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Wie du durch Delegation mehr Zeit gewinnst

Delegation

Gerade als neue Führungskraft stehst du in der Regel vor der Situation, dass du deine Position durch besonders gute Beiträge zum Firmenerfolg erhalten hast. Du hast dich mehr als andere angestrengt. Du hast bessere Ergebnisse erzielt. Nun sollst du ein Team leiten und deine Aufgaben werden größer. Am Anfang wirst du diese Herausforderung dadurch meistern, dass du früher zur Arbeit kommst, länger bleibst und dich noch besser als je zuvor strukturierst.

Deine Mitarbeiter und sogar deine Vorgesetzten bewundern deinen Einsatz – nun hast du schon die Beförderung und noch immer gibst du 100%. Aber mit der Zeit werden deine Aufgaben umfangreicher und du kannst es einfach nicht mehr durch deinen Mehreinsatz abfedern. Du musst dir Taktiken überlegen, wie du Aufgaben sinnvoll abgeben kannst.

Du musst vom Tun ins Führen kommen.

Eine gute Führungskraft zeichnet sich genau dadurch aus – sie beherrscht den Perspektivwechsel und versteht es, ihre Mitarbeiter, die sie beobachten, anzuleiten und letzten Endes sogar zu kontrollieren.

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Mehr führen, weniger ausführen – Aufgaben delegieren“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

Du möchtest mehr führen und weniger ausführen?

Es sind so viele Aufgaben, die du delegieren möchtest, aber du weißt nicht wie oder hast Angst, dass das Ergebnis nicht gut sein wird. Dann empfehle ich dir meinen Kurs zu Delegation informiere dich einfach hier darüber.

Was Delegation für dich tun kann

Es gibt dir Zeit zum Planen und Organisieren: Die meisten Führungskräfte würden sich über mehr Zeit zum Planen und Organisieren freuen. Denn das ist eine der wichtigsten Arbeiten, die eine Führungskraft für ihr Team zu erledigen hat. Wenn du aber permanent 110% im Tun verbringst, wirst du es schwer haben, auch noch den Überblick zu behalten.

Du lernst, Mitarbeiter zu managen und zu entwickeln:

Wenn du besorgt bist, weil du dein Team nicht entwickeln kannst, ist Delegation ein guter erster Schritt in diese Richtung. Wenn du weißt, was du erreichen willst, dann ist es ein wichtiger Schritt, wie du eine bessere Führungskraft wirst, wenn du lernst, wie du den gesamten Pro- zess delegieren kannst.

Es hilft dir, dich nicht zu verzetteln:

Wenn du selbst zu viel zu tun hast, ist das nicht nur schlecht für dich selbst, sondern auch für dein Team. Denn wenn du deine eigene Arbeit nicht erledigen kannst, dann kannst du nicht erwarten, dass sonst etwas funktioniert. Arbeite klüger, nicht mehr und verteile die Arbeiten.

Es ermutigt zu offener Kommunikation und Vertrauen:

Wenn du die Aufgaben ver- teilst und für Kommunikation offenbleibst, dann werden deine Mitarbeiter das Gefühl haben, dass du ihnen vertraust und dass du für Kommunikation erreichbar bist. Wenn dieser Effekt entsteht, dann wirst du unglaublich viel davon profitieren. Ein Team, das auf Vertrauen und offener Kommunikation aufbaut, ist bereit für den Erfolg.

Es kann dir einen besseren Weg zeigen:

Wenn du die Dinge immer weiter so tust, wie du sie eben bisher getan hast, werden die Ergebnisse auch immer gleich blei- ben. In dem Moment, in dem du die Aufgaben verteilst und wirklich Verantwortungen abgibst, haben deine Mitarbeiter die Möglichkeit, die Dinge neu zu lösen. Du erfährst auf diese Weise vielleicht sogar neue Wege, Prozesse zu optimieren. Genau so ent- stehen Innovationen.

Was Delegation für dein Team tun kann

Es motiviert und baut Moral auf:

Mitarbeiter empfinden es als befriedigend, wenn ihre Führungskräfte Aufgaben an sie abgeben. Denn es gibt ihnen das Gefühl, dass sie wertgeschätzte und vertrauenswürdige Mitarbeiter sind und dass ihre Vorgesetzten sie fähig dazu halten, erfolgreich zu sein. Das ist motivierender, als es jede Pizza- Session je sein könnte.

Es ermutigt und sorgt für Kreativität und Initiative:

Wenn Mitarbeiter sich dazu ermutigt fühlen, dass sie eine gestellte Aufgabe auf ihre Weise lösen dürfen, dann werden sie nicht nur sehr kreativ, sie fühlen sich auch dem Erfolg verpflichtet. Ihre persönliche Initiative und ihr Verlangen, das gesetzte Ziel zu erreichen, kann beein- druckende Ergebnisse erzielen.

Es entwickelt ihre Fähigkeiten:

Die Führungskräfte von morgen möchten aufgebaut werden. Wenn du deine Mitarbeiter durch Delegation entwickelst, dann hilft das nicht nur ihnen, sondern es stattet deine Firma mit besseren und qualifizierteren Arbeits- kräften aus.

Es erlaubt ihnen, einen signifikanten Anteil am Teamerfolg zu haben:

Deine Mitarbeier werden es lieben, wenn sie Aufgaben erfüllen können, die einen Unterschied machen. Sie werden stolz sein und das Gefühl haben, dass sie einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg leisten konnten.

Was Delegation für deine Firma tun kann

Und als ob all das noch nicht genug wäre – Delegation kann auch so viel für deine Firma tun. Denn letztlich schafft gute Delegation eine Stimmung von Moral, hoher Produktivität, Enthusiasmus, Innovation, Kreativität, Zusammenarbeit und Offenheit. Es wird letztlich dazu führen, dass deine Mitarbeiter sich verpflichtet fühlen und nicht so schnell abspringen. Letzten Endes verfügt so eine Firma über hochqualifizierte Mitarbeiter und das sorgt natürlich für gute Erfolge.

Jetzt, da du dir sicher bist, dass gute Delegation ein wichtiger Bestandteil einer guten Führungskraft ist, fragst du dich vielleicht, wie du genau diese Herausforderung meistern kannst.

Hier sind 9 Schritte, die du unternehmen solltest:

  1. Wähle die richtige Person aus: Es geht gar nicht immer darum, wer es wirklich tun kann. Frage dich, wer die benötigten Fähigkeiten entwickeln sollte.
    • Gibt es jemanden, der Kapazitäten frei hat?
    • Wer hat Interesse gezeigt?
    • Wer ist bereit für eine Herausforderung?
  2. Erfolgreiche Führungskräfte erklären auch, warum sie eine Person für eine bestimmte Aufgabe herausgesucht haben.
  3. Mache klar, welche Verantwortung und welche Freiheiten die ausgewählte Person hat:
    • Mitarbeiter wünschen sich Autonomie über eine Aufgabe. Diese sollte sich nicht nur über die Aufgabe an sich erstrecken, sondern auch über das Team, die Technik und die Zeit.
    • Als gute Führungskraft solltest du deine Team- mitglieder genau wissen lassen, welche Freiheiten sie haben und welche sie (noch) nicht haben.
  4. Beschreibe das gewünschte Resultat detailliert:
    • Das beinhaltet auch, dass du klar erklärst,
    • welchen Output du erwartest (was ist es genau?),
    • wie die Aufgabe in ein größeres Bild passt (warum soll die Aufgabe getan werden?) und
    • wie du den Erfolg misst (wie sollte es aussehen, um gut zu sein?).
  5. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter alles haben, um die Aufgabe erledigen zu können:
    • Das kann ein Training, Geld, Ausstattung, Zeit, ein geeigneter Arbeitsplatz, gesetzte Prioritäten oder Hilfe von anderen sein.
  6. Setze Zwischenziele:
    • Du solltest sicherstellen, dass du kontrollierbare Zwischenziele setzt.
    • An diesen Punkten sollte die Möglichkeit für ein gegenseitiges Feedback bestehen. Denn so stellst du sicher, dass du weder Micro-Management betreibst, noch dass du unterdurchschnittlich führst.
  7. Ermutige deine Mitarbeiter:
    • Deine Mitarbeiter sollten wissen, dass sie auch kreative und neue Wege finden dürfen, um ihre Ziele zu erreichen.
    • Dazu musst du als Führungskraft einen Schritt von deiner eigenen Herangehensweise zurücktreten.
    • Es mag sein, dass die Dinge in der Vergangenheit so gelöst wurden, aber lass ihnen die Möglichkeit offen, neue Wege zu finden, die funktionieren.
  8. Schaffe ein motivierendes Arbeitsumfeld:
    • Gute Delegation ist wie ein Tanz – du musst wissen, wann du zu motivieren, einzugreifen, einen Schritt zurückzutreten, anzufeuern, Anforderungen anzupassen, wann du erreichbar zu sein hast und wann die Zeit zum Feiern gekommen ist.
  9. Toleriere Fehler und Risiken:
    • Benutze sie als eine Möglichkeit, zu lernen. Mache nie den Fehler, solche Situationen dazu zu benutzen, klarzumachen, dass du es doch besser selbst getan hättest.

Letzten Endes wissen die meisten Führungskräfte, dass es quasi unabdingbar ist, zu delegieren.

Oftmals scheitern sie aber dennoch an der Aufgabe.

Sie fühlen sich den Aufgaben verpflichtet und wissen eigentlich nicht, warum sie die Aufgaben abgeben müssen. Dabei macht genau das eine gute Führungskraft aus – dass sie zwar noch in die Aufgaben eingebunden ist, aber eben nicht mehr alles selbst erledigt.

Wenn du dich jetzt fragst, ob du schon gut im Delegieren bist, dann stell dir diese Frage:

Wenn du ab morgen unerwartet für eine Woche ausfallen würdest – wie gut würden deine Prioritäten weiter verfolgt werden? Sollte deine Antwort in etwa »schlecht« ist oder du dir nicht wirklich sicher bist, dann bist du noch immer zu tief in das Tun verstrickt. Was du wirklich lernen musst, ist, weniger in die Aufgaben invol- viert zu sein. Es ist gut, wenn du für dein Team da bist, aber du solltest nicht komplett unverzichtbar sein. Denn wenn du unverzichtbar bist und du fällst unerwartet aus, wird dein Team ein echtes Problem haben. Hast du jedoch gut delegiert, kannst du zumindest für eine Zeitlang ruhig einmal ausfallen. Denn deine Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben. Sie übernehmen Verantwortung für ihre Aufgaben und nutzen die von dir gesteckten Freiräume sinnvoll aus.

Vielleicht hast du aber auch das Gefühl, dein Team ist gar nicht wirklich auf gute Delegation vorbereitet.

Auch das ist Teil deiner Aufgabe. Du solltest deine Mitarbeiter ins sprichwörtliche Boot holen, so dass sie die Aufgaben auf ihre Weise, aber den- noch in deinem Sinne ausführen. Mit diesen vier Methoden hast du eine Chance, dein Team auf deine Mission einzuschwören:

Starte mit deinen Gründen:

Wenn Menschen nicht verstehen, warum etwas wichtig ist und was ihre Rolle in dem großen Ganzen ist, werden sie sich weniger dafür ein- setzen. Wenn du ihnen aber einen Kontext vermittelst, was gerade anliegt und warum es für dich persönlich so wichtig ist, was auch so einzigartig an dieser Gelegenheit ist, dann erhöhst du auch die individuelle Relevanz für deine Mitarbeiter. Anstatt also lediglich geschäftliche Gründe herunterzuleiern, solltest du deine persönlichen Gründe auf den Tisch bringen. Du kannst niemanden motivieren, sich für dein Anliegen einzusetzen, wenn du nicht einmal selbst Gründe für die Aufgabe formulieren kannst. Anderenfalls überlässt du es dem Interpretationsspielraum deiner Mitarbeiter, ihre Schlussfolgerungen zu ziehen und ihren verteilten Aufgaben Priori- täten zuzuordnen. Wenn im ersten Gespräch nicht klar wird, worum es hier geht, läufst du Gefahr, dass das ganze Projekt aus dem Ruder läuft.

Nimm deine Mitarbeiter in Pflicht:

Menschen können sich wunderbar dafür begeistern, was alles möglich ist. Aber sie werden sich nur dazu verpflichten, etwas beizutragen, wenn sie verstehen, was ihre Rolle im großen Ganzen ist und welchen Anteil sie am Erfolg haben können. Sobald du also die Aufgabe definiert hast und sichergegangen bist, dass es den Mitarbeitern möglich ist, genau das auszuführen, kommuniziere unbedingt alle zusätzlichen Erwartungen, die du an den Erfolg knüpfst. Niemand kann deine Gedanken lesen.

Wenn du also bestimmte Erwartungen an die Qualität des Ergebnisses hast, solltest du sie ganz klar ausdrücken können. Sobald du das getan hast, solltest du den Schritt damit abschließen, dass du ihre Interpretation – am besten im direkten Kontakt, zumindest aber am Telefon, um Fehlinterpretationen durch E-Mails auszuschließen – abfragst. »Aber ich habe doch gesagt, was sie tun sollen« ist keine besonders gute Erklärung für den Misserfolg eines Projekts. Es wird lediglich der Beweis dafür sein, dass du dich nicht versichert hast, dass jeder genau das verstanden hat, was du kommunizieren wolltest.

Bringe dich in einem guten Maße ein:

Es ist unabdingbar, selbst Teil des Prozesses zu sein. Wichtig ist aber das Maß des Einbringens. Achte darauf, einen guten Mix aus Einbringen und Erreichbarkeit abzuliefern. Denn es gibt einige Risiken, wenn der Mix nicht gut abgestimmt ist. Wenn du dich zu sehr einbringst, läufst du Gefahr, in Micro-Management zu verfallen. Du gibst jeden einzelnen Schritt vor und kannst das Gesamtbild gar nicht mehr im Blick haben. Bringst du dich jedoch gar nicht mehr ein und lässt die Dinge einfach laufen, besteht die Gefahr, dass du den Punkt verpasst, an dem du hättest korrigierend eingreifen sollen. Um herauszufinden, wie stark du dich für den Erfolg des Projekts einbringen musst, ist es wichtig, mit deinen Mitarbei- tern zu sprechen. Diese haben in der Regel ein gutes Gefühl dafür, wie viel Unter- stützung sie brauchen und welche Freiräume du für den Erfolg des Projekts ein- räumen solltest.

Übe dich in den Worten »ja«, »nein« und »ja, wenn«:

Hier geht es darum, sorgfältig auszuwählen, inwieweit du dich in den Prozess einbringen musst. Untersuche jede Anfrage deiner Mitarbeiter, ob sie in deine Vorstellung des Einbringens passt. Wenn sie passt, antworte mit »ja« und dann bring dich zu 100% ein. Passt sie nur teilweise hinein, verpflichte deinen Mitarbeiter, seinen Beitrag ebenfalls zu leisten und ant- worte mit »ja, wenn«. Passt es jedoch gar nicht hinein, sei mutig und antworte mit »nein«. Letzteres bedarf bisweilen einer gewissen Standfestigkeit. Denn gerade wenn du bisher eine Führungskraft warst, die sich sehr viel selbst eingebracht hat, ist es für deine Mitarbeiter vielleicht schwierig, deinen Richtungswechsel nachzuvoll- ziehen. Eine offene Kommunikation kann diesen Punkt in den Griff bekommen.

Fazit

Delegation ist eine Schlüsselkompetenz für gute Führungskräfte. Mit diesen Schrit- ten kannst du es ganz leicht schaffen:

  1. Wähle die richtigen Personen aus.
  2. Definiere Freiräume so genau wie möglich.
  3. Beschreibe das gewünschte Resultat im Detail. 4. Stelle alles Erforderliche zur Verfügung.
  4. Definiere Zwischenziele.
  5. Mach deine Mitarbeiter stark.
  6. Erschaffe ein motivierendes Arbeitsumfeld.
  7. Rechne mit Risiken und Fehlern.

Wenn du diese Schritte befolgst, steht deinem Erfolg nichts mehr im Weg.

Experimentiere mit diesen Delegations-Strategien und schau, ob sie dir helfen bessere Ergebnisse zu liefern. Um besser und effektiver zu delegieren, buch meinen Kurs „Mehr führen, weniger ausführen

Diesen Artikel kannst du hier als Podcast hören. Um diese Episode und viele andere zu hören, kannst du den „Dein Team, deine Pflicht“-Podcast bei iTunes, Spotify, Amazon Music und anderen abonnieren. 

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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