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Gespräch designen – warum und wie

Ein Gespräch designen

Gespräch designen: Wie geht das? Und warum sollte man das überhaupt machen wollen? Dazu im Folgenden mehr.

Ich führe jeden Tag Gespräche. Ich führe sie mit meiner Familie, mit meinen Freunden, mit meinen Kollegen auf der Arbeit. Im Übrigen auch mit Fremden im Supermarkt. Ich führe sie auch vermehrt online, wobei wir alle hoffen, dass das bald etwas abnimmt. Ich führe auch Selbstgespräche (da bin ich nicht anders als die meisten Leute). Was haben all diese Gespräche gemeinsam? Dass sie in der Regel spontan sind. 

Jetzt stellt sich die Frage: Ist es möglich, etwas so Alltägliches wie ein Gespräch bewusst so zu gestalten, dass es eine Beziehung vertieft oder verbessert oder dass man danach ein gewünschtes Ergebnis bekommt? Ich bin überzeugt davon. 

Warum ein Gespräch designen? 

Ein Gespräch ist erst mal die Kunst, eine Interaktion zwischen zwei oder mehr Menschen zu gestalten. Das kann ein Meeting sein, ein Workshop, ein Offside. Es ist die Kernaufgabe einer Führungskraft. 

Wenn man ein Meeting, ein Workshop, ein Offside oder auch ein One-to-one leitet, dann möchte man eine Erfahrung schaffen, die bestenfalls eine Gruppe von Menschen auf eine neue Ebene hebt. Da soll ja etwas passieren, das ein Team oder ein Unternehmen vorwärtsbringt. Denn Meetings sind im Grunde Erlebnisse. Genauso wie ein digitales Produkt oder eine Dienstleistung ein Erlebnis ist, ist das auch bei einem Meeting. Erlebnisse haben eine klare Architektur, die, wenn man sie einmal verstanden hat, nicht mehr wegzudenken ist und auch aktiv gestaltet werden kann. Wie sieht diese Architektur aus?

Die 5 „E“s 

Es gibt fünf Stufen im Prozess des Gesprächsdesigns: 

  • Einladen
  • Eintreten
  • Einbinden
  • Enden 
  • Erweitern

Einladen, Eintreten und Einbinden sind die Dinge, mit denen man ein Gespräch eröffnet und erkundet, die Anfangs- und Mittelstufe vom Gespräch. Es ist wichtig, mit dem Einladen zu beginnen. Wenn du jemandem etwas aufdrängst, dann wird es abgelehnt. Wenn du aber einen Weg findest, ihn einzuladen, dann besteht die Chance, dass es ein gutes Gespräch wird. 

Kläre als Erstes das Big Picture  – worum geht es denn überhaupt? Damit der andere ein Gefühl bekommt, was hier überhaupt besprochen werden soll. Es gibt keinen Grund, aus dem Inhalt oder dem Thema eines Gesprächs ein Geheimnis zu machen! Das würde unnötig Ängste bei deinem Gesprächspartner bzw. im Meeting auslösen. 

Übrigens ist das auch der Grund, warum eine SMS oder E-Mail, in der nur steht „Wir müssen reden!“, jemanden ganz schön verängstigen könnte. Der Empfänger fängt an zu grübeln und macht sich Gedanken – im seltensten Fall positive. Es ist unwahrscheinlich, dass eine Person der Einladung zu einem Gespräch folgen möchte, wenn sie gar keine Ahnung hat, was besprochen werden soll. Du musst deine Absicht mitteilen. Dann hast du gute Chancen, dass dein Gegenüber bereitwillig mit dir dieses Gespräch führen wird und sich auf das Thema einlässt. 

Damit kommen wir zum Enden und Erweitern (meiner Meinung nach die beiden wichtigsten der fünf Punkte): Du musst den Ausstieg geschickt gestalten. Das Gespräch muss ja irgendwann mal einen Abschluss finden, und daran hapert es sehr oft sowohl in Gesprächen als auch in Meetings. Man geht auseinander, hat was besprochen, aber es war halt nur irgendwie Larifari, ohne ein absichtliches Ende. 

Kann es sein, dass sich auch ein gutes Gespräch unangenehm oder sinnlos anfühlt? Ja, wenn der Ausstieg nicht klappt. 

Überlege dir also, in welchem emotionalen Zustand du abschließen möchtest. Wiederhole die positiven Ergebnisse. Was sind die nächsten Schritte oder sollen die nächsten Schritte sein? Indem du dir über die nächsten Schritte im Klaren bist und diese auch kommunizierst, schaffst du eine nachhaltige Wirkung. 

Ehrliches Feedback dank Rose

Wenn es bei deinem Gespräch darum geht, ehrliches Feedback zu bekommen, musst du das Gespräch unbedingt designen, planerisch vorgehen. Denn wenn man einfach nur nach Feedback fragt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass man ein ehrliches oder kritisches Feedback bekommt, nicht besonders hoch. Ehrliches Feedback, bei dem sich die anderen ungeschminkt zeigen, kommt nicht einfach so von allein. 

Vielleicht hilft dir das Kritikformat entlang einer Rose.

Der Schlüssel zur Effektivität ist, dass jeder Meetingteilnehmer gebeten wird, die drei wesentlichen Komponenten einer Rose zu identifizieren: 

  • Erst einmal die Blüte, also die Rose an sich (das Positive, das gut läuft), 
  • dann die Dornen (was nicht so gut funktioniert) und 
  • dann die Knospen (potentielle Blüte und ein kleiner Samen des Guten, einer Idee oder ein Konzept). 

Mit etwas Nachdenken und Entwicklung kann sich eine Knospe in eine Blüte verwandeln. Mit anderen Worten: Knospen sind neue Ideen, Verbesserungen oder Erweiterungen zu Ideen, die schon auf dem Tisch liegen. 

Zwei praktische Möglichkeiten zur Umsetzung:

  1. Ich hänge nach einem Meeting ein Flipchart mit den drei Begriffen Blüte, Dornen und Knospe auf und möchte von den Teilnehmern wissen, wie das Meeting gelaufen ist. Kann man natürlich auch digital machen mit einem Google Doc. Dann können die Teilnehmer entlanglaufen und ihre Feedbackpunkte dazuschreiben. 
  • Eine andere Möglichkeit, damit sie sich nicht weniger gegenseitig beeinflussen, ist, Zettel in drei verschiedenen Farben zu verteilen. Gib jeder Person etwas Zeit, um die Blüten, Dornen und Knospen zu identifizieren. Anschließend hängst du das Ergebnis sichtbar für alle an die Wand. 

Je öfter du das machst, desto mehr ausgewogene Kritik wirst du erhalten. Natürlich kannst du auch fragen, was gerade gut läuft, was wir beibehalten sollten.

So ein Gespräch bringt dich weiter.

Mit  Zeichnungen arbeiten

In meinem Ingenieursstudium habe ich gelernt: „Hast du von Ahnung keine Spur, mal dir eine Planfigur.“ Will sagen: Wenn du vor einer riesigen Exceltabelle sitzt und nicht erkennen kannst, wo das Cluster ist, dann füge einfach mal die Punkte in einem Chart zusammen. 

Physische Zeichnungen können helfen, Gespräche zu starten und deinen Mitarbeitern neue Informationen zu entlocken. Manchmal bitte ich Mitarbeiter oder Kunden, ein Bild von ihrem Problem zu skizzieren. Der Akt des Zeichnens wirkt komischerweise entspannend, weil er uns an unsere Kindheit erinnert und Spaß macht. Die Bilder kann man dann an die Wand hängen und in der Gruppe besprechen. 

Bilder bieten eine erstaunliche Fülle an Informationen und Daten, die man im Laufe des Meetings durcharbeiten kann. Sie bringen Informationen zum Vorschein, die vielleicht nicht aufgetaucht wären, wenn das Gespräch nur mündlich stattgefunden hätte. 

Selbstreflexion ist enorm wichtig

Sich selbst zu reflektieren ist wichtig, besonders als Führungskraft. Ich persönlich habe schon viel Feedback von meinen Führungskräften bekommen und in Folge viel darüber nachgedacht, was ich getan habe, und noch viel mehr, was ich nicht getan habe.

Es hat etwas Meditatives, in sich zu gehen und in Ruhe die äußeren Einflüsse auf sich wirken zu lassen und zu überlegen. Das ist natürlich keine Meditation im klassischen Sinne, wo man alles loslässt und die Gedanken kreisen lässt, sondern es ist etwas Zielgerichtetes. So ein Selbstgespräch regelmäßig zu führen ist notwendig, damit du reflektieren kannst. Dich immer wieder mal auf den Prüfstand zu stellen macht aus dir erst eine brauchbare Führungspersönlichkeit.

Beachte: Du stellst dich zwar in Frage, aber das Ergebnis deines inneren Gesprächs muss jetzt nicht zwangsläufig sein, dass du alles falsch gemacht hast. Es kann genauso gut das Gegenteil sein!!! 

Fazit

Ob du nun ein Selbstgespräch oder ein Gespräch mit jemand anderem führst oder ein Meeting leitest – du  kannst all diese Gespräche bewusst designen und formen, damit du am Ende das Ergebnis bekommst, was du haben willst. 

Diesen Artikel über das Gespräch designen kannst du hier als Podcast hören. Um diese Episode und viele andere zu hören, kannst du den „Dein Team, deine Pflicht“-Podcast bei iTunes, Spotify, Amazon Music und anderen abonnieren. 

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Bildquelle Istockphoto.

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Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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