Als ich vor vielen Jahren ins Berufsleben eintrat, gab es noch nicht überall Computer. Das Internet war noch nicht ganz so weit. Vor dieser digitalen Erreichbarkeit, wie sie heute gang und gäbe ist, musste man oft auf Dinge warten. Man hat einen Brief geschickt, und das dauert seine Zeit. Es gab Faxe – das war schon etwas ganz Besonderes, wenn man ein Fax zur Verfügung hatte. Wenn man im Büro war, konnte man eine Sprachnachricht abhören (nur ganz wenige Menschen hatten auch zu Hause den Luxus eines Anrufbeantworters). Im Übrigen waren, soweit ich mich erinnere, alle Telefone noch von der Bundespost.
Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Wie Dringend zur neuen Arbeitsnorm wurde und wie du das änderst“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Um diese Folge und viele weitere zu hören, kannst du den „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcast z. B. auf iTunes, Spotify und Amazon Music abonnieren.
Und Handys? Die gab es gar nicht. 1992 habe ich, wenn ich mich recht erinnere, das erste Mal ein C-Netz-Handy gesehen. Da lief so ein CIS Admin mit einem riesigen Kofferraum, weil er für seine Kunden erreichbar sein musste.
Und wenn man ein Meeting organisieren wollte, dann war das ganz schön viel Arbeit. Da war nichts mit einem was „rumschicken“ wie heute und ein Klick und alle kommen, sondern man musste das wirklich planen wie ein kleines Projekt.
Vor allem gab es keine Dinge, die schon gestern hätten erledigt sein müssen, wie das heute oft der Fall ist.
Warum heutzutage alles so dringlich ist
Ich wage zu behaupten: Arbeit hat sich nicht immer so dringend angefühlt wie heute. Unsere Welt hat sich verändert, aber auf eine Weise, an die sich unsere Arbeitsplätze nicht angepasst haben.
Wir strengen uns alle super an. Aber das fordert seinen Tribut. Wie immer im Leben gilt: Ein bisschen ist gut – zu viel kann schlecht sein. (Dringlichkeiten, ein bisschen Stress, ist natürlich nicht per se schlecht. Wenn es aber ein Übermaß annimmt, so wie das vielleicht gerade der Fall ist, dann wirst du erschöpft.)
Wie kann ich nun mit diesem Stress, mit dieser Dringlichkeit umgehen, Erwartungen effektiver managen und letztendlich in meinem Team Burnout verhindern?
Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns zuerst einmal an, auf welche drei wesentlichen Einflüsse sich die gesteigerte Dringlichkeit zurückführen lässt:
Verschiebung in unseren Arbeits- und Lebensgewohnheiten
Als die Mobiltelefone und später die Smartphones populär wurden, haben sie uns erstmalig ermöglicht, jederzeit und überall zu arbeiten. Ich kann mich noch gut daran erinnern, als ich mein erstes Blackberry bekommen habe. Das war Fluch und Segen zugleich, weil ich jetzt schon, noch bevor ich ins Büro ging, meine E-Mails unterwegs beantworten konnte. Ich konnte abends, bevor ich ins Bett ging, nochmal auf mein Blackberry schauen und daran arbeiten. Das iPhone, was in meinem Fall den Blackberry abgelöst hat, hat es nicht viel besser gemacht. Hinzu kam, dass Vorgesetzte jetzt jeden zu jeder Tageszeit und an jedem Wochentag kontaktieren konnten und auch eine Antwort erwarteten. Letzte Woche hatte ich einen Urlaubstag und da hat mein Chef doch tatsächlich zu mir gesagt: „Es reicht durchaus, wenn du morgens, mittags und abends mal kurz in die E-Mails schaust.“ Das wäre vor 30 Jahren nicht denkbar gewesen.
Veränderung unserer Arbeitsgewohnheiten
Unsere heutigen Arbeitsgewohnheiten wurden auch durch die Rezession 2008 geprägt, den großen Bankencrash, wo mit hohen Summen die Banken und gegebenenfalls auch die Wirtschaft gerettet wurden. Die meisten großen Unternehmen haben damals die Ausgaben und ihr Personal bis auf das absolute Minimum reduziert. Von den Arbeitnehmern, die übrig geblieben sind, wurde erwartet, dass sie die doppelte Menge an Arbeit leisten, aber natürlich trotzdem dankbar sind, überhaupt noch einen Job zu haben. Leider wurden jedoch nach dem Ende der Rezession nicht in der gleichen Geschwindigkeit wieder neue Mitarbeiter eingestellt.
Technischer Wandel
Der technische Wandel hat unter anderem die Einzelhandelsbranche durcheinandergebracht. In der Pandemie wurde das besonders deutlich; die Schnelligkeit ist zu einem wichtigen Faktor geworden. Erst war es bei Amazon so: Next Day Delivery. Ich habe bestellt und am nächsten Tag hatte ich es. Mittlerweile gibt es in vielen Großstädten sogar eine One Hour oder Two Hour Delivery. Als Verbraucher erwarten wir Kundenservice innerhalb von Stunden, wenn nicht sogar Sekunden. Wir akzeptieren nicht mehr, dass irgendetwas zwei Tage braucht, und schauen durchaus auf die Lieferzeit, wenn wir etwas im Internet bestellen. Es ist nicht mehr nur der Preis, auf den es ankommt (wenn irgendwer zwei Wochen braucht, um etwas zu liefern, und ein anderer schafft das in drei Tagen, dann kauft man doch eher das, was in drei Tagen kommt, oder?).
Entscheiden wir uns bewusst für Entschleunigung
Auch wenn sich unser Leben aufgrund all der eben genannten Faktoren enorm beschleunigt hat, können wir uns bewusst für Entschleunigung entscheiden. Wie geht das?
Wir müssen unsere Kommunikation ändern.
Zuerst gilt es, eine Vertrauensbasis zu unseren Mitarbeitern aufbauen (in der Führung ohnehin das A und O – predige ich ja schon seit eh und je). Die Grundlage ist eine regelmäßige, positive Interaktion über E-Mail, WhatsApp oder andere Messengerdienste. Was auch immer du nutzt, sei dir bewusst: Bei fehlender Kommunikation geht dein Gegenüber immer vom Schlimmsten aus (er wird ignoriert, es werden schlechte Nachrichten verheimlicht etc.). Reagiere zuverlässig auf jede Nachricht, die du bekommst. Das schafft eine ganz klare Erwartungshaltung und begrenzt das Hin-und-her-Ping-Pong-Spiel, das wir relativ häufig bei E-Mails finden.
Dann gilt es, unsere Kommunikationsgewohnheiten zu hinterfragen. Diese sind leider allzu oft von dem Bedürfnis geprägt zu wissen, was los ist, gepaart mit dem Bedürfnis, so auszusehen, als ob man alles im Griff hat. So entsteht ein ungesundes Gefühl der Dringlichkeit. Die Alternative? Gegenseitiges Vertrauen, dass wir rechtzeitig informiert werden und dass auch alles zum richtigen Zeitpunkt kommuniziert wird.
Eine ganz einfache Änderung
Bitte nach Möglichkeit keine E-Mails mehr nach Feierabend verschicken und auch nicht erwarten, dass deine Mitarbeiter E-Mails nach Feierabend beantworten. Hört sich einfach an und ist es auch, hat aber eine große Auswirkung auf dein Team. Es nimmt den unnötigen Druck aus deinem Team.
Es gibt natürlich Menschen – und du hast sicherlich auch solche Teammitglieder –, die am besten nachts um ein Uhr arbeiten. Da stören dann E-Mails, die nach der regulären Arbeitszeit verschickt werden.
Und dann gibt es auch Leute mit dem sogenannten FOMO-Syndrom („Fear of missing out“): Was könnte ich verpassen, wenn ich meine E-Mails zwei Stunden lang nicht gecheckt habe? In der Mittagszeit lässt sich dieses Phänomen gut in Restaurants beobachten. Viele Leute sitzen und schauen auf ihre Handys. Und die machen da nicht alle nur Quatsch. Manche arbeiten tatsächlich, auch am Wochenende.
Vereinbare mit deinem Team also, wann du kommunizierst. So eine Art Kernarbeitszeit. In dieser Zeit möchtest du eine Antwort auf deine E-Mail bekommen und darüber hinaus nicht, ob das nun nine to five ist oder wie auch immer du das machen möchtest. Solch eine Vereinbarung gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, sich ohne Konsequenzen auch mal zurückzuziehen, um sich um die Familie zu kümmern, Zeit für sich selbst zu haben, Sport zu machen.
Sollte jemand es dennoch vorziehen, während seiner arbeitsfreien Zeit zu arbeiten, oder sollte es wirklich mal etwas Dringendes geben, kann er dir ja immer noch die Erlaubnis geben, ihm etwas zu schicken. Und wenn es etwas Dringliches gibt, bin ich selbstverständlich für meine Mitarbeiter erreichbar. Ich habe diese Vereinbarung mit ihnen: „Wenn es dringlich ist, ruf mich an. Ich habe überhaupt gar kein Problem, wenn du mich anrufst, dann können wir das sofort klären.“
Sprich mit deinem Vorgesetzten
Manchmal hilft es auch, mit der eigenen Führungskraft zu sprechen, um realistische Erwartungen zu setzen. Denn das Gefühl der Dringlichkeit kommt oft von ganz oben, und wer sagt schon gerne „Nein, ich kann nicht“ / „Ich habe jetzt keine Zeit“ / „Das ist nicht so wichtig für mich“ zu seiner Führungskraft?
Wenn deine Führungskraft also mal zu viel in zu kurzer Zeit von dir erwartet, dann musst du in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren, dass die Menge an Arbeit unrealistisch ist.
Tipp: Stell dir deinen Chef oder deine Chefin als Kunde/Kundin vor. Diese Art von Framing verändert die Herangehensweise, wie du auch kommunizieren würdest. Und auch bei einem Kunden ist es so. Man kann halt nicht alle seine Bedürfnisse in der Geschwindigkeit, die sich ein Kunde das vorstellt, erfüllen. Und das muss man dem Kunden auch kommunizieren. Wie macht man das?
- Man fragt: „Was ist denn jetzt besonders wichtig? Können wir das einmal priorisieren?“ Finde wirklich heraus, was jetzt die wichtigste Aufgabe ist, mit der ihr beginnen solltet.
- Oder man versucht, mehr Ressourcen zu finden. Welche Ressourcen, welche Hilfsmittel gibt es, die dir und deinem Team helfen? Gibt es noch andere Möglichkeiten, wie man ihm helfen kann?
„Ja, und …“
„Ja, und“ ist schöner als „Nein“. Ich predige sonst ja immer „Nein“. Es ist eines der wichtigsten Wörter der Welt. Aber nicht immer kann man Nein sagen. Und wenn man Nein nicht sagen kann, dann empfehle ich „Ja und“. Es kommt an die zweite Stelle der wichtigsten Wörter einer Führungskraft gleich nach Nein.
Man könnte sagen: „Ja, ich möchte das machen und können Sie mir mehr Ressourcen geben“ oder „Ja, lass uns das machen und lass uns das gegenüber dem anderen Projekt priorisieren, damit es überhaupt möglich ist“ oder „Ja, das ist eine wirklich gute Idee. Und lass uns darüber sprechen, dass wir aber dann das andere nach hinten verschieben“.
Das ist immer noch besser als dich zu beschweren, dass du zu viel Arbeit hast und es so nicht funktioniert.
Mach es deinen Teammitgliedern leicht
Genauso wie es für dich vielleicht schwierig ist, mit deinen Vorgesetzten über Dringlichkeiten zu sprechen, kann es auch für deine Teammitglieder schwierig sein, Bedenken bezüglich ihrer Arbeitsbelastung auszusprechen. Unsere Mitarbeiter müssen sagen können, wenn es ein bisschen viel ist.
Wir müssen ihnen ein Gefühl der Sicherheit geben. Das muss kulturviert werden. Da müssen wir in unseren, wie es so schön heißt, Interaktionen verletzlich und authentisch sein. Was meine ich damit?
Menschen vertrauen uns sowohl durch das, was wir tun, als auch durch das, was wir sind. Das bedeutet, dass wir mit Empathie reagieren müssen, wenn wir hören, dass einer unserer Mitarbeiter Hilfe braucht. Wir sollten bereit sein, unsere Erwartungen an die Mitarbeiter anzupassen.
Ein bisschen vom Gas gehen – es muss nicht alles dringlich sein
Stress ist nicht normal im Arbeitsleben oder sollte nicht normal sein. Es ist ein Nebenprodukt des technologischen Wandels, des Mangels an richtigen Grenzen und on unrealistischen Erwartungen, die sich über die Jahre hinweg aufgebaut haben. Es muss nicht alles dringlich sein. Wir können tatsächlich lernen, langsamer zu werden.
Ist zwar toll, wenn man Dinge schnell erledigt bekommt. Aber es macht auf lange Sicht krank. Wenn alles die oberste Priorität hat und mit hoher Dringlichkeit versehen ist, dann hat man am Ende nur noch ausgebrannte, kopflose Mitarbeiter, die desolat rumlaufen. Also ein bisschen vom Gas gehen oder zumindest nicht überall und bei jedem Thema auf Vollgas stehen. Indem du Grenzen schaffst, führst du dich selbst und dein Team zu einem gesünderen und sogar produktiveren Leben. Es kommt tatsächlich mehr dabei heraus!
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