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Auf den Punkt kommunizieren in Onlinepräsentationen

Auf den Punkt zu kommunizieren, das kann man lernen. Woher ich das weiß? Weil ich es früher nicht konnte. Woher ich das weiß? Ich hatte mal einen Chef. Das ist schon 10, 12, 13 Jahre her. Er hat mich unter seine Fittiche genommen, da er nicht zufrieden war mit der Art und Weise, wie ich kommuniziere. Ich war eine Woche lang in einen Raum „eingesperrt“ – physisch alleine in dem Raum mit einem Blatt Papier und einem Stift. Man hat mich regelrecht gezwungen, Storylines zu kreieren. Erst dann habe ich es langsam, aber stetig hinbekommen.

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Auf den Punkt kommunizieren“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

Tipp von mir:

Wenn du nicht verstanden wirst und dein Chef immer ungeduldiger wird, wenn du ihm etwas erklärst, und deine Mitarbeiter nicht die erhofften Ergebnisse liefern, kann ich dir nur empfehlen, einen Kurs zu machen. Das ist die Basis von dem, was ich vor 13, 14 Jahren selber gelernt habe.

Warum Onlinepräsentationen schwieriger sind als Präsenzpräsentationen

In diesen Zeiten, in denen weniger Vorträge oder Präsentationen live gehalten werden und sogar Unterricht und Trainings ohne Präsenzpublikum stattfinden, ist es noch wichtiger, seine Onlinepräsentation richtig gut zu machen. 

Das Problem mit den Onlinepräsentationen war, dass man das ganz zu Beginn der Pandemie online genauso gemacht hat, als würde man dem Publikum noch von Angesicht zu Angesicht gegenübersitzen. Allerdings ist die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums online nicht annähernd so lang wie in einem Präsenzmeeting, in der Präsenzpräsentation. Warum ist das so?

In einer Live-Präsentation oder einem Vor-Ort-Vortrag bekommt der Präsentierende ja direktes Feedback.

Wenn jetzt nicht die Scheinwerfer gleich blenden, dann kann man schon sehen, was im Publikum vorgeht, und es entsteht eine Art Stimmung im Raum. Man nimmt als Vortragender die Gesichtsausdrücke und die Körpersprache seiner Zuhörer wahr und kann sich darauf einrichten. In der Regel haben die Teilnehmer auch etwas zu schreiben vor sich oder allenfalls ihr Handy. Viel mehr wird es nicht sein, höchstens vielleicht noch ein Laptop. Doch wer seinen Laptop dabei hat, wird sich sicherlich während des Vortrags keine Videos mit Ton anschauen, weil das „direktes Feedback“ nach sich zöge, wie es so schön heißt. 

Bei einer Videopräsentation sieht das allerdings anders aus. Da haben die Zuschauer in der Regel keinen Ton an (es sei denn, sie dürfen einen eigenen Wortbeitrag leisten). Es macht ja auch Sinn, die Teilnehmer zu bittten, sich stummzuschalten. Also ist die Versuchung bei einer Onlinepräsentation deutlich größer als bei einer Präsenzpräsentation, sich mal schnell nebenher ein Video anzusehen oder weitere Tabs geöffnet zu haben, in denen man seine E-Mails abruft, in seinen sozialen Netzwerken unterwegs ist, oder man geht bei abgeschalteter Videoübertragung einfach aus dem Raum. Außerdem kann der Präsentierende je nach Anzahl der Teilnehmer gar nicht dauerhaft alle im Blick haben. 

Am Bildschirm muss man anders präsentieren

Achte darauf, dass die Zuschauer dir leicht folgen können, wenn du als Führungskraft dein Team in einer Videopräsentation bei der Stange halten willst. Hier kommen 11 Tipps, die du beachten solltest, wenn du online präsentierst: 

Visualisierende Folien sind sehr wichtig

Egal, um welches Thema es geht. Folien mit vielen Worten bewirken eher, dass das Publikum schnell abschaltet. Niemand hört vielen Worten zu, während er gleichzeitig viele Worte liest. Eins von beiden geht nämlich verloren. Achte auf relevante Visualisierungen, die deine Zuschauer fesseln. 

Animiere die Punkte

Das sorgt dafür, dass die Zuschauer sich auf jeden Punkt konzentrieren können. Nicht umsonst gibt es in diversen Präsentationsprogrammen die Möglichkeit, Folien zu animieren. Steht direkt der gesamte Text da, werden deine Mitarbeiter eher mit dem Lesen der Folie beschäftigt sein als sich auf deine Worte konzentrieren. Beobachte dich einmal selbst dabei. 

Variiere dein Sprechtempo und deinen Gesichtsausdruck. 

Kaum etwas wirkt einschläfernder als eine gleichbleibende Tonalität beim Präsentieren. Die Leute in Call-Centern werden angehalten zu lächeln, während sie sprechen. Denn auch wenn man das vielleicht nicht sieht, man kann das hören, ob jemand lächelt. Du musst nicht besonders energetisch wirken oder schnell werden, wenn du sprichst (furchtbar!). Allzu langsames, leises Sprechen führt aber ebenso dazu, dass die Mitarbeiter abschalten. 

Wechsle die Art deines Contents etwa alle acht bis zehn Minuten.

 Das ist so eine Faustregel. Also stell nach acht bis zehn Minuten Reden mal eine Frage, mach eine Umfrage oder schreib was in den Chat. Und warum nicht hin und wieder mal ein Youtube-Video ansehen, um Experten und Beispiele zu Wort kommen zu kommen?

Binde deine Mitarbeiter in die Präsentation ein. 

Bitte sie, sich zu bestimmten Punkten Notizen zu machen, die du dann je nach verwendeter Software gleichzeitig anzeigen oder im Chat präsentieren lassen kannst. Wenn deine Mitarbeiter das Gefühl haben, sie können inhaltlich wertvolle Beiträge leisten, werden sie eher bereit sein, sich auch gedanklich mit ihrer Aufmerksamkeit einzubringen. 

Stelle sicher, dass alle Teilnehmer über die Dauer des gesamten Vortrags körperlich und geistig anwesend sind, falls du akademisch präsentierst. Das kannst du über ein bereits zu Beginn angekündigtes Quiz am Ende der Session bewerkstelligen. 

Bringe Beispiele aus der Praxis. 

Kaum etwas wirkt fesselnder! Natürlich kannst du theoretisch etwas herleiten und behaupten, das sei im richtigen Leben genauso. Was aber deutlich beeindruckender wirkt, sind Bilder und Videos aus der Praxis. Erwähne Firmen, die das schon genau so gemacht haben und belege die Erfolge. Das ist besonders im Bereich Marketing und Finanzen spannend. Denn hier sind viele Beispiele einer großen Allgemeinheit bekannt. 

Fasse regelmäßig die Hauptpunkte zusammen. 

Besonders unter dem Blickwinkel des Multitasking-Mitarbeiters ist es unabdingbar, dass am Ende alle mit dem gleichen Kenntnisstand das Meeting verlassen.

Überfrachte das Meeting nicht mit zu vielen Inhaltspunkten. 

Wenn bereits eine Reihe von Meetings geplant ist, verteile einfach den geplanten Inhalt über mehrere Meetings. Niemand hat etwas davon, wenn deine Mitarbeiter mit klingelnden Köpfen oder Ohren jedes einzelne Meeting verlassen. Es könnte sich dann eine allgemeine Onlinemeeting-Müdigkeit einstellen, die „Zoom-Fatigue“. 

Lasse einen Experten zu Wort kommen. 

Wenn du auch nur eine einzige Möglichkeit dazu siehst, solltest du das unbedingt tun. Deine Mitarbeiter werden sich auf derart angekündigte Meetings schon freuen. Gastredner sorgen für Abwechslung in deinen Inhalten. Da alle von zuhause aus arbeiten, verstärkt sich das Gefühl der Bindung zu dem Sprechenden.

Läute am Ende eine Diskussionsrunde ein. 

Das ist eine wirklich gute Möglichkeit, deine Meetings aufzupeppen. Schreibe die Fragen als Überschrift auf eine Folie und notiere live die Antworten dazu auf der Folie. 

Wenn du diese Tipps umsetzt, wird es deinen Mitarbeitern leichter fallen, die ganze Zeit über präsent zu bleiben.

Begrüße die Möglichkeit, neue Kommunikationswege in dein Verhalten einzubinden, und passe dich an! Denke auch daran: Präsentieren muss man üben! Jeder, der in seinem Beruf zu präsentieren hat, wird sich seinen eigenen neuen Stil zulegen und schon gibt es immer wieder Abwechslung, die durch neue Gegebenheiten (eine Pandemie in diesem Fall) forciert wird. 

Das Pyramidenprinzip von Barbara Minto: immer mit der Kernthese beginnen

Das Pyramidenprinzip, das Barbara Minto in den Siebzigerjahren erfunden hat, geht davon aus, dass Inhalte so strukturiert werden sollen, dass die Zuhörer mit ihrer Aufmerksamkeit regelrecht gefesselt werden. Man wirft also nicht die Punkte einfach lose hin, sondern sorgt dafür, dass sie strukturiert präsentiert werden. Das ist diametral zu der Art und Weise, wie wir in der Schule oder an der Uni oder wo auch immer gelernt haben, wie man kommuniziert. Da gab es immer Einleitung, Hauptteil, Schluss, wobei der Schluss quasi die Essenz ist.

Barbara Minto hat das umgekehrt. Es gibt erst den Schluss. Also die Kernthese, sozusagen die Spitze der Pyramide wird gebracht und dann kommt darunter der Rest, die Argumente, die diese These untermauern. 

Warum ist das eine gute Idee?

Ein erster Grund ist,

weil es spannend ist zu erfahren, wie der andere denn da draufgekommen ist. Anders wäre die Situation bei einer spannenden Geschichte, wo ich erst eine Reihe von Argumenten aufzubauen, bis ich zum Höhepunkt komme. Aber das will ich ja im Geschäftsleben nicht. Ich will keine Überraschungen und auch keine Höhepunkte. Ich möchte ein Ergebnis und dann möchte ich gern verstehen: Wie ist der Redner auf das Ergebnis gekommen? 

Ein zweiter Grund ist,

dass die Zuhörer dann wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen. Sie haben ja jetzt eine These gehört: „Die Erderwärmung ist keine Fiktion.“ Die einen werden denken: „Ja, stimmt“, und einige werden denken: „Nein, stimmt natürlich nicht.“ Jetzt hab ich als Vortragender aber die Gelegenheit, die ganzen Argumente vorzutragen, die meine Pyramidenspitze, sprich die Kernthese, unterstützen. 

Ein dritter Grund ist,

dass Führungskräfte gerne ein Ergebnis sehen. Sie möchten die Lösungen hören und sich danach die Argumente dafür anhören, nach dem Motto „Wenn ich genügend Argumente gehört habe, dann kann der Vortragende auch aufhören. Es ist nicht notwendig, dass ich mir alle Argumente anhöre. Es kann sogar sein, dass ich der These einfach Glauben schenke, wir eine Entscheidung haben und man vorwärtsgehen kann.“ Du beginnst ja mit deiner Kernthese ganz oben in der Pyramide und arbeitest dich dann deiner Argumentationskette folgend hinunter. Manchmal braucht man in einer Präsentation aber gar nicht bis nach ganz unten zu gehen. Das spart Zeit und reduziert die Frustration bei deinem Gegenüber.

Wenn du die Argumente präsentierst, fasse sie in Bündeln zusammen. Um bei unserem Beispiel mit der Erderwärmung zu bleiben, könnte das einmal der CO2-Ausstoß sein, einmal die Sonnenaktivität usw. (es gibt bestimmt eine Reihe von gebündelten Argumenten, die schlüssig darlegen, warum sich die Erde erwärmt). 

Das hat im Übrigen den Vorteil, dass du gezwungen bist, Gedanken und Ideen schon im Voraus zu strukturieren und in Über- und Unterpunkte aufzuteilen. Du verlierst dich dadurch auch nicht so schnell in endlosen Argumentationsketten. Du gewichtest deine Argumente von vornherein, weil du klar strukturiert vorgehst, sodass dir selbst direkt klar ist, welche Punkte wesentlich und welche eher untergeordnet sind und lediglich als Unterstützung gelten. 

Warum die Minto-Pyramide so gut zur Funktionsweise des menschlichen Gehirns passt

Wenn sich diese Art der Argumentation eingespielt hat, dann wissen deine Mitarbeiter mit der Zeit, dass sie gleich zu Anfang etwas durchaus Polarisierendes präsentiert bekommen und sich im Laufe der Präsentation oder des Meetings herauskristallisieren wird, warum du so denkst. 

Außerdem wird sich deine Präsentationsqualität im Laufe der Zeit auch noch steigern. Sie wird dann auf einem gleich guten Level bleiben, weil du den großen Punkt, den du an den Anfang setzt, natürlich auch immer wieder belegen möchtest.  

Die Technik, von groß zu klein zu argumentieren, überzeugt Menschen eher. Deine Zuhörer haben es leichter, dir zu folgen, sowohl im gelesenen als auch im gehörten Wort. Es ist leichter, einer Argumentationskette zu folgen, die von groß zu klein übergeht. Sie hilft ihnen, das große Ganze zu sehen und die Zusammenhänge zu erkennen. 

Es gibt noch einen weiteren Grund, warum die Minto-Pyramide so gut zu der Art passt, wie das menschliche Gehirn funktioniert: Der Mensch ist ohnehin geneigt, in festgelegten Strukturen zu denken. Niemand kann sich besonders gut auf eine lose Punktesammlung konzentrieren. Werden wesentliche Punkte zusammengefasst, fällt es dem menschlichen Gehirn leichter dem Argumentationsstrang zu folgen. 

Die Grenzen des Pyramidenprinzips

Was sind die Nachteile der Minto-Pyramide? Der Präsentierende muss die Technik am Anfang lernen und trainieren. Du wirst dich zwar daran gewöhnen, auf diese Weise zu präsentieren und auch zu argumentieren, aber gerade wenn du bisher anders oder eher in losen Punktesammlungen argumentiert hast, musst du dich disziplinieren, um die Struktur einzuhalten. Bleib also unbedingt dran. Deine Ausdauer lohnt sich, auch wenn du dir am Anfang mit dieser Vortragsweise noch schwer tust.

Bei dieser Argumentationsweise kann es zudem leicht passieren, dass du Punkte wiederholst. Deshalb leiste unbedingt eine gute Vorarbeit, indem du alle Punkte notierst und sie in eine Hierarchie bringst. Die Hierarchie muss ganz klar eingehalten werden, sonst läufst du Gefahr, dass du große Überschriften in allzu kleine Argumentationspunkte integrierst. Wie bereits gesagt, es braucht Übung. Wie bei allem. Doch mit der Zeit werden deine Präsentationen immer logischer. 

Abschließender Hinweis: Die Minto-Pyramide lässt sich im Wesentlichen auf Argumentationsketten anwenden, in denen es eine einzige Antwort auf die Frage gibt. Sobald es mehrere mögliche Antworten gibt, wird es mit der Technik schwierig. Wende sie also nur an, wenn sich die Möglichkeit dazu ergibt, und übe dich in dieser Technik. 

Ich wünsche dir viel Spaß beim Präsentieren! Nicht nur du, auch deine Mitarbeiter und Vorgesetzten werden von dieser strukturierten Präsentationstechnik profitieren. Es ist zugegebenermaßen nicht einfach. Ich habe tatsächlich auch ein paar Jahre gebraucht, um das einigermaßen hinzubekommen und stelle immer wieder fest, dass es mir an der einen oder anderen Stelle noch Schwierigkeiten bereitet, ich mich teilweise noch mehr konzentrieren muss. Aber in den Fällen, wo ich das gemacht habe, lief es besser. 

In diesem Sinne: üben, üben, üben.

Und wenn du Fragen hast: in der Slack-Gruppe oder schreib mir. Danke.

Diesen Artikel kannst du hier als Podcast hören. Um diese Episode und viele andere zu hören, kannst du den „Dein Team, deine Pflicht“-Podcast bei iTunes, Spotify, Amazon Music und anderen abonnieren. 

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Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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