeitern eine Richtlinie an die Hand zu geben, die es dem Empfänger und in diesem Fall ganz uneigennützig auch uns beiden einfacher macht zu verstehen, was denn eigentlich gemeint ist. Und wir zwei sollten uns natürlich auch daran halten …“

Nach wie vor bin ich entzückt darüber, was es doch für eine gute Idee gewesen ist …

Aber kommen wir nun zur Sache: Es ist ja ganz logisch, dass im Militär eine schlecht formatierte E-Mail den Unterschied zwischen – dramatisch ausgedrückt – Leben und Tod machen könnte. Aber auch für den zivilen Schriftverkehr kann man sich da einiges abschauen. Wie verfasst man also eine gute E-Mail? Hier einige Tipps aus dem Artikel.

Fülle den Betreff mit Schlüsselwörtern

Das Erste, was man sieht, wenn man eine E-Mail bekommt, ist der Absender: Kommt sie vom Chef, sollte ich sie wahrscheinlich lesen. Kommt sie von irgendjemand anderem, dann geht mein Augenmerk definitiv als Nächstes auf die Betreffzeile. 

Wenn der Betreff nicht gut formuliert ist und ich nicht verstehe, warum ich die Mail aufmachen soll, dann mach ich das auch nicht. Falls die Mail vom Chef kommt, öffne ich sie vielleicht trotz schlechter Betreffzeile, doch die Kombination von Kollege, Mitarbeiter oder Externen und schlechter Betreffzeile wird wahrscheinlich dazu führen, dass ich einfach drüber hinwegsehe. Daher bitte die Betreffzeile mit Schlüsselwörtern füllen. Das ist das Erste, was der Empfänger dann sehen wird.

Was meine ich mit Schlüsselwörtern in E-Mails? Naja, beim Militär war es relativ einfach, da gab es laut oben genanntem die Wahl zwischen …

  • ACTION.  Dahinter stand das, was der Empfänger tun muss. 
  • SIGN. Irgendwas muss unterschrieben werden. 
  • INFO. Nur eine Information, es wird nicht erwartet, dass irgendeiner etwas tut. 
  • DECISION. Erfordert eine Entscheidung. 
  • REQUEST. Bedeutet, man braucht eine Erlaubnis oder eine Genehmigung für irgendetwas von dem Empfänger. 
  • COORD. Sollte es mehr als ein Empfänger sein und Abstimmung nötig ist (also einer dieser unsäglichen E-Mail Threads …) 

Wenn du also das nächste Mal eine E-Mail mit einem Status-Update für ein Projekt an irgendwen schickst, dann schreibst du einfach „Info“ und dann das Status-Update.  Möchtest du ein Protokoll und dann, dass die Mitarbeiter bestätigen, dass die Inhalte auch stimmen, schreibst du „Aktion“ und dann: „Hier ist der Report – bitte lesen und Feedback, dass das auch so in Ordnung ist und so gesagt wurde.“

QUIZ: Die Quintessenz zuerst

Kommen wir nun zum zweiten Teil der E-Mail. Der wird bei dem Harvard Business Review Artikel von diesem ehemaligen Navy Officer mit „BLUF“ abgekürzt. „BLUF“ steht für „Bottom line up front“. Laut dem Artikel scheint es sich hier tatsächlich um ein US-amerikanisches militärisches Akronym zu handeln.

Da haben wir uns natürlich damals bei weg.de ein paar Gedanken gemacht. Schließlich konnten wir in unsere E-Mail-Richtlinie nicht „BLUF“ reinschreiben – damit hätte niemand etwas anfangen können. Also haben wir uns was anderes überlegt: „QUIZ“ als Abkürzung von „Quintessenz zuerst“. 

Was bedeutet das? Militärs leiten ihre E-Mails mit einem kurzen, staccatoartigen Statement ein, das wir QUIZ nennen. Es beschreibt die Absicht der E-Mail und die erforderliche Action. Das QUIZ sollte die 5 „W“s beantworten (wer, was, wo, wann und warum). 

Copy Paste: PUNKTGENAU im Check-Out bei „Gutscheincode vorhanden“ einfügen.

Ein gutes QUIZ-Beispiel:

 „Ab dem 1.12. gilt für alle Mitarbeiter der Kommwill GmbH in Köln und München die hier vorliegende Anweisung zum Verfassen von E-Mails.“

Warum hat man das gemacht? Naja, das QUIZ hilft dem Leser schnell zu verstehen, was von ihm erwartet wird. Der Leser der E-Mail benötigt nicht unbedingt all die Hintergrundinformationen, die zu einer Entscheidung geführt haben. Er möchte lediglich wissen, was die E-Mail für ihn und seine Aufgabe bedeutet. Das QUIZ sollte ihm das jedes Mal beantworten.

Was ist der Grundgedanke dahinter? Wer mich kennt, der weiß auch, dass ich ein großer Fan von Barbara Minto bin und ihrem Pyramiden-Kommunikationsprinzip bin: die Kernaussage/These zuerst und danach kommen die ganzen Argumente, warum das so sein soll. Funktioniert bei E-Mails genauso.

Ein Beispiel

Betreff: INFO – Homeoffice 

Liebes Team,

(es folgt das QUIZ) wir werden ab dem 1.1. die Tage, die ein Mitarbeiter im Homeoffice verbringen darf, von drei auf einen Tag pro Woche reduzieren. 

(nun folgen Hintergrundinformationen) Erstens wollen wir mit dieser Maßnahme die Kommunikation im Team und die Zusammenarbeit verbessern. Zweitens: Alle Führungskräfte unterstützen das. Drittens … 

(Anmerkung am Rande: Das war eine echte Mail aus dem Jahr 2016 – Kann man sich kaum vorstellen, dass man so etwas über das Homeoffice mal geschrieben hat. Aber egal, hier geht es um den Aufbau der E-Mail.) Die Empfänger wissen dank klar formulierter Betreffzeile, dass keine Antwort erforderlich ist, weil es eine Info ist. Sie erfahren alle wesentlichen Informationen aus dem „QUIZ“.

Da es sich aber um eine signifikante Änderungen bei einer Richtlinie handelt, werden mehr Details im Bereich Hintergrund bereitgestellt, z. B. dass das Management diese Entscheidung mitträgt, dass damit die Entscheidung final ist und dass es positive Effekte in der Zusammenarbeit bringen sollte.

Kurze E-Mails sind effektiver als lange 

Versuche, die Informationen auf eine Bildschirmseite zu bringen, damit nicht gescrollt werden muss. Vermeide außerdem, im Passiv zu schreiben, weil das die Sätze unnötig kompliziert klingen lässt. Schreibe nach Möglichkeit im Aktiv. Ein Beispiel: 

Passiv: Die Reise wurde von einem Kunden am Nachmittag gebucht. 

Aktiv: Der Kunde buchte die Reise am Nachmittag. 

Wie du siehst, ist der Aktivsatz schon viel kürzer. 

Natürlich ist es manchmal notwendig, mehr Informationen zur Verfügung zu stellen. Ist das der Fall, schreibe diese im Abschnitt „Hintergrund“ nach dem QUIZ als Aufzählung. Somit kann der Empfänger zügig die Infos erfassen. 

Ein Tipp: Um unsere E-Mail-Fächer nicht unnötig zu verstopfen, sollten Downloads in der Regel nur per Link verschickt werden, anstelle eine Datei anzuhängen. Das wird den Empfänger dazu bringen, auf die Website zu gehen, auf der die Datei bereitliegt, und somit ist sichergestellt, dass er immer die aktuelle Version des Dokuments liest. Darüber hinaus ist auch gewährleistet, dass wir nicht versehentlich vertrauliche Dokumente an einen Empfänger schicken, der diese hätte nicht bekommen sollen. 

Abschließend nochmal ein Beispiel für einen gelungenen E-Mail-Aufbau:

Betreff: INFO – Verlegung des Management Weekly 

Lieber Michael, 

(QUIZ) wir haben das Management Weekly nächste Woche Dienstag von 10 auf 12 Uhr verlegt, damit auch Andrea daran teilnehmen kann. 

(Hintergrund) Wir haben nach anderen Alternativen gesucht, aber es ist nur zu diesem Zeitpunkt möglich, das Meeting stattfinden zu lassen. Es ist notwendig, dass du Meeting teilnimmst, weil Michael dringend ein Update zu folgenden Themen ABC benötigt. Er braucht diese Info, weil er sich am Abend mit den Geschäftsführern trifft, um das weitere Vorgehen zu besprechen. Bitte instruiert eure Mitarbeiter entsprechend. 

Ich kann dir sagen, ich werde es auch wieder ins Gedächtnis rufen und mit meinem Team besprechen, ob das nicht eine viel effektivere und auch effizientere Art und Weise ist, E-Mails zu nutzen. Im Hinblick auf die Open Door Policy würde ich ohnehin immer auf eine E-Mail verweisen wollen. Mach es doch mal so wie die US Air Force. Ich glaube, das könnte sehr viel erfolgreicher, schlagkräftiger sein und die Kommunikation im Team, besonders auch im Homeoffice verbessern. Dann weiß nämlich jeder, warum er was wann lesen sollte. Also ich würde es mal ausprobieren.

Diesen Artikel kannst du hier als Podcast hören. Um diese Episode und viele andere zu hören, kannst du den „Dein Team, deine Pflicht“-Podcast bei iTunes, Spotify, Amazon Music und anderen abonnieren. 

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Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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