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Delegation – mehr führen, weniger ausführen

Mehr führen, weniger ausführen

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ich muss dir was gestehen. Als frisch beförderte Führungskraft dachte ich, dass ich es allen beweisen müsse. Und wie macht man das am besten? Na, ich zeige allen, dass ich es drauf habe. Ich kann einfach alles. Hey, schließlich bin ich befördert worden, weil ich der beste Mitarbeiter war. Und jeder soll nun sehen, dass ich diese Beförderung auch verdient hatte. Allerdings fand ich bald heraus, dass ich als Mitarbeiter mich nur auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren musste. Jetzt jonglierte ich fünf auf einmal davon. Ich hatte auch gar keine Zeit meinen Mitarbeitern zu sagen, was zu tun ist. Ich war gestresst und wusste auch, dass ich einige, wenn nicht sogar alle meiner alten Aufgaben loslassen musste.

Stress pur

Also stoppte ich meine Arbeit, listete alle Projekte auf meinem Whiteboard auf und ordnete sie nach Prioritäten. Und zwar so, dass ich sofort erkannte was sofort erledigt werden musste und was warten konnte. Dann überlegte ich, wer von meinen Mitarbeitenden diese Projekte übernehmen könnte. Meine Mitarbeitenden waren zwar top, aber ich wollte die Projektdetails und den Zeitrahmen noch einmal durchgehen. Dann traf ich nicht mit meinen Mitarbeitenden. Und ich war überrascht. Sie waren begeistert und brauchten nur wenig Unterstützung. Ich legte großen Wert darauf, ihnen nicht über die Schulter zu schauen. Außerdem vertraute ich darauf, dass sie mich auf dem Laufenden halten und die Projekte korrekt durchführen würden. Natürlich hatte ich im Voraus einige Statusbesprechungen eingetütet, um den Fortschritt der einzelnen Projekte zu besprechen. Die gute Nachricht war, dass jedes Projekt mit ein wenig Coaching reibungslos verlief und pünktlich abgeschlossen wurde.

Die können das ja

Ich stellte also fest, dass meine Mitarbeitende die Projekte nicht nur gut erledigten, sondern dass sie durch mein Verhalten auch motiviert wurden. Je wohler ich mich beim Delegieren fühlte, desto besser lief es. Ich erkannte, dass meine Mitarbeitenden von mir erwarteten, dass ich delegiere. Das Team kamen immer öfter auf mich zu, weil sie wussten, dass ich ein offenes Ohr hatte. Ich war bereit, Aufgaben zu delegieren. Mein Team wusste, dass ich wirklich das Beste für mein Team wollte. Das Beste von allem war, dass mein Stresslevel sank. Dank meines Teams konnte ich effizienter multitasken. Durch die geringere Arbeitsbelastung konnte ich meine Zeit besser einteilen. Ich konnte mich nun mehr auf die alltäglichen Aufgaben einer Führungskraft konzentrieren. Endlich verhielt ich mich wie eine Führungskraft und nicht wie ein Manager, der alle Aufgaben erledigt.

Frisch befördert

Als frisch beförderte Führungskraft stehst du in der Regel vor der Situation, dass du befördert wurdest, weil du ein guter Mitarbeitender warst. Du hast dich mehr als andere angestrengt. Du hast bessere Ergebnisse erzielt. Nun sollst du ein Team leiten und deine Aufgaben werden größer. Am Anfang wirst du diese Herausforderung dadurch meistern, dass du früher zur Arbeit kommst, länger bleibst und dich noch besser als je zuvor strukturierst.

Deine Mitarbeiter und sogar deine Vorgesetzten bewundern deinen Einsatz – nun hast du schon die Beförderung und noch immer gibst du 100%. Aber mit der Zeit werden deine Aufgaben umfangreicher und du kannst es einfach nicht mehr durch deinen Mehreinsatz abfedern. Du musst dir Taktiken überlegen, wie du Aufgaben sinnvoll abgeben kannst.

Du musst vom Tun ins Führen kommen.

Eine gute Führungskraft zeichnet sich genau dadurch aus – sie beherrscht den Perspektivwechsel und versteht es, ihre Mitarbeiter, die sie beobachten, anzuleiten und letzten Endes sogar zu steuern.

Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge Mehr führen, weniger ausführen – Aufgaben delegieren“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.

Du möchtest mehr führen und weniger ausführen?

Es sind so viele Aufgaben, die du delegieren möchtest, aber du weißt nicht wie oder hast Angst, dass das Ergebnis nicht gut sein wird. Dann empfehle ich dir meinen Kurs zu Delegation informiere dich einfach hier darüber.

Was Delegation für dich tun kann

Delegation gibt dir Zeit für Planung und Organisation: Die meisten Führungskräfte würden sich über mehr Zeit zum Planen und Organisieren freuen. Denn das ist eine der wichtigsten Arbeiten, die eine Führungskraft für ihr Team zu erledigen hat. Wenn du aber permanent 110% im Tun verbringst, wirst du es schwer haben, auch noch den Überblick zu behalten.

Du lernst, Mitarbeiter zu managen und zu entwickeln: Du machst dir Sorgen, weil du dein Team nicht entwickeln kannst? Dann ist Delegation ein guter erster Schritt in diese Richtung.

Es hilft dir, dich nicht zu verzetteln:

Wenn du selbst zu viel zu tun hast, ist das nicht nur schlecht für dich selbst, sondern auch für dein Team. Denn wenn du deine eigene Arbeit nicht erledigen kannst, dann kannst du nicht erwarten, dass sonst etwas funktioniert. Arbeite klüger, nicht mehr und delegiere die Arbeit.

Neue Möglichkeiten tun sich auf

Wenn du alles immer weiter so tust, wie du es eben bisher getan hast, bekommst du die gleichen Ergebnisse. In dem Moment, in dem du die Aufgaben delegierst und wirklich Verantwortungen abgibst, haben deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Problem anders und sogar besser zu lösen. Es öffnen sich neue Wege z.B. Prozesse aber auch Produkte zu optimieren. Genau so entstehen Innovationen.

Was Delegation für dein Team tun kann

Es motiviert und baut auf:

Die meisten Menschen finden es toll, wenn sie die Verantwortung für Aufgaben übertragen bekommen. So fühlen sich sich wertgeschätzt und vertrauenswürdig. Das ist motivierender, als es jede Pizza-Session je sein könnte.

Es ermutigt und sorgt für Kreativität und Initiative:

überleg mal: wenn du eine Aufgabe so lösen darfst, wie du das willst, dann sprühst du vor Energie. Du wirst kreativ. Du willst es schaffen. Du gibst nicht auf. Du fühlst dich verantwortlich für das Ergebnis. Das führt automatisch zu einem besseren Ergebnis. Und deine Mitarbeitenden denken genauso. Glaub mir.

Deine Mitarbeiter werden einfach besser – in allem!

Du führst vielleicht die Führungskräfte von morgen. Also ich bin sicher, dass es so ist. Viele meiner ehemaligen Mitarbeitenden sind in der Geschäftsführung oder sogar im Vorstand von DAX Unternehmen gelandet. Indem du sie mit Hilfe der Delegation entwickelst, hilfst du nicht nur ihnen, sondern es stattet deine Firma mit besseren und qualifizierteren Arbeitskräften aus. Wie du ja selber am eigenen Leib erfahren hast, kann aus einem guten Mitarbeitenden eine Top Führungskraft werden.

Es erlaubt deinen Mitarbeitenden einen großen Anteil am Teamerfolg :

Wer liebt es nicht an Sachen zu arbeiten, die wichtig sind? Die den Unterschied machen. Deine Mitarbeitenden werden stolz sein. Du gibst ihnen das Gefühl, dass sie einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg des Ganzen leisten konnten.

Was Delegation für deine Firma tun kann

Und als ob all das noch nicht genug wäre – Delegation kann auch so viel für deine Firma tun. Denn letztlich hebt gute Delegation die Stimmung. Die Produktivität geht hoch. Der Enthusiasmus, die Innovation, die Kreativität, die Zusammenarbeit und Offenheit werden sich festsetzen. Ein toller Platz zum Arbeiten. Nun hast du und dein Arbeitgeber Mitarbeitenden, die mitdenken, die sich verantwortlich fühlen, die etwas bewegen wollen. Deine Firma erhält hochqualifizierte Mitarbeiter und das sorgt natürlich für den Erfolg.

So! Ich denke du verstehst mich nun besser. Nämlich, dass Delegation ein Must-Have Feature einer guten Führungskraft ist. Und nun fragst du dich vielleicht, wie du genau diese Herausforderung meistern kannst. Da habe ich einen Kurs für dich. Und das tolle daran ist, als Leser meiner Blogposts bekommst du den Kurs für €49 statt für €149!

Copy Paste: LEADERSHIP im Check-Out bei „Gutscheincode vorhanden“ einfügen. Dann erhältst du den kompletten Videokurs für €49 anstelle von €149!
 

Vorher aber noch ein paar Tipps für die Delegation.

Hier sind 9 Schritte, die du unternehmen solltest:

  1. Wähle die richtige Person aus: Es geht gar nicht immer darum, wer es wirklich tun kann. Frage dich, wer die benötigten Fähigkeiten entwickeln sollte.
    • Gibt es jemanden, der Kapazitäten frei hat?
    • Wer hat Interesse gezeigt?
    • Wer ist bereit für eine Herausforderung?
  2. Erfolgreiche Führungskräfte erklären auch, warum sie eine Person für eine bestimmte Aufgabe herausgesucht haben.
  3. Mache klar, welche Verantwortung und welche Freiheiten die ausgewählte Person hat:
    • Mitarbeitende wünschen sich Autonomie über eine Aufgabe. Diese sollte sich nicht nur über die Aufgabe an sich erstrecken, sondern auch über das Team, die Technik und die Zeit.
    • Als gute Führungskraft solltest du deine TeammitgliederInnen genau wissen lassen, welche Freiheiten sie haben und welche sie (noch) nicht haben.
  4. Beschreibe das gewünschte Resultat detailliert:
    • Das beinhaltet auch, dass du klar erklärst,
    • welchen Output du erwartest (was ist es genau?),
    • wie die Aufgabe in ein größeres Bild passt (warum soll die Aufgabe getan werden?) und
    • wie du den Erfolg misst (wie sollte es aussehen, um gut zu sein?).
  5. Stelle sicher, dass deine Mitarbeitende alles haben, um die Aufgabe erledigen zu können:
    • Das kann ein Training, Geld, Ausstattung, Zeit, ein geeigneter Arbeitsplatz, gesetzte Prioritäten oder Hilfe von anderen sein.
  6. Setze Zwischenziele:
    • Du solltest sicherstellen, dass du meßbare Zwischenziele setzt.
    • An diesen Punkten sollte die Möglichkeit für ein gegenseitiges Feedback bestehen. Denn so stellst du sicher, dass du weder Micro-Management betreibst, noch dass du unterdurchschnittlich führst.
  7. Ermutige deine Mitarbeitende:
    • Deine Mitarbeitende sollten wissen, dass sie auch kreative und neue Wege finden dürfen, um ihre Ziele zu erreichen.
    • Dazu musst du als Führungskraft einen Schritt von deiner eigenen Herangehensweise zurücktreten.
    • Es mag sein, dass die Dinge in der Vergangenheit so gelöst wurden, aber lass ihnen die Möglichkeit offen, neue Wege zu finden, die funktionieren.
  8. Schaffe ein motivierendes Arbeitsumfeld:
    • Gute Delegation ist wie ein Tanz – du musst wissen, wann du zu motivieren, einzugreifen, einen Schritt zurückzutreten, anzufeuern, Anforderungen anzupassen, wann du erreichbar zu sein hast und wann die Zeit zum Feiern gekommen ist.
  9. Toleriere Fehler und lass Risiken zu:
    • Benutze sie als eine Möglichkeit, zu lernen. Mache nie den Fehler, solche Situationen dazu zu benutzen, klarzumachen, dass du es doch besser selbst getan hättest.

Letzten Endes wissen die meisten Führungskräfte, dass es quasi unabdingbar ist, zu delegieren.

Oftmals scheitern sie aber dennoch an der Aufgabe.

Sie fühlen sich den Aufgaben verpflichtet und wissen eigentlich nicht, wie sie die Aufgaben erledigen müssen. Dabei macht genau das eine gute Führungskraft aus – dass sie zwar noch in die Aufgaben eingebunden ist, aber eben nicht mehr alles selbst erledigt.

Wenn du dich jetzt fragst, ob du schon gut im Delegieren bist, dann stell dir diese Frage:

Wenn du ab morgen unerwartet für eine Woche ausfallen würdest – wie gut würden deine Prioritäten weiter verfolgt werden? Sollte deine Antwort in etwa »schlecht« ausfallen oder du dir nicht wirklich sicher bist, dann bist du noch immer zu tief in das Tun verstrickt. Was du wirklich lernen musst, ist, weniger in die Aufgaben involviert zu sein. Es ist gut, wenn du für dein Team da bist, du aber dennoch überflüssig bist. Denn wenn du unverzichtbar bist und fällst unerwartet aus, wird dein Team ein echtes Problem haben. Hast du jedoch gut delegiert, kannst du zumindest für eine Zeitlang ruhig einmal ausfallen. Denn deine Mitarbeitenden wissen, was sie zu tun haben. Sie übernehmen Verantwortung für ihre Aufgaben und nutzen die von dir gesteckten Freiräume sinnvoll aus.

Vielleicht hast du aber auch das Gefühl, dein Team ist gar nicht wirklich auf gute Delegation vorbereitet.

Auch das ist Teil deiner Aufgabe. Du solltest deine Mitarbeitenden ins sprichwörtliche Boot holen, so dass sie die Aufgaben auf ihre Weise, aber dennoch in deinem Sinne ausführen. Mit diesen vier Methoden hast du eine Chance, dein Team auf deine Mission einzuschwören:

What’s in for you?

Wenn du nicht verstehst warum, dann setzt du dich weniger ein. Woher soll das auch kommen. Dann ist ja ggf. eine Dumbo Arbeit. Das geht deinem Team auch so. Du musst ihnen den Kontext vermitteln. Warum sie es machen sollen, aber auch warum es für dich persönlich so wichtig ist. Das ist auch eine einzigartige Gelegenheit das Engagement zu erhöhen. Deine Mitarbeitende verstehen ihre Wichtigkeit in diesem Projekt. Anstatt also lediglich Business Gründe herunterzuleiern, solltest du deine persönlichen Gründe auf den Tisch bringen. Du kannst niemanden motivieren, sich für dich einzusetzen, wenn du nicht einmal selbst Gründe für die Aufgabe formulieren kannst. Anderenfalls überlässt du deinen Mitarbeitenden was sie davon halten sollen. Die ziehen dann ihre eigenen Schlussfolgerungen und priorisieren dann auch so. Wenn nicht klar wird, worum es hier geht, läufst du Gefahr, dass das ganze Projekt aus dem Ruder läuft.

Nimm deine Mitarbeitenden in Pflicht:

Menschen können sich wunderbar dafür begeistern, was alles möglich ist. Aber sie werden sich nur dazu verpflichten, etwas beizutragen, wenn sie verstehen, was ihre Rolle im großen Ganzen ist. Vor allem: welchen Anteil sie am Erfolg haben können. Erst definierst du also die Aufgabe. Dann stellst du sicher, dass sie alles haben, um es erledigen zu können. Und dann kommt der wichtigste Teil! Kommuniziere unbedingt deine Erwartungen. Wie sieht Erfolg für dich aus! Niemand kann deine Gedanken lesen.

Du hast Erwartungen an die Qualität des Ergebnisses? Dann solltest du sie ganz klar ausdrücken. Hast du gemacht? Nicht so schnell, Brauner. Haben sie dich verstanden ? Check das. Frag sie, wie sie die Aufgabe interpretieren. »Aber ich habe doch gesagt, was sie tun sollen« ist keine besonders gute Erklärung für den Misserfolg eines Projekts. Es ist der Beweis dafür, dass du dich nicht rückversichert hast, dass jeder genau das verstanden hat, was du sagen wolltest.

Bringe dich in einem guten Maße ein:

Du bist Teil des Projektes. Delegation bedeutet nicht, dass du dich davon machen kannst. Wichtig ist aber das Maß deines Einbringens. Du brauchst, einen guten Mix aus Einbringen und Erreichbarkeit. Wenn der Mix nicht gut abgestimmt ist gehst du unnötige Risiken ein. Bei zuviel läufst du Gefahr, in Micro-Management zu verfallen. Wen du jeden einzelnen Schritt vorschreibst wirst du das Gesamte nicht mehr überblicken. Lässt du einfach alles laufen, verpasst du ggf. den Punkt, an dem du hättest korrigierend eingreifen sollen. Sprich mit deinen Mitarbeitenden. Diese haben oft ein gutes Gefühl dafür, wie viel Unterstützung sie brauchen. Und auch dafür, welche Freiräume du für den Erfolg des Projekts einräumen solltest.

»ja«, »nein« und »ja, wenn«:

Du must sorgfältig auszuwählen, inwieweit du dich in den Prozess einbringen musst. Passt die Frage zu deinen Vorstellung deines Einbringens? Wenn sie passt, antworte mit »ja« und dann bring dich zu 100% ein. Passt sie nur teilweise hinein, wird es tricky. Erstmal müssen die Mitarbeitenden ihren Beitrag leisten. Deine Antwort ist also: »ja, wenn«. Passt es nicht? Dann musst du nun mutig sein. Die antwortet lautet: »nein«. Alle andere wäre die klassische Rückdelegation – darüber kann man einen komplett eigenen Beitrag machen. Das passiert gerade am Anfang. Wenn du vorher nämlich viel gemacht hast. Dann müssen auch deinen Mitarbeitenden lernen, dass der Hase nun anders läuft. Sprecht darüber!

Fazit

Delegation ist eine Schlüsselkompetenz für gute Führungskräfte. Mit Führungskräfte Coaching und diesen Schritten kannst du es ganz leicht schaffen:

  1. Wähle die richtigen Personen aus.
  2. Definiere Freiräume so genau wie möglich.
  3. Beschreibe das gewünschte Resultat im Detail. 4. Stelle alles Erforderliche zur Verfügung.
  4. Definiere Zwischenziele.
  5. Mach deine Mitarbeiter stark.
  6. Erschaffe ein motivierendes Arbeitsumfeld.
  7. Rechne mit Risiken und Fehlern.

Wenn du diese Schritte befolgst, steht deinem Erfolg nichts mehr im Weg.

Experimentiere mit diesen Delegations-Strategien und schau, ob sie dir helfen bessere Ergebnisse zu liefern. Um besser und effektiver zu delegieren, buch meinen Kurs „Mehr führen, weniger ausführen

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Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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