Checklisten – warum wir sie so sehr brauchen

Checklist Manifesto

Wir haben mal wieder ein Event durchgeführt. Okay, es war kein übliches Event – es war ein Online-Event. Auch das muss natürlich sorgfältig vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden.

Und dann haben wir kurz vor dem Event festgestellt, dass einige Dinge nicht geklärt waren. Weil jeder dachte, nimm du ihn, ich habe ihn sicher. Einfache Sachen wie dass man sich bei den Menschen, die einem dabei geholfen haben, bedankt. Händeschütteln geht natürlich nicht. Es muss also virtuell passieren – aber wer macht das? Rufen wir an? Schreiben wir eine E-Mail? Von welchem Account aus? Fragen über Fragen.

Dabei könnte alles so einfach sein – ist es aber nicht. 

Was hat das mit Führung zu tun? Nun, wenn du letztendlich für ein Event verantwortlich bist, dann möchtest du ja, dass es top funktioniert. Und dann möchtest du auch deine Mitarbeiter, die das Event durchführen, unterstützen können. 

Da eignen sich altmodische Checklisten hervorragend. Wirklich.

So lass uns über die Frage sprechen und sie hier und jetzt beantworten: „Warum sind Checklisten wichtig?“ Checklisten helfen dir, all deine täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Aufgaben pünktlich zu erledigen. Nicht nur Events von Anfang bis zum Ende zu managen. 

Checklisten ermöglichen es dir, dich zu konzentrieren und den Überblick zu behalten.  

Du fragst dich immer noch, warum du Checklisten verwenden sollst?

Wenn du wie ich arbeitest, hast du wahrscheinlich mit Multitasking und allen möglichen Ablenkungen zu tun. Das kann dazu führen, dass man leicht vergisst, bestimmte Aufgaben zu erledigen, oder dass man Zeit damit verbringen muss, sich daran zu erinnern, wie eine bestimmte Tätigkeit zu erledigen ist. Wenn man unter Druck steht oder es eilig hat, etwas abzuschließen, vergisst man leicht einen kleinen, aber wichtigen Schritt in seinem Prozess. 

Gerade hier können Checklisten eine wertvolle Hilfe sein, um Dinge zu erledigen.

Die vielleicht bahnbrechendste und sicherlich bekannteste Arbeit mit Checklisten ist das Checklisten-Manifest von Gawande. Der Autor ist ein Chirurg, der erkannt hat, wie nützlich Checklisten für die Patientenversorgung sein können, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern in den Prozess eingebunden ist, die jeweils unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. Gawande führte während einer Forschungsstudie in einer Reihe von Krankenhäusern eine einfache Checkliste ein, und die Sterblichkeit von Patienten sank um sage und schreibe 47%!

Es gibt viele gute Beispiele für die Verwendung von Checklisten:

  • Flugzeuge
    • Piloten müssen vor jedem Start eine Checkliste ausfüllen
  • NASA
    • Wenn du jemals einem Shuttle-Start zugehört hast, wirst du vermutlich mitbekommen haben, wie die Mission Control eine Checkliste abarbeitet, die sicherstellt, dass alle bereit zum Start sind
  • HR
    • Prozesse zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Vorteile von Checklisten

  • Checklisten stellen sicher, dass die wesentlichen Aufgaben erledigt werden. Selbst wenn ein Schritt sehr einfach ist, kann er dennoch vergessen werden. Checklisten stoppen auch die gefährliche Kreativität einiger, die glauben, dass sie es besser drauf haben als der, der den Prozess designt hat. 
  • Sie helfen, Ablenkungen zu vermeiden, indem sie dich zwingen, nur die Aufgaben zu erledigen, die auf der Checkliste stehen.
  • Checklisten befreien einen davon, sich an die zu erledigenden Schritte erinnern zu müssen, und vor allem befreien sie einen von der Sorge, etwas vergessen zu haben.
  • Checklisten können Zeit sparen. Wenn die Schritte einfach und in der richtigen Reihenfolge geschrieben sind, sind sie leicht nachvollziehbar und führen wahrscheinlich zu weniger Fehlern. Dann wird keine Zeit verschwendet, um Probleme zu beheben. Sie tragen auch dazu bei, das zeitraubende „Was soll ich als Nächstes tun“ zu vermeiden, da die Checkliste dir sagt, was du als Nächstes tun sollst.
  • Checklisten sorgen für Disziplin und Konsistenz. Je nachdem, was deine Firma so macht, kann Leben davon abhängen, ob der Prozess korrekt abgeschlossen wird. Die Verwendung von Checklisten kann also helfen, wenn etwas schiefläuft – sie liefern den Nachweis, ob ein bestimmter Schritt abgeschlossen wurde.
  • Checklisten können die Produktivität verbessern. Es gibt etwas, das Menschen zufriedenstellt, wenn sie Punkte auf einer Liste abhaken, und Untersuchungen haben gezeigt, dass die Verwendung von Checklisten die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass wir Aufgaben erledigen. Du kennst sicherlich auch das gute Gefühl, wenn du glaubst etwas abgeschlossen zu haben.

Es gibt zwei Arten von Checklisten: 

  • Read-Do: Man liest jeden Schritt der Aufgabe und führt sie dann der Reihe nach aus, wobei man sie nach und nach abhaken kann.
  • Do-Confirm: Du führst eine Reihe von Schritten der Aufgabe aus dem Gedächtnis aus, bis du einen definierten Punkt erreichst, an dem du dann die Checkliste durchgehst und bestätigst, dass jeder Schritt abgeschlossen ist.

Checklisten erstellen

  1. Beginne mit den Bereichen, in denen du Probleme mit den regelmäßig durchzuführenden Prozessen hast.
  2. Vergewissere dich, dass die Checkliste sich auf die wichtigsten Dinge konzentriert, die getan werden müssen, damit die Aufgabe erfolgreich ist.
  3. Kein Punkt auf der Checkliste sollte verhandelbar sein. Da eine Checkliste nur „ja“ und „nein“ kennt, müssen alle Punkte eindeutig sein. Ein „Jein“ hindert dich, mit der Liste voranzukommen, und stoppt dann den Prozess. So funktioniert eine Checkliste, die von Piloten verwendet wird. Sie stellt sicher, dass jeder angekreuzte Punkt zur Flugtauglichkeit beiträgt, bevor die Piloten die Liste weiter durchgehen. Als Passagier würdest du nicht wollen, dass das Flugzeug startet, wenn nicht JEDER Punkt auf der Checkliste als flugtauglich bestätigt wurde. Stell dir also vor, der Pilot würde einen Punkt als „vielleicht in Ordnung“ oder „konnte diesen nicht überprüfen“ markieren!
  4. Teste die Checkliste, um sicherzustellen, dass sie die geforderten Ergebnisse liefert. Es ist sehr wahrscheinlich, dass du bei der ersten Erstellung der Checkliste Schritte auslassen wirst.  

Einige Ratschläge zur Erstellung von Checklisten

  • Einfach – verwende kurze, präzise, leicht verständliche Beschreibungen der Aufgaben.
  • Kompakt – nach Möglichkeit nicht mehr als eine Seite.  
  • Benutzerfreundlich – füge ein Kontrollkästchen ein, damit man die Elemente markieren kann.
  • Überprüfe sie regelmäßig – mit dem Ziel, die damit verbundenen Aufgaben zu bearbeiten und zu vereinfachen.
  • Verwende ein Textverarbeitungsprogramm wie Word/Google Docs/Pages oder ein Tabellenkalkulationstool wie Excel/Sheets/Numbers. Ideal, wenn du in der Lage sein willst, die von dir erstellten Checklisten auszudrucken.
  • Verwende Google Tasks, Microsoft To Do oder ähnliche Anwendungen zur Aufgabenverwaltung auf deinem Laptop oder Smartphone. Diese Optionen bieten eine nützliche digitale Alternative zu Papierchecklisten. Ich arbeite zum Beispiel sehr gerne mit „Clear“ auf meinem Smartphone. 

Und um nochmals auf das eingangs erwähnte Online-Event zu sprechen zu kommen: Wenn wir das alles, was ich hier geschrieben haben, berücksichtigt hätten, dann wären wir nicht plötzlich in Hektik ausgebrochen, um alles, was wir vergessen haben, geradezuziehen. Gut, dass es mal wieder keiner gemerkt hat.

Dieser Artikel basierte auf dem Podcast „Dein Team, Deine Pflicht“. Um diese und viele andere Episoden zu hören, kannst du den Dein-Team-Deine-Pflicht Podcast abonnieren: iTunesSpotify und Deezer. Verpass nie mehr ein Arbeitsblatt, eine Episode oder einen Artikel: Abonniere den Newsletter.

Hier geht es zum Podcast.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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