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Abwesenheitsnotiz neu gedacht

Abwesenheitsnotiz

Wir alle brauchen Zeit, um abzuschalten und neue Energie zu tanken. Das ist kein Geheimnis. Die neueste Forschung zeigt, dass wir deutlich weniger gestresst und sehr viel produktiver sind, wenn wir uns eine Auszeit – insbesondere von E-Mails – nehmen.

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Urlaubsgrüße“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

Allerdings zögern viele, den ersten Schritt zu machen.

Worin besteht der? Darin, eine angemessene Abwesenheitsnotiz zu erstellen, die klare Grenzen für die Auszeit setzt. Ich persönlich habe in der Vergangenheit vor Urlauben leider nicht regelmäßig eine Abwesenheitsnachricht eingestellt. Manchmal fürchtet man ja, es könnte irgendwelche unbeabsichtigten Konsequenzen haben. Man könnte in der Firma als Faulpelz wahrgenommen werden. Als Geschäftsführer habe ich auch im Urlaub wie selbstverständlich in meine E-Mails reingeschaut. Schließlich bin ich ja 24 Stunden am Tag Geschäftsführer. Warum sollte ich also so eine Notiz reinmachen …?!

Das sind aber verpasste Chancen, kann man eine Abwesenheitsnotiz doch effektiv einsetzen. Hab keine Angst davor, dein Image nachhaltig zu beschädigen oder deinem Erfolg im Wege zu stehen, weil du irgendwo faul am Strand herumliegst. Mit einer Abwesenheitsmeldung kannst du sogar das genaue Gegenteil erreichen, nämlich deinen Erfolg befeuern! Vergiss nicht, dass du damit Kontakt zu jemandem aufbaust, der gegebenenfalls etwas von dir will. Sieh eine Abwesenheitsnotiz als Chance, eine gute Beziehung zu den Absendern der E-Mails aufzubauen.

Persönliches in der Abwesenheitsnotiz teilen

Warum nicht den Grund für die Abwesenheit in die Abwesenheitsnotiz reinschreiben, sei es die Geburt deines Kindes, eine Konferenz, die du besuchst, oder eben dein Urlaub! Du kannst etwas über dich erzählen und preisgeben, das den anderen interessieren könnte. Das kann euch beiden nutzen.

Ein Beispiel aus meinem Leben: 

Als ich Geschäftsführer der Comvel GmbH (die Firma, die unter anderem das Reiseportal weg.de betrieben hat), hatten wir den Claim „Weg sein muss sein.“ Und anstatt jetzt eine langweilige Abwesenheitsmitteilung reinzuschreiben, nutzten wir unsere Abwesenheit gezielt, um denjenigen, die uns angeschrieben haben, mitzuteilen (ich meine, wir arbeiteten in einem der größten Reisebüros im deutschsprachigen Raum): Ich bin gerade tatsächlich im Urlaub, wie sich das auch gehört, weg sein muss sein und ich bin an diesem oder jenen Ort und das hat so und so viel gekostet. 

Indem ich diese kleine Information über mich, über meine Reise und in diesem Fall sogar über eine Dienstleistung meines Unternehmens geteilt habe, konnte ich eine Beziehung mit den Menschen, die sich mit mir austauschen wollten, starten oder auch zu vertiefen. Die Forschung hat nämlich herausgefunden, dass solch eine soziale Verbundenheit zwischenmenschlichen Beziehungen Bedeutung und Tiefe verleiht und unsere Arbeitsleistung verbessern kann. Wenn Menschen sich positiv mit uns verbunden fühlen, indem sie sich mit uns freuen, dass wir im Urlaub sind, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit uns Geschäfte machen oder gemeinsam mit uns Lösungen für Probleme finden wollen oder was auch immer ihr Anliegen ist. 

Seltsamerweise entscheiden sich die meisten von uns intutiv für die „sichere“ klassische Nachricht, die den Absender nüchtern darüber informiert, dass du zu diesem oder jenem Datum nicht im Büro sein wirst und der Absender einen bestimmten Kollegen kontaktieren solle. Daher im Folgenden einige Anregungen.

Sei kreativ bei der Abwesenheitsnotiz

Mir sind schon interessante Abwesenheitsnotiz ins Postfach geflattert, so in der Art: 

„Ich befinde mich gerade im Urlaub und nehme keine E-Mails zu irgendetwas an. Ich habe auch nicht vor irgendwelche alten E-Mails zu lesen, wenn ich zurückkomme, weil das dem Urlaubserlebnis widerspricht.“ 

Das ist jetzt zwar nicht so ganz mein Stil, aber irgendwie hat der Absender dieser E-Mail ja Recht. Wobei es meistens gar nicht so viel abzuarbeiten gibt, wie man befürchtet. Je nach Länge des Urlaubs haben sich die meisten Anfragen und Probleme bis zu deiner Rückkehr ohnehin von selbst gelöst.

Man kann es sich natürlich auch leicht machen und eine kleine Regel implementieren:

nach der Rückkehr alle E-Mails, die während der Abwesenheit reinkommen, in den Mülleimer befördern. Ich selber habe auch schon hin und wieder, wenn ich aus dem Urlaub zurückgekommen bin, einfach alle eingegangenen E-Mails gelöscht und dann gewartet, ob sich jemand meldet und sich beschwert, er hätte mir geschrieben. Ist aber tatsächlich nicht vorgekommen. Es kamen nur ganz normale Mails à la: „Schön, dass du wieder da bist, oder? Ich glaube, du bist wieder da. Können wir hier weitermachen?“ 

Im Magazin „Der Spiegel“ erschien kürzlich ein Artikel über Abwesenheitsmeldungen. Tenor war, dass man die Funktion nicht richtig nutzt und meistens etwas Langweiliges reinschreibt. Es war auch ein Vorschlag drin, wie man es besser machen kann:

„Guten Tag, ich bin abwesend. Aber das ist keine schlechte Nachricht für Sie. Denken Sie nach. Das ist Ihre Chance, Ihre Probleme jetzt selbst zu lösen. Wenn alles gegen Sie gerichtet scheint, erinnern Sie sich daran, dass das Flugzeug gegen den Wind abhebt und nicht mit ihm. Auch im Alphabet kommt Anstrengung vor Erfolg. Sie schaffen das. Carpe diem.“

Der Spiegel

Wer so eine Abwesenheitsmitteilung bekommt, der freut sich doch, oder? Da hat man was zu lachen. In Büros ist es nicht immer lustig, aber bei so einer Nachricht ärgert man sich vielleicht noch nicht einmal, dass die Person, von der man gerade etwas wollte, abwesend ist, sondern man schmunzelt und lacht. Vielleicht ist ja sogar etwas Wahres dran, dass man das Problem selber lösen kann … 

Hier noch eine Idee aus dem „Spiegel“:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum 2. September im Urlaub und habe keinen Zugang zu meinen E-Mails. Bla bla bla. Von wegen. Klar habe ich Zugang zu meinen E-Mails. Im Grunde wische ich ständig auf meinem Handy herum und gucke dauernd rein. Irgendwie trostlos, oder? Ich meine früher ja, da waren wir auf Konzerten, auch mitten in der Woche. Was haben wir getanzt bis in den Morgen. Und ich habe mich mit …. getroffen und ich habe immer nur geguckt: Hat sie mir geschrieben? Alles andere hat mich null interessiert … Und ich lese meine Job-E-Mails natürlich im Urlaub, weil das noch besser ist, als mit meinen Teenagerkindern zu reden, die mich peinlich finden, aber mein Geld gerne nehmen. Klar lese ich meine Mails, aber ich habe keine Lust, darauf zu antworten. Ab den 2. September muss ich allerdings wieder. Hilft ja nix. Die Teenager brauchen das Geld, um sich überteuerte Klamotten zu kaufen und sie dann nach einmaligem Tragen irgendwohin zu pfeffern. Ich bin so satt. Wir sprechen uns im September.“ 

Der Spiegel

Kein langweiliges Einerlei. Mach es mal lustig. Mach es mal spannend. Du kannst auch Informationen teilen. Da sind deiner Kreativität fast keine Grenzen gesetzt 😉 Abwesenheitsnotiz 2.0

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Diesen Artikel über die Abwesenheitsnotiz kannst du hier als Podcast hören. Um diese Episode und viele andere zu hören, kannst du den „Dein Team, deine Pflicht“-Podcast bei iTunes, Spotify, Amazon Music und anderen abonnieren. 

Foto: Istock

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Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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