Dieser Artikel basiert auf der Podcast-Folge „Wie du effektiv kommunizierst“ des „Dein Team, Deine Pflicht“-Podcasts. Hier kannst du dir einen praktischen Leitfaden zu dem Thema holen.
Fertigkeit #1: Die richtigen Informationen mit den richtigen Personen teilen
Unsere Aufgabe als Führungskraft ist es, dafür zu sorgen, dass wir mit jedem unserer Teammitglieder die richtigen Informationen teilen. Zu viel an Informationen kann zu Verwirrung und Überlastung führen. Zu wenig birgt das Risiko, die Mitarbeiter auf die falsche Fährte zu schicken oder sie zum Scheitern zu verurteilen.
Und dann zu wissen, was die richtige Menge ist und wer es wissen muss, ist mehr Kunst als Wissenschaft. Im Allgemeinen gilt die Faustregel: Mehr ist besser als weniger. Und doch geht es nicht nur darum, wie viele Informationen man teilt, sondern auch um die Klarheit, mit der man sie teilt. Glücklicherweise ist das wiederum mehr Wissenschaft als Kunst.
Für Klarheit sorgen
Kaum etwas ist frustrierender, als nach einem Gespräch oder nach dem Leser einer E-Mail nicht zu wissen, was man als Nächstes tun soll. Nur gar keine Info zu haben ist vielleicht noch schlimmer. In beiden Fällen fehlen Informationen, die einem sonst helfen würden, gute Arbeit zu leisten.
Wenn wir Informationen nicht rechtzeitig weitergeben, lassen wir unsere Mitarbeiter im Stich. Ähnlich verhält es sich, wenn wir Informationen teilen, die verwirrend oder unvollständig sind. Dann schaffen wir unnötige Komplexität. Es sind nicht nur Führungskräfte, die besser darin werden müssen, Informationen zu teilen, sondern es ist eine Teamkompetenz. Doch die Verbesserung beginnt mit dir als Führungskraft.
Eine Kultur des nahtlosen Informationsflusses zu schaffen, braucht Zeit, aber es gibt ein paar einfache Tipps, die dir helfen können, die Klarheit deiner Kommunikation zu verbessern:
Überlege dir nach einem Meeting, wer die Ergebnisse des Gesprächs kennen muss, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Aktionspunkte wem zugewiesen wurden.
Teile das „Warum“ und nicht nur das „Was“, besonders bei Entscheidungen. Erkläre den Gedanken hinter deiner Nachricht oder deiner Anfrage, damit sich die Mitarbeiter besser informiert und empowert fühlen.
Frage dich, welche Details wichtig sind, um das Verständnis für die Aufgabe zu fördern
In einer E-Mail solltest du Formatierungen nutzen, die auf wichtige Informationen oder erforderliche Aktionen aufmerksam machen. Vor allem halte E-Mails so kurz wie möglich, während du die notwendigen Informationen übermittelst.
Kontext bereitstellen
Eine frisch beförderte Führungskraft lief im Büro herum und sprach mit den Mitarbeitern über dies und das und all ihre Ideen. Später erfuhr er, dass einige Mitarbeiter begonnen hatten, diese neuen Ideen umzusetzen. Er war schockiert. Er hatte nicht beabsichtigt, dass sie umgesetzt werden, sondern er wollte Feedback, er machte ein Brainstorming mit seinen Teammitgliedern. On the fly.
Was diese Führungskraft versäumt hatte? Ihren Mitarbeitern einen Kontext über ihre Motivation zu geben. Aus der Sicht der Mitarbeiter war hier einer der Chefs, der mit ihnen über neue Initiativen sprach. Sie folgerten: War es nicht unsere Pflicht, das zu tun, was er wollte? Nach einigen Gesprächen und Coachings zu seinen Kommunikationsfähigkeiten begann der Chef, seine Ideen so vorzustellen: „In diesem Gespräch bin ich erstmal nur an deiner Meinung interessiert. Du brauchst im Moment nichts zu tun. Ich möchte hören, was du denkst.“ Diese Rahmung entlastete die Mitarbeiter von dem Druck, zusätzliche Projekte zu übernehmen, und stärkte die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und ihrer Führungskraft. So einfach kanns schieflaufen, aber auch gut funktionieren.
Diese Art von Missverständnissen kommt oft in den Meetings vor. Eine Führungskraft wirft Ideen in den Raum oder macht Vorschläge und es ist unklar, ob es sich dabei um Anweisungen oder einfach nur um Ideen handelt. Für Führungskräfte ist es aber wichtig, zwischen Ideen, Vorschlägen oder Empfehlungen, über die ernsthaft diskutiert werden sollten, und Anweisungen oder Aufgaben, die erledigt werden müssen, zu unterscheiden. Klarheit über die Motivation spart allen Zeit und Energie.
Fertigkeit #2: Auf Verständnis prüfen
Man kann sein Bestes geben, um klar zu kommunizieren, aber es geht auch darum, was der andere hört. Deshalb ist es wichtig, darauf zu achten, was dein Mitarbeiter versteht.
Ist dir schon einmal aufgefallen, dass Lehrer ständig überprüfen, ob die Schüler das Gesagte richtig interpretieren. Sie möchten sicherstellen, dass ihre Schüler den Unterrichtsstoff oder eine Hausaufgabe verstehen. Während des Homeschoolings wurde ich oft Zeuge davon, wie die Lehrer meines Sohnes das machten. Und ich bin sicher, dass es in einem virtuellen Umfeld noch wichtiger ist, das Verständnis abzuklopfen. Denn in den darauffolgenden Stunden ist der Mitarbeiter (oder in meinem Fall: unser Sohn) auf sich alleine gestellt. Wenn du als Führungskraft also Informationen teilst oder Anweisungen gibst, bitte die Teammitglieder, das Gehörte zu wiederholen. Falls du merkst, dass etwas nicht richtig angekommen ist, dann korrigiere es an Ort und Stelle. So wird sichergestellt, dass alle aufeinander abgestimmt sind.
Das ist im Übrigen auch im Flugverkehr eine gängige Praxis. Die Piloten und der Tower vergewissern sich immer und zu jeder Zeit, dass der eine die Anweisungen des anderen auch verstanden hat. Anweisungen werden wiederholt, damit keine Unfälle passieren.
Der andere Vorteil des Verstehens ist, dass sich die Leute die Informationen leichter merken und verinnerlichen können. Das ist der Grund, warum wir einen neuen Namen oder eine neue Telefonnummer wiederholen, wenn wir sie zum ersten Mal hören; es sind neue Informationen und wir verarbeiten sie.
Vermeide unbedingt Ja-oder-nein-Fragen wie „Ergibt das Sinn?“ oder „Hast du es verstanden?“. Mitarbeiter fühlen sich häufig unwohl oder schämen sich zuzugeben, dass sie etwas nicht wissen oder nicht verstehen, und antworten vielleicht mit „Ja“, auch wenn sie es nicht vollständig verstanden haben.
Probiere stattdessen eine der nachfolgenden offenen Fragen aus:
- Wiederholung: „Ich weiß, dass ich dir gerade eine Menge an Informationen gegeben habe. Kannst du mir nochmal sagen: Was sind die wichtigsten Schritte, die du machen musst, oder was sind die Schlüsselpunkte, die du gehört hast?“
- Hier wird der Zuhörer gebeten, die Schlüsselinformationen zu wiederholen.
- Interpretation: „Was denkst du über diesen Plan? Welche Schritte oder Informationen fehlen?“
- Hier wird die Person gebeten, sich einen Sinn aus dem Gehörten zu machen und ihre Meinung zu teilen.
- Verwirrung: „Was habe ich gesagt, was unklar war? Ich bin mir sicher, dass ich etwas vergessen habe, also was willst du noch wissen? Welche Fragen hast du?“
- Dies fordert den Empfänger auf, über alle Elemente der Information nachzudenken. Wenn möglich, positioniere den Mangel an Klarheit als einen Fehler in deiner Kommunikation und nicht als ihren Mangel an dessen Verständnis.
Fertigkeit #3: Übe die Zwei-Wege-Kommunikation
Ein guter Kommunikator zu sein bedeutet manchmal, sich zurückzuhalten und der anderen Person Gelegenheit zum Sprechen zu geben. So sehr die Kommunikation über das geht, was wir sagen, so sehr geht es auch darum, was wir nicht sagen.
Aktiv zuhören
Aktives Zuhören bedeutet, nach Signalen und Hinweisen der anderen Person zu suchen und deinen Ansatz oder deine Reaktion angesichts dessen, was du siehst, anzupassen.
Einmal habe ich einem Kollegen etwas erklärt und ich konnte sehen, wie er die Aufmerksamkeit verlor, während ich sprach. Anstatt fortzufahren, stoppte ich und stellte ihm eine Frage. Das förderte sofort seine Aufmerksamkeit und zog ihn wieder in das Gespräch zurück. Von diesem Zeitpunkt an führte ich ein Gespräch, anstatt wie vorher alle Informationen abzuladen und erst am Ende in einen Dialog einzutreten.
Platz für andere schaffen
Ein weiteres Element der Zwei-Wege-Kommunikation ist es, andere zum Mitmachen zu ermutigen. Wenn wir zuerst zuhören und dann sprechen, erlauben wir anderen, mehr von dem zu teilen, was sie denken. In vielen Team- und Unternehmenskulturen sind Debatten oder Meinungsverschiedenheiten mit dem Chef unüblich, wenn nicht sogar unerwünscht. Aber Fragen sind ein mächtiger Weg, um das Denken zu öffnen und andere zum Mitmachen einzuladen. Eine Fragetaktik ist die 5-Warum-Strategie: Du fragst bei jeder Aussage der anderen Person „Warum?“, um tieferes Denken aufzudecken – anstatt Vermutungen darüber anzustellen, warum etwas so ist, wie es ist.
Kürzlich habe ich in einem Führungskräfte Coaching jemanden gecoacht, der über eine bestimmte Handlung besorgt war. Ich hatte viele Ideen, warum er sich bei dieser Handlung unwohl fühlen könnte, aber anstatt Ratschläge zu diesen Annahmen zu geben, bat ich ihn mir zu erzählen, warum er besorgt war. Schon diese eine Frage eröffnete eine neue Dimension für uns und ich konnte helfen, intensiver nachzudenken und gleichzeitig relevantere Empfehlungen geben.
Es hilft, ein Gefühl der Neugier in unseren Gesprächen zu entwickeln. Wir sollten versuchen zu verstehen, bevor wir unsere Meinungen anbieten. Das ist als Führungskraft manchmal schwierig, da wir ja oft davon ausgehen, dass man von uns eine sofortige Lösung, Antwort oder gar Entscheidung haben möchte. Dem ist aber nicht immer so. Wir sollten eher Fragen stellen wie: „Was könnte schiefgehen, wenn wir das tun?“ oder „Wie könnten wir diese Idee noch besser machen“. So ermutigen wir andere, offener zu kommunizieren.
Fertigkeit #4: Das Medium auf den Inhalt abstimmen
Jede Kommunikation hat eine Kombination aus Inhalt und dem Medium, über das sie übermittelt wird. Manche Dinge lassen sich besser persönlich oder mündlich sagen. Normalerweise passiert das in einem Meeting. Andere Sachen werden wiederum per E-Mail geteilt. Manchmal eignet sich ein Tool wie Slack besser für die Nachricht. Zu wissen, welche Inhalte in welchem Format geteilt werden sollten, kann einen großen Unterschied in der Effektivität der Kommunikation ausmachen.
Pass also die Inhalte bewusst dem Format an. Wenn etwas in einer E-Mail, einem Dokument oder in einer Video- oder Sprachnachricht gesagt werden kann, dann mach das. Deine Mitarbeiter können dann selber entscheiden, wann sie es hören wollen. Bei Informationen über wichtigere Aufgaben sind unter Umständen Folgemaßnahmen erforderlich. Wenn du befürchtest, dass die Mitarbeiter eine Nachricht nicht sofort lesen oder anhören, sprich sie kurz an, um wichtige Punkte zu klären und Fragen zu beantworten. Alternativ kannst du sie bei der Übermittlung deiner Nachricht auch direkt bitten, Kommentare zu hinterlassen oder zumindest zu bestätigen, dass sie es gelesen haben und keine Fragen haben. Das hat sich bei mir im Home-Office gut bewährt.
Ein weiterer Bereich, in dem Medium und Botschaft oft verwechselt werden, ist die Delegation. Ich persönlich weise meinen Teammitgliedern Aufgaben zu, indem ich eine Aufgabe per Mail teile. In Fällen, in denen eine längere Erklärung notwendig ist, mache ich vor dem Versenden der Mail in der Regel einen persönlichen Termin mit mehr Kontext und Informationen. Manchmal reicht aber auch eine kurze zusätzliche Notiz in Slack, ein anderes Mal eine Videobotschaft. Es ist ein bisschen mehr Arbeit für mich, weil ich zweimal kommunizieren muss – erstens, indem ich die Aufgabe zuweise, und zweitens, indem ich mehr erkläre. Aber ich weiß, dass es wahrscheinlicher ist, dass es erledigt wird, wenn ich mehrstufig kommuniziere.
Fertigkeit #5: Sagen, was gesagt werden muss (auch wenn es schwer ist)
Als Assistent der Geschäftsführung konnte ich schon früh erleben, dass Top-Manager sagen, was gesagt werden muss. Deshalb sind sie auch Top-Manager. Oft meint man, dass es eher riskant ist, etwas zu sagen, aber nichts zu sagen ist immer viel schlimmer. Glaub mir.
Kritisches Feedback zu geben ist einer der Bereiche, mit denen ich am wenigsten zu kämpfen habe. Nicht, dass ich Konflikte begrüße, aber ich habe gelernt, dass das Vermeiden weder für den Mitarbeiter noch das Team oder für mich hilfreich ist.
Allerdings finde ich es mittlerweile zielführender, kritisches Feedback mit einer positiven Einstellung und Gelegenheit für Entwicklung zu geben.
Ein Mitarbeiter war einmal wirklich unglücklich mit seinem Job, wollte aber nicht kündigen, bevor er wusste, was er als Nächstes tun würde. Er kam oft zu spät und ging zu früh. Die Führungskraft sagte gar nichts. Alle Kollegen haben das Verhalten natürlich mitbekommen und waren unglücklich darüber, dass es keine Konsequenzen nach sich zog. Selbst wenn die Führungskraft mit dem Verhalten einverstanden gewesen wäre, hätte sie das Problem mit dem Mitarbeiter und auch mit dem Rest des Teams besprechen müssen. Das wäre allemal besser gewesen, als einfach nichts zu tun.
Du kannst Top-Kommunikationsfähigkeiten entwickeln.
Mit Übung und Intention ist es möglich, deine Kommunikationsfähigkeiten als Führungskraft ständig zu verbessern. Das Gute daran ist, dass nicht nur du besser wirst. Du wirst feststellen, dass auch deine Kollegen plötzlich effektiver mit dir kommunizieren. Und deine Resultate sowie die deines Teams werden sich verbessern.
Für mehr Hilfe, hol dir den oben erwähnten Leitfaden.
