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Powerpoint: Auf den Punkt kommunizieren

Auf den Punkt kommunizieren

Präsentation / Kommunikation / Prinzip der Pyramide

Kommunizieren: In Zeiten, in denen weniger Vorträge und Präsentationen live gehalten werden, ja sogar Unterrichte deutlich seltener mit Präsenzpublikum abgehalten werden, gewinnen Online-Präsentationen an Bedeutung. Wurde aber anfangs noch online in der gleichen Weise präsentiert, in der man von Angesicht zu Angesicht präsentierte, wurde schnell klar, dass die Aufmerksamkeitsspanne online nicht identisch ist. Veränderte Präsentationsmodelle mussten her.

Du möchtest zukünftig auch auf den Punkt kommunizieren?

Du wirst nicht verstanden? Dein Chef wird immer ungeduldiger, wenn du ihm etwas erklärst? Deine Mitarbeiter liefern Ergebnisse, die nicht das sind, was du gesagt hast? Dann empfehle ich dir meinen Kurs zu „Auf den Punkt kommunizieren“: informiere dich einfach hier darüber.

Aber warum ist das eigentlich so?

Sitzt man in einer Live-Präsentation oder einem Vor-Ort-Vortrag, bekommt der Präsentierende direktes Feedback. Es entsteht eine Stimmung im Raum. Er nimmt die Gesichtsausdrücke und die Körpersprache seiner Zuhörer wahr und kann ent- sprechend etwas verändern. In der Regel hat man als Teilnehmer etwas zum Schreiben vor sich oder allenfalls sein Handy. Wer seinen Laptop dabei hat, wird sich keine Videos mit Geräuschen einschalten, weil das ebenfalls direktes Feedback nach sich zöge.

Vor einer Videopräsentation sieht das schon anders aus

Da übertragen die Zuschauer in der Regel keinen Ton, es sei denn, sie dürfen einen eigenen Wortbeitrag leisten. Da ist die Versuchung deutlich größer, sich mal schnell ein Video anzusehen oder im Multi-Tasking weitere Tabs geöffnet zu haben, in denen man gerade mal die E-Mails abruft, in den sozialen Netzwerken unterwegs ist oder man geht bei abgeschalteter Video-Übertragung einfach aus dem Raum. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann der Präsentierende gar nicht dauerhaft im Blick haben, wie anwesend seine Zuschauer sind. Am Bildschirm muss man auch anders präsentieren, als das am klassischen Whiteboard der Fall ist. Man muss sehr darauf achten, dass die Zuschauer es leicht haben, einem zu folgen.

Wenn auch du als Führungskraft dein Team bei der Stange halten willst, wenn du online präsentierst, solltest du auf diese 11 Faktoren achten:

  1. Visualisierende Folien sind sehr wichtig, egal, um welches Thema es geht.
    • Folien mit vielen Worten sorgen dafür, dass das Publikum schnell abschaltet.
    • Niemand hört vielen Worten zu, während er viele Worte liest.
    • Eins von beiden geht in diesem Fall verloren.
    • Achte auf relevante Visualisierungen, die deine Zuschauer fesseln.
  1. Animiere Punkte – das sorgt dafür, dass die Zuschauer sich auf jeden Punkt konzentrieren.
    • Nicht umsonst gibt es in den diversen Präsentationsprogrammen die Möglichkeiten, Folien zu animieren.
    • Steht direkt der ganze Text da, werden deine Mitarbeiter eher mit dem Lesen der Folie beschäftigt sein, als dass sie sich auf deine Worte konzentrieren.
  1. Kaum etwas wirkt einschläfernder als eine gleichbleibende Tonalität beim Präsentieren.
    • Du musst nicht besonders energetisch wirken oder schneller werden, wenn du sprichst.
    • Allzu langsames, leises Sprechen sorgt aber ebenfalls dafür, dass die Mitarbeiter abschalten.
    • Variiere dein Sprechtempo und deinen Gesichtsausdruck.
    • Das ist besonders auf kleinen Bildschirmen wichtig und bedenke – es gibt immer auch Teilnehmer, die vom Handy aus zusehen.
  1. Wechsle deinen Inhaltstyp etwa alle 8-10 Minuten.
    • Benutze dafür Fragen, die Umfragefunktion oder den Chat.
    • Gerne werden auch hin und wieder einmal You-Tube Videos angesehen, die Experten und Beispiele zu Wort kommen lassen.
  1. Binde deine Mitarbeiter in die Präsentation ein.
    • Bitte sie, sich zu bestimmten Punkten Notizen zu machen, die du dann, je nachdem, welche Software zum Einsatz kommt, gleichzeitig anzeigen oder im Chat präsentieren lassen kannst.
    • Wenn deine Mitarbeiter das Gefühl haben, sie können inhaltlich wertvolle Beiträge leisten, werden sie eher bereit sein, sich auch gedanklich und mit ihrer Aufmerksamkeit einzubringen.
  1. Falls du akademisch präsentierst, solltest du sicherstellen, dass alle Teilnehmer über die Dauer des gesamten Vortrags körperlich und geistig anwesend sind. Das kannst du beispielsweise über ein bereits zu Beginn angekündigtes Quiz am Ende der Session bewerkstelligen.
  1. Kaum etwas wirkt fesselnder als Beispiele aus der Praxis.
    • Natürlich kannst du theoretisch etwas herleiten und behaupten, das sei im »richtigen« Leben genau so.
    • Was aber deutlich beeindruckender wirkt, sind Bilder und Videos aus der Praxis.
    • Erwähne Firmen, die das schon genau so machen und belege ihre Erfolge.
    • Das ist besonders im Bereich Marketing und Finanzen spannend, denn hier sind viele Beispiele einer großen Allgemeinheit bekannt.
  1. Eine weitere gute Idee ist es, dass du Schlüsselpunkte regelmäßig zusammenfasst. Besonders unter dem Blickwinkel des multitaskenden Mitarbeiters ist es unabdingbar, dass am Ende alle mit dem gleichen Kenntnisstand das Meeting verlassen. Regelmäßige Zusammenfassungen können ein Ansatz dazu sein.
  1. Überfrachte das einzelne Meeting nicht mit zu vielen Inhaltspunkten.
    • Wenn bereits eine Reihe von Meetings geplant ist, verteile den geplanten Inhalt und versuche, zu minimieren.
    • Niemand hat etwas davon, wenn deine Mitarbeiter mit klingelnden Köpfen jedes einzelne Meeting verlassen.
    • Es könnte sich sonst auch eine allgemeine Online-Meeting-Müdigkeit einstellen.
    • Wenn deine Mitarbeiter schon wissen, dass sie in dieser Woche dreimal den Inhalt für etwa einen Monat eingetrichtert bekommen, werden sie über die Zeit immer weniger motiviert, sich auf das einzelne Meeting zu konzentrieren.
    • Sie wissen bereits, dass sie gar nicht alle Inhalte aufnehmen können und kapitulieren schon von Anfang an.
  1. Wenn du auch nur eine Möglichkeit siehst, einen Experten zu Wort kommen zu lassen, solltest du das unbedingt tun.
    • Deine Mitarbeiter werden sich auf diese angekündigten Meetings schon freuen.
    • Gastsprecher fügen deinen Inhalten Abwechslung hinzu.
    • Da sich alle in der gleichen Situation befinden – nämlich, dass sie von zu Hause aus agieren, verstärkt sich die gefühlte Bindung zu den Sprechenden.
  1. Eine letzte, wirklich gute Möglichkeit, deine Meetings aufzupeppen, besteht darin, dass du am Ende eine Diskussionsrunde einläutest, in der du die Frage als Überschrift auf eine Folie schreibst und live die Antworten auf der Folie notierst.
    • Das bedarf am Anfang etwas Übung, sorgt aber dafür, dass die Mitarbeiter geistig die ganze Zeit präsent bleiben.

Veränderte Zeiten verändern auch die Ansprüche an Präsentationen.

Du solltest die Möglichkeiten, neue Kommunikationswege in dein Verhalten einzubinden, begrüßen und dich möglichst schnell an die neuen Gegebenheiten anpassen. Neue Präsentationswege sind jetzt gefragter denn je und irgendwann wäre all das ohnehin gekommen. Jeder, der in seinem Beruf zu präsentieren hat, wird sich seinen eigenen, neuen Stil zulegen und schon gibt es wieder Abwechslung, die durch neue Gegebenheiten forciert wurden. Ging es bisher um die Art, wie du selbst präsentierst, soll es im Folgenden darum gehen, wie du deine Inhalte präsentierst.

Dabei gibt es das sogenannte McKinsey& Company Pyramidenprinzip, das bereits in den 1970ern von Barbara Minto dargelegt wurde.

Es geht davon aus, dass Inhalte so strukturiert werden sollten, dass die Zuhörer mit ihrer Aufmerksamkeit regelrecht gefesselt werden. Statt alle Punkte nur lose hinzuwerfen und somit dafür zu sorgen, dass am Ende niemand mehr weiß, um was es eigentlich ging, solltest auch du deine Inhalte bündeln.

Beginn mit der Antwort oder deinem Schlüsselpunkt.

Die Theorie, dass du deine Präsentation mit der Antwort auf eine Frage beginnst, kommt daher, dass Menschen vor Vorgesetzten und Entscheidern präsentieren mussten.

Anstatt sie mit einer Flut von Argumenten zu bombardieren, deren Ende sie im Lauf der Zeit bereits kommen sahen, wurde umgekehrt kommuniziert.

Zunächst wird das Kernthese gebracht.

Dieses darf gerne auch polarisieren. Je polarisierender, desto gebannter werden deine Mitarbeiter deinen Argumenten folgen, weil sie wissen möchten, wie du zu dieser These gekommen bist. Ebenso wird es auch deinen Vorgesetzten gehen, die in der Regel bereits das große Ganze sehen. Besonders Entscheider denken ohnehin eher top-down und anstatt sich mit tausend kleinen Argumenten zu befassen, möchten sie direkt die Lösung auf dem Tisch liegen sehen.

Dann hören sie den Argumenten noch so lange zu, bis sie überzeugt sind. Unter Umständen kannst du dir dann sogar einen Teil deiner Argumentation ersparen.

Gruppiere Argumente und fasse wesentliche Punkte zusammen

Nun, da du deinen wesentlichen Punkt gesetzt hast, solltest du jetzt das nächste Level betreten. Fasse deine Argumente in sinnvolle Gruppen zusammen und präsentiere in diesem Schritt die Grund-Überschriften. Subsummiere dazu wesentliche Punkte. Jeder Punkt repräsentiert eine Zusammenfassung der unterstützenden Argumente.

Präsentiere unterstützende Argumente auf eine logische Weise

Auch das letzte Level deiner Argumentationskette sollte logisch dargeboten werden. Du hast im letzten Schritt Grund-Überschriften gebracht. Bündele alle kleinen Argumente unter diesen zusammenfassenden Punkten. Gehe möglichst logisch vor.

Diese drei Schritte bilden die sogenannte Minto-Pyramide der Argumentation. Sie macht es auch deinen Mitarbeitern leichter, das große Ganze zu erkennen. Immerhin fesselst du sie direkt mit einem pointierten Schlüsselpunkt, den du dann in kleinere Teile dekonstruierst.

Es sollte nicht überraschen, dass das Pyramidenprinzip besonders in der beratenden Branche stark wurde.

Immerhin geht es hier ganz wesentlich darum, zu überzeugen. Eine Vielzahl von Argumenten muss in einer Art und Weise präsentiert werden, dass die Zuhörer nicht voreilig abschalten und beispielsweise Verträge aus diesem Grund nicht zustande kommen. Genauso wichtig ist es, wenn du als Führungskraft vor deinen Mitarbeitern sprichst. Du musst sie argumentativ ins Boot holen und sie sollen deine Ansichten nach einem Meeting möglichst teilen.

Wendest du nun das Pyramiden-Prinzip an, strukturierst du damit nicht nur deine Argumentationskette. Du selbst, der du die Präsentation vorbereitest, musst deine eigenen Gedanken strukturieren. Lose argumentieren geht nicht mehr. Du unterteilst deine eigenen Ansichten und Argumente in Schlüsselpunkte, in die zweite Ebene der Unter-Überschriften und die der einzelnen unterstützenden Argumente. Selbst das gesprochene Wort wird sich in deiner Firma verändern, wenn die Pyra- miden-Struktur Einzug in deine Unternehmenskultur hält. Denn die Mitarbeiter müssen sich stets überlegen, mit welchen Punkten sie ihre Argumentation einleiten. Dies wird über kurz oder lang immer das Schlüsselargument sein.

Vor- und Nachteile der Minto-Pyramide

Wie bei allen Kommunikationsmodellen bietet natürlich auch die Minto-Pyramide Vor- und Nachteile, und zwar sowohl für den Präsentierenden als auch für die Zuhörer.

Vorteile der Minto-Pyramide

  • Effizienteres Schreiben der Argumente, weil Gedanken und Ideen schon im Voraus strukturiert werden: Du musst deine Argumente schon vor dem Aufschreiben in Über- und Unterpunkte aufteilen. Dadurch verlierst du dich nicht so schnell in endlosen Argumentationsketten. Du gewichtest auch deine Argumente von vornherein, so dass dir selbst direkt klar ist, welche Punkte wesentlich und welche eher untergeordnet sind und lediglich als Unterstützung gelten.
  • Deine Mitarbeiter haben es leichter, dir zu folgen: Sowohl im gelesenen als auch im gehörten Wort ist es leichter, einer Argumentationskette zu folgen, die von groß zu klein übergeht. Mit der Zeit, wenn sich diese Art der Argumentation eingespielt hat, wissen deine Mitarbeiter bereits, dass sie gleich zu Anfang etwas durchaus Polarisierendes präsentiert bekommen und sich im Lauf der Präsentation oder des Meetings herauskristallisieren wird, warum du so denkst.

Gleichbleibende Qualität:

  • Natürlich wird sich im Lauf der Zeit deine Präsentationsqualität noch steigern. Sie wird dann auf einem gleichen Level bleiben, weil du ja nicht einen großen Punkt an den Anfang setzen möchtest, ohne diesen zu belegen. Dadurch, dass du immer die gleiche Art der Argumentation anwendest, wird sich deine Argumentationsdichte steigern und sie wird irgendwann auf einem gleichbleibend hohen Niveau bleiben.

Größere Überzeugungskraft:

  • Es hat sich gezeigt, dass die Technik, von groß zu klein zu argumentieren, Menschen eher überzeugt. Die Menschen gewöhnen sich früher oder später daran, das große Ganze zu sehen, und sie werden selbst Zusammenhänge auf diese Weise erkennen.
  • Die Minto-Pyramide passt zu der Art, wie das menschliche Gehirn funktioniert: Der Mensch ist ohnehin geneigt, in festgelegten Strukturen zu denken. Niemand kann sich besonders gut auf eine lose Punktsammlung konzentrieren. Werden wesentliche Punkte zusammengefasst, fällt es dem menschlichen Gehirn immer leichter, dem Argumentationsstrang zu folgen.

Nachteile der Minto-Pyramide

  • Obwohl die Minto-Pyramide wunderbar zur Funktionsweise des menschlichen Gehirns passt, muss die Technik am Anfang besonders vom Präsentierenden trainiert werden. Du wirst dich zwar daran gewöhnen, auf diese Weise zu präsentieren und auch zu argumentieren. Dennoch – gerade wenn du bisher anders und eher in losen Punktesammlungen argumentiert hast, musst du dich disziplinieren, um die Struktur einzuhalten. Bleib unbedingt dran, denn es lohnt sich.

Die Gefahr sich wiederholender Punkte:

  • Gerade am Anfang, wenn du noch nicht so geübt in dieser Art der Argumentation bist, kannst du Gefahr laufen, dass du Punkte wiederholst. Achte daher unbedingt darauf, eine gute Vorarbeit zu leisten, indem du alle Punkte notierst und sie in eine Hierarchie bringst.

Die Schwierigkeit einer einleuchtenden Darstellung:

  • Die Hierarchie muss ganz klar eingehalten werden, sonst läufst du Gefahr, dass du große Überschriften in allzu kleine Argumentationspunkte integrierst. Wie bereits gesagt, bedarf diese Technik einiger Übung, denn dann wird deine Darstellung auch immer logischer.

Nicht auf alle Argumentationen zugeschnitten:

  • Die Minto-Pyramide lässt sich im Wesentlichen auf Argumentationsarten anwenden, in denen es eine Antwort auf die Frage gibt. Sobald es mehrere mögliche Antworten gibt, wird es mit dieser Technik schwierig. Wende die Minto-Pyramide immer dann an, wenn sich die Möglichkeit dazu ergibt und übe dich in dieser Technik. Nicht nur du, auch deine Mitarbeiter und Vorgesetzten werden von dieser strukturierten Präsentationstechnik profitieren.

Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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