Was du über virtuelles Onboarding wissen musst

Virtual Onboarding

Es war zu Beginn der Pandemie und ich hatte gerade damit begonnen, einen Mitarbeiter onzuboarden. Dann wurde mir gesagt, dass wir ab sofort alle von zu Hause aus arbeiten und nicht mehr reisen sollten. Sofern so gut. 

Ich hatte noch nicht verstanden, was auf dem Spiel stand und dachte, dass der „Zustand“ in wenigen Wochen vorbei sei. Ich habe mich, wie wir alle inzwischen wissen, sehr geirrt. Hätte ich das gewußt, wäre das Onboarding meines Mitarbeiters sicherlich viel besser verlaufen.

Warum ist (virtuelles) Onboarding eigentlich so wichtig?

Ein effektives Onboarding-Programm steigert die Produktivität, das Engagement und die Mitarbeiterbindung. In völliger Unkenntnis darüber, wie man einen Mitarbeiter komplett virtuell onboarded ging ich weiter standardmäßig vor. Sicher, wir hatten auch schon vorher remote gearbeitet und viele Dinge passierten via Zoom – aber es gab früher immer die Gelegenheit sich einmal live und in Farbe in einem Meetingraum mit einem Whiteboard oder Flippchart zu treffen. Mann konnte einen Kaffee zusammen trinken und zusammen lunchen.

Nun stellte ich sukzessive fest, dass sich mein neuer Mitarbeiter nicht mehr so willkommen fühlten, weil es eben keine Bürotouren, Swag Bags und Meet-and-Greets mit neuen Teamkollegen gab. Mein Mitarbeiter war ein abgeschnittener Einzelkämpfer geworden. Das war nicht gut. Mein virtuelles Onboarding klappte irgendwie nicht.

Ein paar Fehler und Monate weiter, veränderte ich meine Herangehensweise an virtuelles Onboarding komplett. Eben damit wir wieder zu einer Willkommens-Kultur kommen konnten. 

Ich entwickelte basierend darauf einen Video Kurs, der mir half, dass bis heute Gelernte zu reflektieren und umzusetzen. Den Kurs kannst du hier für EUR 99 buchen. Ich freue mich mittlerweile auf das Onboarding neuer Mitarbeiter, weil das Team und ich nun fit dafür sind. Es macht uns jetzt Spaß und wir haben auch viele Vorzüge des virtuellen Arbeitens entdeckt. Auch beim Onboarding.

Wenn du damit kämpfst, wie du deine Mitarbeiter virtuell onboardest, geben ich dir hier vorab zum Kurs ein paar Tipps und Tricks, die hilfreich sein könnten:

1. Überdenke deinen alten Onboarding-Plan – er taugt nichts mehr

Ich habe mich entschieden meinen ursprünglich kompakten Onboardingplan zu verlängern. Kürzere Wissens-Einheiten, werden von Gesprächen mit mir oder Kollegen unterbrochen, um Fragen beantworten zu können. Das ist besser, als den Mitarbeiter in seinem Home-Office mit vielen Fragen in seinem eigenen Saft schmoren zu lassen. Auch ist es wenig hilfreich, die allein gelassenen 8 Stunden lang Trainingsvideos oder Schulungsmeeting über sich ergehen zu lassen. Da bleibt keine Zeit, das gehört zu verarbeiten und auch Verständnisfragen zu stellen. 

Wenn ich ans virtuelle Onboarding denke, dann frage ich mich ständig:

  1. Gibt es den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben, hier anzufangen?
  2. Begeistert das Onboarding sie für die Mission und die Vision meines Unternehmens und vor allem wie ihr neuer Job dazu passt?
  3. Hilft es ihnen dabei, Beziehungen mit den Kollegen aufzubauen?
  4. Können die Mitarbeiter alle notwendigen Fähig- und Fertigkeiten virtuell erlernen?
  5. Fühlen sie sich zu keiner Zeit alleine gelassen.

Alles was nicht darauf eingezahlt hat, habe ich entfernt. 

2. Akzeptiere, dass man unmöglich überkommunizieren kann

Veränderungen sind für niemand schön. Das Unbekannte fördert oft Unbehagen. Ein neuer Mitarbeiter kann die gleiche subtile Angst empfinden wie ein Schüler, der die Schule wechselt: Wie soll ich Freunde finden, wie mich integrieren, wenn sich alle schon ewig kennen? Ein gutes virtuelles Onboarding muss diese Nervosität reduzieren.

Normalerweise kann eine Führungskraft häufig bei einem neuen Mitarbeiter vorbeischauen, um zu sehen, wie es ihm geht. Heute kannst du nur noch über E-Mail, Chat und Videokonferenzen mit deinem Mitarbeitern in Verbindung bleiben. Die Kommunikation sollte sowohl das Praktische – hier ist, was du heute tun musst und hier ist, wie du es tun musst – als auch das Soziale umfassen. Doch das geht nur mit ständiger Kommunikation. Ein one2one reicht nicht, am Anfang solltest du mehrfach täglich nachfassen. Man kann nicht überkommunizierend. Und nicht alles muss per Video gehen.

3. Neue Mitarbeiter sollten so schnell wie möglich ihr Equipment erhalten

Wenn du Laptop und Co. versendest, stell sicher, dass sie ihre Geräte auch wirklich erhalten haben, damit sie am ersten Tag online gehen können. Kein Mensch möchte am ersten Tag zu spät kommen. Und sich nicht pünktlich einwählen zu können, fühlt sich an, wie zu spät kommen. Es löst Stress bei deinem Mitarbeiter aus.

Heute werden in der Regel die Laptops direkt vom Hersteller an den neuen Mitarbeiter nach Hause geschickt. 

Wenn ein neuer Mitarbeiter seinen Laptop öffnet, egal ob er unter Windows oder MacOS läuft, sollte die benötigte Software und Programme bereits vorgeladen sein – du weißt nämlich nicht, welche Art von Internetverbindung dein virtueller Mitarbeiter hat. Er sollte einfach die richtigen Zugangsdaten eingeben und wie bei Boris Becker in den 90er das Ich-glaub-ich-drin Erlebnis haben.

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Danach verbringt ein IT Mitarbeiter ein oder zwei Stunden damit, deinem neuen Mitarbeiter zu helfen, einen Netzwerkzugang zu bekommen und das System vollständig einzurichten.

4. Unterstreiche die Kultur und die Werte deines Unternehmens

„Culture eats Strategy for breakfast “. 

Peter Drucker

Wenn es darum geht, dass Mitarbeiter glücklich sind und bleiben sollen, ist die Unternehmenskultur nicht nur Pflicht, sondern auch die Kür. Mitarbeiter werden ein Unternehmen verlassen, wenn es eine schlechte Kultur hat. Wenn das früher nicht so war, so wird es immer mehr Realität. Viele würden eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen, um für ein Unternehmen zu arbeiten, das ihre Werte teilt und eine Mission hat, an die sie glauben.

Das ist der Grund, warum die Unternehmenskultur an vorderster Front sein muss. Ich würde immer die Werte in den Onboardingprozess integrieren. Mehrfach.

5. Nutze Breakout-Räume, Check-Ins und motivierende Moderatoren, um neue Mitarbeiter onzuboarden. 

Ich habe ja kürzlich einen Blogpost zu „Zoom-Müdigkeit“ veröffentlich, der gibt dir einen kurzen Einblick in was virtuelle Mitarbeiter heute erwartet. Man kann nicht die ganze Zeit in einer Video-Umgebung arbeiten. Das ist wichtig zu verstehen.

Deine Mitarbeiter benötigen also viel engagiertere Moderatoren, viel mehr Interaktion in den Sessions, damit es nicht zu schnell de-motivierend und ermüdend wird.

Um die Teilnehmer bei einer live Onboarding Session zu beschäftigen, kann man noch ein paar andere Tricks anwenden. Du kannst die Chat-Funktion, um witzige Interaktionen zu schaffen nutzen. Während des Onboardings, vor allem, wenn es länger Sessions gibt, check via der Chat-Funktion den Zustand der Mitarbeite. Sind sie noch wach? Null ist, dass es sich wie 2 Uhr morgens anfühlt. Zehn ist, dass ich noch ewig so weiter machen kann. 

6. Schaffe Gelegenheiten für neue Mitarbeiter, eine Beziehung mit Kollegen aufzubauen

Bei einem erfolgreichen virtuellen Onboarding lernen die neuen Mitarbeiter nicht nur die Firma kennen, sondern auch ihr Team und die anderen Kollegen.

Wenn mehrere neuem Mitarbeiter starten, ist es eine gute Idee, einen eigenen Slack Channel für sie zu erstellen. Dies ermöglicht es ihnen, in Verbindung zu bleiben und freundschaftliche Beziehungen zu anderen neuen Mitarbeitern aufzubauen. 

Wir bitten neue Mitarbeiter auch, sich an einem rotierenden Terminbingo zu beteiligen. Die Idee ist ganz einfach: Nach dem Zufallsprinzip treffen sich die bestehenden Mitarbeiter mit einem neuen Mitarbeiter zu einer zwanglosen Kaffeepause, um sich gegenseitig kennenzulernen. Dazu kann man zum Beispiel in Slack eine App namens Donut nutzen. Die verbindet die Mitarbeiter alle zwei Wochen für einen 30-minütigen Chat.

7. Du als direkte Führungskraft und ein Buddy sind enorm wichtig

Orientierung und Laptops sind nur ein Teil einer der gesamten virtuellen Onboarding-Experience. Du als Führungskraft bist von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und dein Team. Was von dir erwartet wird, hat sich allerdings nicht viel geändert. Aber in vielen Fällen ist das Wie völlig virtuell geworden.

Schon vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters solltest du deinem Mitarbeiter eine Willkommensnachricht schicken. Vergiss nicht die Nachricht auch mit dem gesamten Team zu teilen und ein Teammitglied als Buddy für den neuen Mitarbeiter auszuwählen.

Ein Buddy wird für neuen Mitarbeiter ein offenes Ohr haben und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Er wird sich mit ihm auf einen virtuellen Kaffee oder ein virtuelles Mittagessen treffen. Er ist der informelle Partner, der die Tipps und Tricks zeigt, wie die Dinge in deiner Firma laufen.

Der erste Eindruck ist alles. Wie du einen neuen Mitarbeiter willkommen heißt und ihn in dein Unternehmen einführst, wird einen enormen Einfluss darauf haben, wie engagiert er ist und wie schnell er sein volles Potenzial und seine Produktivität erreicht. 

Unternehmen, die ihr virtuelles Onboarding im Griff haben, erreichen eine bessere Bindung zu ihren Mitarbeitern. Und es gibt fast nichts, was neue Mitarbeiter mehr begeistert, als zu sehen, du und dein Team sich zusätzlich anstrengen, damit sie sich willkommen und geschätzt fühlen.

Damit die Onboarding Experience für deine neuen Mitarbeiter noch besser wird, habe ich für dich einen Kurs für virtuelles Onboarding entwickelt. Darin sind meine Erfahrungen in vielen Inhalte, downloadbaren Handouts und Übungen entwickelt. Auch kannst du dich immer an unsere LinkedIn Gruppe mit Fragen wenden. 

Diese Blogpost kannst du hier auch als Podcast hören und hier als Video sehen.

Bildquelle Istockphoto.

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.

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