Wie du die Produktivität deines Teams steigerst

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Bis vor kurzem hatte ich noch nie darüber nachgedacht, dass der Satz: „Deine Augen sind größer als dein Mund“, bei der Arbeit gilt. Aber das wir denken, wir können mehr tun, als wir tatsächlich können – ist ziemlich aktuell. Was machst du also, wenn du merkst, dass du eigentlich nicht alles tun kannst, was du tun musst. Zumindest nicht auf dem Niveau, das die Aufgabe verlangt?

Dann ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie du arbeitest. Wenn du dir alle Ziele für dein Team genau angesehen hast und entschieden hast, dass du nichts repriosierein oder sogar streichen kannst, musst du einen anderen Weg finden, um zum Ziel zu kommen. Dieser Weg könnte darin bestehen, mal tiefer zu schauen, wie denn dein Team arbeitet.

Eine Pause einlegen

Es gibt eine recht spannendes Buch von Stephen Covey dazu. In diesem Buch spricht er von 7 Gewohnheiten. Und eine dieser Gewohnheiten ist „die Säge schärfen“. Ich mag diesen Spruch. Er erklärt, dass man sich um sich selbst kümmern muss, damit man in der Lage ist, seine beste Arbeit zu leisten. Er bezieht sich damit auf ein berühmtes anonymes Zitat: Ein Holzfäller wurde einmal gefragt:

„Was würdest du tun, wenn du nur fünf Minuten Zeit hättest, um einen Baum zu fällen?

Er antwortete:

„Ich würde die ersten zweieinhalb Minuten damit verbringen, meine Axt zu schärfen“.

Sowohl Covey als auch der Holzfäller wissen, wie wichtig es ist eine Aufgabe zu erledigen. Und wir können eine Aufgabe nicht erledigen, wenn wir entweder vollständig erholt sind oder das richtige Werkzeug zur Hand haben. Wir können weder effektiv noch effizient sein, wenn wir uns nicht die Zeit nehmen, über unsere Arbeitsweise nachzudenken.

So viele Aufgaben

Bei so vielen Aufgaben, die du jeden Tag zu erledigen hast, kannst du leicht das Gefühl haben, dass du keine Zeit hast, innezuhalten und nachzudenken. Und da spreche ich noch gar nicht vom dem Change Prozess, der notwendig ist, wenn du anfängst Prozesse neuzugestalten. Aber am Ende des Tages ist es genau das, was du tun musst. Du musst immer auf dem neusten Stand sein, sonst wirst du langfristig nicht erfolgreich sein können.

Nimm dir die Zeit, die Arbeitsweise deines Teams mit deinem Team zu analysieren. Darauf basierend passt du die Arbeit an. Du wirst du nicht nur effizienter und effektiver sein, sondern deine Teammitglieder werden sich auch stärker engagieren. Warum? Weil sie mehr Einfluss darauf haben, wie die Arbeit erledigt wird.

Bereite dein Team darauf vor, das Arbeiten nur zu überdenken

Aktuelle Realität verstehen

Zuerst ist es wichtig zu verstehen, wo ihre denn steht. Natürlich braucht ihr dafür ein gemeinsames Verständnis. Analysiert was die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Das ermöglicht es euch die Arbeitsbereiche mit dem größten Rationalisierungspotenzial zu identifizieren. Wenn es euch gelingt 10% effizienter bei einer Aufgabe zu werden, die in der Regel 10 Stunden in der Woche dauert, spart ihre eine Stunde. Um das gleiche Ergebnis bei einer Aufgabe zu erzielen, die nur 2 Stunden pro Woche in Anspruch nimmt, ist schon einen 50% Effizienzsteigerung notwendig. Konzentriere dich also auf die dicken Brocken.

Bevor du ein Meeting zur Neugestaltung eines Prozesses einberufst, solltest du jedes Teammitglied bitten, die Zeit, die es für verschiedene Aufgaben aufwendet, abzuschätzen. Man kann das gut mit einen Google oder einem Excel Sheet machen. Ich denke 2 Wochen sind dafür zu veranschlagen. Entscheide, wie du die Aufgaben nach Aktivität (z.B. E-Mail, Meetings, Recherche), Projekt oder Verantwortung (z.B. Social-Media-Anhänger gewinnen, Kundenbeziehungen pflegen, Vertrieb usw.) aufteilst. Sammle dann die Ergebnisse und präsentiere sie gesamtheitlich. Nur so kann das Team den prozentualen Anteil der für verschiedene Aktivitäten aufgewendeten Zeit sehen.

Neue Möglichkeiten in Betracht ziehen

Hilf deinem Team dabei, kreativ über inkrementelle und transformative Veränderungen nachzudenken. Das machst du, indem ihr euch darüber austauscht, wie man die Produktivität verbessern kann. Die folgende Liste enthält verschiedene Ansätze, wie man eine Analyse vorantreiben kann:

  • Bündeln: Gruppiere ähnliche Aktivitäten
  • Standardisieren: Entwickle Vorlagen, um einfachere und konsistente Aktionen zu unterstützen.
  • Zeit reservieren: die Zeit für eine bestimmte Aktivität begrenzen
  • Training: Entwickle deine Fähigkeit.
  • Automatisieren: Nutze eine Technologielösung, um einen Teil der Arbeit für dich zu erledigen.
  • Ersetzen: Ersetz eine Aktivität oder einen Prozess durch eine ebenso effektive, aber weniger ressourcenintensive Aktivität.
  • Delegieren: die Aufgabe einer anderen internen oder externen Ressource zuweisen
  • Rotieren: die Verantwortung auf mehrere Mitarbeiter verteilen
  • Reduzieren: Verringere die Anzahl der Male, die du eine Aufgabe erledigst.
  • Erholung: Sich richtig ernähren (Schlaf, Essen, Bewegung) und um Hilfe bitten

Was du in zwei Stunden machen kannst

Bei einem Team bin ich mal wie folgt vorgegangen und die Ergebnisse waren wirklich transformativ. Wir stellten frühere Annahmen in Frage und identifizierten Möglichkeiten, die unsere Arbeitsweise auf den Kopf stellen würden.

Hier ist, was wir im Laufe der zwei Stunden getan haben:

  1. Ausrichten: Die ersten paar Minuten haben damit verbracht, die Ergebnisse unserer Zeiterfassung zu verstehen und zu bewerten. Anschließend wußten wir, was wir innerhalb dieses Meetings angehen wollten und was nicht. Da es sich um ein Vertriebsteam handelte, gab es einige Aktivitäten, die fast jeder machte oder machen konnte. Es gab aber auch anderen, die einen Spezialisierungsgrad oder Erfahrung erforderten. Wir haben uns darauf geeinigt, uns darauf zu konzentrieren, die Aktivitäten zu rationalisieren, die von allen Teammitgliedern gleichermaßen erledigt werden und auch können. Diese machten auch einen guten Prozentsatz des gesamten Arbeitspensums aus.
  2. Identifizieren: Wir haben jeder Aufgabe ein eigenes Flipchart zugeordnet und im Raum aufgehängt. Darauf folgten dann 10 Minuten stilles Brainstorming und wir schrieben die Antworten auf die folgenden zwei Fragen auf Post-its. (Wenn dein remote ist, dann kannst du das auch super auf einem Trello-Board oder in Google Docs tun).
    • Was funktioniert derzeit gut, was wir nicht ändern wollen oder wovon wir lernen können.
    • Was funktioniert nicht? Welche Schmerzpunkte gibt es? Was braucht viel Zeit oder mehr Zeit als es sein sollte? Welche Prozesse sind übermäßig kompliziert?
  3. Klären: Jede Person hat ihre Post-its auf den entsprechenden Flipcharts gepostet. In der Gruppe gingen wir dann die einzelnen Flipcharts ab. Dann konnten die Mitarbeiter alle Informationen lesen und klärende Fragen stellen.
  4. Vorstellen: Nachdem wir alle Flipcharts durchgegangen waren, suchte sich jedes Teammitglied einen Punkt aus, für den sie eine Lösung hatte. Dieses Team war groß, bei einem kleineren Team sollten sich die Mitarbeiter 2 oder 3 Punkte auswählen. Die Punkte, die sie auswählten, mussten nicht in direktem Zusammenhang mit ihrem Arbeitsbereich stehen.
    • Meine Aufgabe war es Denkanstöße zu geben.
    • Wie wird die Arbeit in anderen Teams oder bei anderen Firmen, die sie erlebt haben, durchgeführt?
    • Gibt es andere oder ähnliche Prozesse, Verfahren oder Richtlinien, die sie kopieren oder adaptieren könnten?
  5. Vorstellen: Nach ein paar Minuten des Nachdenkens stellte jede Person ihre Idee(n) der Gruppe vor. Sie wurden gebeten, den von ihnen gewählten Punkt und ihre Lösung zu erläutern. Es ging nur um Zuhören ohne zu urteilen. Es konnten nur klärende Fragen gestellt werden.
  6. Entscheiden: Während die Mitarbeiter ihre Ergebnisse vorstellten, fasste ich die Punkte und Lösungen auf einem Whiteboard zusammen. Nachdem alle Ideen aufgenommen waren, stimmte die Gruppe ab und identifizierte die 4 besten Ideen, die weiterverfolgt werden sollten.
  7. Entwickeln: Wir begannen, die Ideen mit Leben zu füllen, indem wir in kleinen Gruppen arbeiteten. Folgende Fragen beantworteten wir:
    • Welche Punkte genau versuchen wir zu lösen?
    • Wie sieht dann die Lösung aus?
    • Welche Ressourcen werden benötigt?
    • Welche Fragen müssen beantwortet werden oder welche Informationen müssen gesammelt werden?
    • Was sind die nächsten Schritte?

Am Ende der zwei gemeinsamen Stunden hatten wir konkrete Schritte, um unsere Ideen voranzubringen. Es war klar, dass wir uns befähigt fühlten, Prozesse und Prozeduren zu designen, die für uns am besten funktionieren.

Eine kraftvolle Veränderung kommt in allen Größen

Manchmal entstehen top Ergebnisse durch völlig neu erfundene Arbeitsweisen, während andere Male die Veränderung recht minimal ist. In jedem Fall hebst du das Potential, Dutzende von schlechten Punkte zu eliminieren und hunderte von Stunden zu sparen. Das alles ohne notwendigerweise zu viel Zeit aufwenden zu müssen.

Im Fall meines Teams war eine Lösung ein zeit- und kostenintensives Unterfangen. Aber viele der Ideen waren preiswert und erforderten nur ein paar Stunden Zeit und gute Kommunikationsfähigkeiten. Zum Beispiel arbeitete eine Gruppe an folgendem Thema: Die Kunden kennzeichnen jede Anfrage als „eilig“. Das verleiht den Anfragen eine Komplexität und Dringlichkeit, die sie nicht brauchen. Die Lösung: Wir entwickelten eine Reihe von Kriterien, die eine Anfrage als dringlich qualifiziert. Natürlich haben wir das gegenüber dem Kunde auch kommuniziert, damit sie es verstehen und entsprechend planen können.

Es ist Zeit für Veränderung

Es gibt keinen perfekten Zeitpunkt, um Prozesse und Arbeitsweisen deines Teams zu analysieren und zu ändern. Also kannst du auch gleich damit anfangen. Was sind die Schwachpunkte, die du ignoriert hast? Mit welchen Problemen hat dein Team zu kämpfen? Vor allem, weil ihr zu sehr mit der Arbeit beschäftigt seid anstelle euch die Zeit zu nehmen, sie endlich anzugehen? Welche Annahmen habt ihr getroffen, die in Frage gestellt werden sollten?

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Bildquelle von Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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