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Mitarbeiter entlassen – eine schwierige Aufgabe

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Mitarbeiter zu entlassen lässt sich gut mit einer Scheidung vergleichen. Auch bei einer Scheidung steht man vor der Herausforderung, diese ohne Schuldgefühle durchzuführen. So schmerzhaft eine Scheidung auch ist: Sie erlaubt es zwei Menschen, einen Fehler zu korrigieren und eine befriedigendere Zukunft anzustreben. Gut gehandhabt funktioniert eine Kündigung auf die gleiche Weise. 

Erste Frage: Wann?

Ich fange immer damit an, einen Plan zu erstellen. Ich wähle ganz bewusst den Tag und die Zeit für die bevorstehende Kündigung. Wann soll der Mitarbeiter entlassen werden? Morgens oder abends? Wenn du es früh am Tag machst oder früh in der Woche, also montags, dann reduzierst du die Wahrscheinlichkeit, dass dein Mitarbeiter das Wochenende damit verbringt, in ein schwarzes Loch zu fallen oder, schlimmer noch, Rachepläne zu schmieden. Für den Freitagnachmittag spricht hingegen, dass er oft die geringste Störung für den Rest des Teams verursacht, sodass der Betriebsfrieden gewahrt bleibt. 

Ich stelle bei der Entscheidung immer die Interessen meines Unternehmens an die erste Stelle. 

Zweite Frage: Was ist dein Plan B?

Versetze dich mal in diese Situation: Monatelang hast du dich wahrscheinlich mit einer mehr oder minder guten Leistung abgefunden. Die ganze Zeit hast du gehofft, dass sich die Situation schon irgendwie von selbst regeln würde. Aber jetzt, wo das Ende naht, plane den Übergang, so dass du deinem Unternehmen und deinem Team möglichst wenig Schaden zufügst. 

Ich hoffe, du hast einen Plan B. Wer wird die Aufgabe übernehmen? Wie wird die Stelle nachbesetzt? Kann man das intern regeln? Es macht unter Umständen Sinn, mit dem Recruiting bereits anzufangen, noch bevor du die Kündigung überhaupt aussprichst. Vielleicht möchtest du mit der Kündigung warten, bis du tatsächlich einen Ersatz gefunden hast. Es kann sogar an deinem Interesse sein, ein paar subtile Signale an Kunden zu senden, dass es bald eine personelle Veränderung geben wird. 

Alles muss „mit rechten Dingen“ zugehen

Kommen wir zur eigentlichen Kündigung. Sie muss belastbar sein, rechtssicher. Das ist einerseits im Kündigungsschutzgesetz geregelt. Du hast keinen Kündigungsschutz in den ersten sechs Monaten. Das wird gemeinhin „Probezeit“ genannt. (wobei die Probezeit im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt ist, der Kündigungsschutz im KSchG).  Und dann gibt’s noch die betriebsbedingte Kündigung, die Änderungskündigung, …  Da gibt’s so viele Möglichkeiten.

Stelle sicher, dass die Kündigung rechtens ist. Verpatzte Kündigungen resultieren meist aus unüberlegtem Handeln. Ich spreche aus leidvoller Erfahrung. Ich hab mal jemanden fristlos gekündigt und das war keine gute Idee. Die Person hatte gestohlen, indem sie sich selbst Geld überwiesen hat. Spesenbetrug. Für mich war das eindeutig: Das geht nicht. Du bist gefeuert. Du kannst sofort gehen. Vor Gericht sah es dann anders aus. Da war das dann nicht mehr ganz so klar. Der Richter hat mir den Kopf gewaschen. Mein Anwalt hatte mir schon vorher  den Kopf gewaschen, wie ich so was überhaupt machen könne. 

Der Rechtsstreit lief – ohne jetzt auf Details eingehen zu wollen – auf einen Vergleich hinaus und ich musste auch die „Kündigungsfrist“ bezahlen. Das war aber gar nicht das Schlimmste, sondern schlimm war die Arbeit, die ich dann in der Aufarbeitung dieses Falles als Vorbereitung der Gerichtsverhandlung da reinstecken musste. So viel negative Energie! Das war eine wirkliche Herausforderung. 

Also bevor du überhaupt den Gedanken hast, jemanden zu kündigen, sei dir absolut sicher, dass du das auch darfst. Ich gehe heute Schritt für Schritt vor. Bevor ich überhaupt irgendein Wort sage, schreib ich mir die wichtigsten Dinge auf, die ich sagen werde, und dann halte mich ganz strikt an mein Skript. 

Was ich sage

Eine Kündigung ist kein Beratungsgespräch. Das ist ganz wichtig zu verstehen, wenn du jemanden kündigst. Es ist eine Ankündigung, dass eine unwiderrufliche Entscheidung getroffen wurde, die Person zu entlassen. 

Deshalb komme ich immer direkt auf den Punkt. Es gibt keinen Smalltalk. 

Ich fange ein Kündigungsgespräch an, indem ich sage: 

„Hallo Michaela, setz dich, ich habe schlechte Nachrichten für dich.“ 

Indem ich das gleich zu Beginn ankündige, dass es schlechte Nachrichten gibt, habe ich die ganze Aufmerksamkeit der Person nur für mich. Und dann überbringe ich sofort die schlechte Nachricht. 

Ich verwende die Vergangenheitsform – ganz wichtig, damit klar ist: Hier gibt’s nichts zu diskutieren. Ich sage also: „Dein Arbeitsverhältnis wurde gekündigt“ und nicht „wird gekündigt werden“. Zum Beispiel: „Wie du weißt, Philipp, haben wir mehrmals über die Qualitätsprobleme in deiner Abteilung gesprochen. Der Bericht des letzten Monats hat gezeigt, dass deine Abteilung immer noch den niedrigsten Qualitätsindex hat. Wir haben beschlossen, dass eine Änderung vorgenommen werden muss, und mit dem heutigen Tag wurde dein Arbeitsverhältnis beendet.“ 

Was ich NICHT sage

Wenn ich jemandem mitteile, dass er entlassen ist, dann sage ich nicht: „Ich verstehe, wie du dich fühlst.“ (Das tue ich nämlich nicht und das tust du auch nicht.) 

Und ich sage auch nicht: „Ich weiß, dass es im Moment weh tut, aber später wirst du erkennen, dass es das Beste ist, was dir passieren konnte.“ (Denn das ist es nicht. Es ist eine sehr schlechte Nachricht, und schlechte Nachrichten lassen sich nicht gut verpacken.) 

Ich vermeide auch Rechtfertigungen: „Schau mal, du hättest es doch kommen sehen müssen.“ 

Was ich tue

Ich halte eine Schachtel Taschentücher bereit. Wirklich. Aus Erfahrung. Mann oder Frau, Alt oder Jung spielt keine Rolle. Ich habe die Taschentücher öfter gebraucht, als ich das je für möglich gehalten habe. 

Ich weiß auch, dass Überleben ein starker Instinkt ist und ich gebe der Person Zeit, das Gehörte wirken zu lassen. Außerdem gibt es immer mehrere vorhersehbare Reaktionen auf die Nachricht, dass jemand gerade seinen Job verloren hat bzw. Strategien, wie ich das Kündigungsgespräch gestalte: 

  1. Am häufigsten habe ich Schock, Leugnung, Wut, aber auch Trauer erlebt. Das hört sich nun hart an, aber ich akzeptiere diesen Zustand, egal wie er ist. Mich wollte auch schon mal jemanden verprügeln, dessen Freundin ich in der Probezeit entlassen musste. In so einer bedrohlichen Situation muss man die Contenance bewahren. Ich habe Verständnis gezeigt, aber ich habe die Entscheidung natürlich nicht aufgehoben.
  • Ich teile der Person mit, was als Nächstes passieren wird. Wie ist das mit dem Gehalt? Was ist mit nicht genutztem Urlaub? Wie sieht es aus mit Referenzen, mit Zeugnissen? Outplacement (professionelle Beratung zur beruflichen Neuorientierung)? Erklärung gegenüber Kollegen? Was machen wir in laufenden Projekten? Das steht alles auf meinem Zettel. 
  • Eine Kündigung darf maximal 15 Minuten dauern. Es ist also nicht der richtige Zeitpunkt zu sagen: „Darauf komme ich später nochmal zurück.“ Es gibt kein „später“ mehr. Ich beende das Gespräch also immer zügig und freundlich. Normalerweise mache ich ganz gerne auch mal ein Kündigungsgespräch am Ende des Arbeitstages, während die Kollegen alle gehen. 
  • In der Regel gehe ich nochmal mit dem ehemaligen Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurück und warte, bis die persönlichen Sachen zusammengepackt wurden. Danach gehen wir gemeinsam zum Ausgang. Alles Gute wünschen. Dann gehe ich, ohne dass ich seine/ihre Würde verletze – mit vollem Respekt. Mitarbeiter, mit denen ich länger zusammengearbeitet hatte, habe ich auch schon mal gestattet, alleine zu ihrem Platz zu gehen, damit sie sich da nochmal sammeln können, und selber eine Abschieds-E-Mail zu schreiben. Es kommt immer darauf an, was für ein Verhältnis man zu diesem Mitarbeiter hat(te). 
Copy Paste: SCHWIERIGE GESPRAECHE im Check-Out bei „Gutscheincode vorhanden“ einfügen.

Wenn du Mitleid hast

Die meisten Führungskräfte, die ich kenne, sind einfühlsame und rücksichtsvolle Menschen. Wenn die Notwendigkeit entsteht, einen Mitarbeiter zu entlassen, dann ist dieses Mitgefühl aber leider oftmals fehlgeleitet. Manche sind so besorgt über die negativen Auswirkungen auf den zu entlassenen Mitarbeiter, dass sie ganz vergessen, dass sie auch noch für andere Teammmitglieder mitverantwortlich sind, nämlich diejenigen, die es schaffen, ihre Arbeit zu erledigen, die Erwartungen zu erfüllen, und das, obwohl diese genauso viele persönliche Probleme und Schwierigkeiten haben wie die Person, die jetzt gerade entlassen werden soll. 

Wir haben alle unser Päckchen zu tragen. Und deswegen ist es auch angebracht, mal jemanden zu entlassen. Tatsächlich stellen Führungskräfte meist fest, dass das Team erleichtert ist, wenn Faulenzer, Schlamper & Co. endlich entlassen wurden. Die Kollegen sind schließlich diejenigen, die härter arbeiten mussten, um die Unzulänglichkeiten oder Nachlässigkeiten des Betreffenden auszugleichen.

Wenn eine Kündigung gut begründet ist und wenn sie professionell ausgeführt wird, dann merkt der Rest des Teams, dass hier alles gut läuft. Aber wenn offensichtliche Verlierer, „berufliche Taugenichtsleute“, in ihren Positionen bleiben dürfen, an denen sie eigentlich gar nicht richtig am Platz sind, was denken sich dann die High Performer (diejenigen, die die Arbeit machen)? „In diesem Team möchte ich eigentlich nicgt länger arbeiten …“ Sie werden gehen und sich einen anderen Job suchen. Bleiben werden die anderen – diejenigen, die einen Arbeitgeber mit solch einem niedrigen Standard bevorzugen. Aber willst du das wirklich?!

Letzte Anmerkung

Das häufigste Problem bei Kündigungen ist, dass sie nicht so schnell passieren, wie sie sollten. Wie oft habe ich es gesagt und auch schon von anderen gehört:

„Ich habe noch nie einen zu früh entlassen.“ Noch nie! 

Wenn die Entscheidung gefallen ist, den Stecker zu ziehen und neu anzufangen, dann trödle nicht herum. Und hoffe auch nicht, dass irgendwie noch irgendetwas klappen könnte. Das tut es nie. 

Denk daran: Nicht die Menschen, die du kündigst, machen dein Leben unglücklich. Es sind die, die du nicht kündigst. Konsequent zu sein ist auch eine Eigenschaft, die eine Führungskraft haben und umsetzen können muss. 

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Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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